Metodología Scrum: ventajas y desventajas

Quienes conocen la metodología scrum, sus ventajas y desventajas, saben que se puede aplicar no solo a proyectos de desarrollo de software, sino también a firmas legales o cualquier otro proyecto, porque enseña a responder al cambio.

Por ejemplo, en la firma de abogados mejora la planificación al simplificar la toma de decisiones respecto a qué se va a trabajar con el equipo en la próxima semana, o dos semanas, o un mes.

Además, pueden introducirse retrospectivas, para hablar sobre los procesos actuales y qué se puede mejorar. También pueden incluirse las reuniones stand up diarias para actualizarse y revisar el trabajo en curso.

Da mucho juego la metodología Scrum. Sus ventajas y desventajas, no obstante, necesitan ser conocidas antes de tomar la decisión de hacer la firma de abogados ágil.

¿Qué es la metodología Scrum?

Agile es un conjunto de métodos que se enfoca en la colaboración constante y consistente del equipo, la retroalimentación rutinaria y rápida, y la adaptación continua a medida que se desarrollan los eventos. Todo esto cambia la idea y los intentos de planificar cada paso del proceso desde el principio, lo que es casi imposible en la industria de servicios legales.

Scrum es una de las metodologías Agile. Comenzó como una metodología de desarrollo de software ágil interactiva e incremental, para gestionar el desarrollo de productos… Hoy es cada vez más habitual en la industria legal.

Las firmas que incorporan esta metodología se deciden por ella debido a su enfoque holístico y flexible para la prestación de servicios legales. Una vez implementada, quienes la prueban destacan su potencial para poner a todo el equipo a trabajar como una unidad (en lugar de autónomamente) para alcanzar un objetivo común.

Características de la Metodología Scrum

Al hablar de la metodología Scrum, sus ventajas y desventajas, no puede evitar mencionarse una de sus características clave. Y es que este enfoque requiere de dos cosas:

1. La estrecha colaboración de todos los miembros del equipo.
2. Una comunicación cara a cara diaria, entre todos los miembros del equipo, y las disciplinas del proyecto.

Agile es muy útil en el sector legal por tres motivos:

• Se adapta fácilmente para dar cabida a proyectos legales más pequeños.
• Funciona muy bien en proyectos legales en los que los miembros del equipo asumen varias responsabilidades de gestión, y no hay un director de iniciativa claramente definido.
• También puede adaptarse a situaciones en las que el tiempo de entrega rápido es la norma y esencial para el éxito.

Ventajas de la Metodología Scrum

Agile permite a los abogados concentrarse en las actividades de mayor valor. Al trabajar en base a la metodología Scrum, los responsables de la firma pueden:

• Establecer una dirección estratégica para el estudio.
• Liberar recursos para trabajar en los asuntos de mayor prioridad.
• Eliminar impedimentos para que los equipos puedan ser más productivos.

El liderazgo es fundamental para apoyar el cambio cultural que supone dar el paso a Scrum. Pero es más sencillo lograr su compromiso si conocen algunos de los beneficios de hacerlo. Quizás el más relevante sea permitir a los abogados centrarse verdaderamente en el cliente y capacitarles, para analizar los problemas que se puedan presentar desde una nueva perspectiva.

Para los abogados que trabajan en proyectos complejos, como transacciones de fusiones y adquisiciones o litigios a gran escala, adoptar este marco de gestión de proyectos puede ser una forma de mejorar:

• Flexibilidad
• Capacidad de respuesta del cliente.
• Reducir el desperdicio de trabajo.

Desventajas de la Metodología Scrum

Igual que sucede con cualquier cambio, en la introducción de la metodología Scrum no todo son ventajas. Desventajas como la resistencia de los profesionales de la firma a una nueva forma de hacer las cosas, podría provocar problemas de rendimiento.

Hay que informar acerca de los beneficios de este planteamiento, para evitar que deseen apegarse a las viejas costumbres.

Agile se basa en una disciplina de muy alto rendimiento: en lugar de los planes exactos que existen en la gestión convencional, hay un conjunto de enfoques y buenas prácticas que se deben seguir. Por ejemplo, Scrum tiene cuatro rituales importantes: planificación de sprint, scrum diario, revisión de sprint y retrospectiva de sprint.

En este contexto, cabe aclarar que el sprint es una lista de tareas a realizar dentro de un período específico, generalmente de una semana.

Además, hay tres roles: scrum master, propietario del producto y miembro del equipo. También está el trabajo pendiente general, el trabajo pendiente del sprint y los resultados del sprint. Se trata de valorar qué puede añadirse a la cultura de la organización y que requiere de hacer las cosas de otra forma y aprender lo que supone ser una firma de abogados ágil.

Metodología scrum en proyectos legales

Quienes deciden dar el paso y apostar por Scrum, pueden tomar nota de estas recomendaciones:

• Habilitar para cada área un backlog separado (lista de todas las tareas) y un sprint.
• Fijar un día a la semana para las reuniones de equipo, donde discutir las tareas a realizar (tareas que habrá que transferir del backlog al sprint).
• Designar a alguien que se ocupe de administrar el sprint del departamento.
• Organizar breves reuniones diarias donde analizar el trabajo realizado ayer y el de hoy, así como las dificultades surgidas que deben ser abordadas y otros temas de actualidad. Estos encuentros se pueden aprovechar para realizar ajustes en el sprint, con nuevas tareas establecidas y antiguas eliminadas.
• Los participantes en cada proyecto también necesitan encargarse del seguimiento del tiempo, creación, transferencia y refinamiento de tareas. En la práctica, pronto se convierte en un hábito que no lleva mucho tiempo.

La transformación ágil es un proceso largo y la implementación de marcos como la metodología Scrum, con sus ventajas y desventajas, es solo el comienzo. Conviene tener en cuenta la gestión de cambios convencionales, y el hecho de que las competencias conductuales de las personas son las que más tiempo tardan en cambiar.

También es buena idea proveer al equipo de las herramientas necesarias para agilizar su trabajo, por ejemplo, en base a la automatización. Es lo que se consigue gracias a soluciones como CaseTracking o TimeBillingX.