Herramientas de control de una empresa: beneficios para abogados

A la hora de gestionar un negocio jurídico hay que utilizar diferentes herramientas de control de una empresa para tener una visión clara del negocio desde diferentes perspectivas. Como gerente de una firma de abogados, necesitas saber qué ocurre en ella, independientemente de si estás o no presente. 

Sin duda, este control beneficia el realizar una gestión eficaz, redunda en la eficiencia del trabajo de tus empleados y del tuyo propio.

Para entender la importancia del control en las empresas, conviene empezar por entender su propósito. Concretando, el control tiene como objetivo proteger los recursos empresariales evitando pérdidas, así como detectar desviaciones que puedan afectar al logro de los objetivos definidos por la empresa.

El control es importante en los negocios. Es la mejor forma de proteger los recursos y evitar pérdidas. También ayuda a mantener el rumbo de la consecución de los objetivos y metas marcados por la empresa, así como maximizar los beneficios y minimizar los costes asociados.

Cuando hablamos de esta temática casi todo el mundo la asocia al control administrativo de la firma. Nada más lejos de la realidad. No debes olvidar que al hablar de control de una empresa también nos referimos a toda la actividad empresarial. Es decir, tanto a activos tangibles como intangibles.

¿Qué herramientas de control debes aplicar?

Si atendemos a cuándo habría que aplicar cada una de ellas, deberás tener en cuenta los siguientes tipos de control:

Controles preventivos

Son aquellos procesos y buenas prácticas que han de aplicarse antes de ejecutar cualquier actividad. De esta manera podrás analizar si los trabajos se realizan de la forma correcta.

El principal propósito es determinar si el procedimiento a utilizar se ajusta al presupuesto y a las directrices de la empresa. De esta manera, ningún nuevo proyecto puede empezar sin que verifiques que hay recursos suficientes, ya sean humanos, materiales o financieros.

El control preventivo es vital para tu firma de abogados. Sin él no tendrás control sobre los proyectos o expedientes y tampoco sobre su viabilidad.

Controles concurrentes

Tal y como su nombre indica son aquellos que se realizan a medida que se desarrolla la actividad empresarial. Por ello, es esencial la supervisión directa de cada una de las actividades que se necesitan para que la empresa funcione de forma correcta.

Los supervisores deben corregir in situ los diferentes problemas y desviaciones que observen mientras que se desarrolla la actividad. Por ejemplo, errores en la tramitación de un tipo de procedimiento judicial que pueden corregirse casi al momento.

A medida que se tiene un mejor manejo de la situación se deben ir implantando protocolos que eviten resolver situaciones similares de formas diferentes.  

Gracias a la informática y al desarrollo de herramientas de control de una empresa eficaces, las respuestas y correcciones son, hoy en día, casi inmediatas.

Controles posteriores

Muchas veces los grandes olvidados. Es obligatorio tener un control posterior de la actividad empresarial de tu firma de abogados.

No es viable controlar todo el trabajo que se lleva a cabo en una empresa a diario. Por tanto, existe la necesidad de tener herramientas de control empresarial con las que observar si el trabajo se lleva a cabo dentro de la planificación estratégica realizada.

Herramientas de control como CaseTracking permiten realizar controles tras la finalización de la actividad. De esta forma, podrás obtener la información que necesitas, corregir las desviaciones y ajustar los procesos.

Algunos de estos controles son más que conocidos por gerentes y empresarios en general: auditorías tanto contables como financieras, cumplimento de los objetivos marcados y satisfacción del cliente, entre otras.

9 normas que debes seguir para tener tu firma bajo control

A continuación, te propongo 9 normas que deberías seguir a la hora de tener tu firma de abogados o negocio jurídico bajo control:

• Implementa procesos de autorización y aprobación de actividades y proyectos.
• Separa las funciones de cada empleado.
• Evalúa la ratio coste/beneficio.
• Implanta controles de acceso a los recursos y documentación de la empresa.
• Verifica el trabajo y evita discusiones entre los empleados.
• Evaluación de desempeño de cada trabajador individualmente.
• Si es necesario, solicita a tus empleados una rendición de cuentas.
• Documenta todos los procesos, actividades y tareas que se realizan.
• Revisa todos los procesos, actividades y tareas una vez documentados.

¿Por qué es tan importante definirlas y usarlas en tu firma de abogados?

Con la ayuda de una buena planificación, aseguras dar respuestas a los riesgos de forma adecuada, rápida y efectiva. 

El control de actividades empresariales debe implantarse en todos los niveles dentro de la organización, desde las diferentes fases por las que pasan los procesos hasta en los sistemas de información.

7 herramientas de control de una empresa que debes usar como abogado

Gestor de tareas y equipos

El gestor de tareas es aquella persona o herramienta que ayuda a asignar las tareas a realizar por cada empleado. Por ejemplo, puedes dividir la asignación del trabajo por departamentos o por ámbitos jurídicos, o incluso por especialidades. 

El uso de esta herramienta de gestión de una empresa se antoja imprescindible si lo que deseas es tener todo organizado y conocer en todo momento qué se cuece en tu negocio jurídico y como se están realizando las tareas asignadas.

CaseTracking, por ejemplo, te permite la asignación de los trabajos a tus empleados y abogados. Incluso puedes distribuirlos por grupos de trabajo o departamentos.

CRM para gestión de clientes y proveedores

Un CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management, es decir, la herramienta que te permite gestionar y controlar las relaciones con tus clientes. 

Tener una base de datos de clientes depurada, que te permita interactuar de forma casi automática con ellos en caso de necesidad, es una inversión que, a medio y largo plazo, beneficia a la captación y generación de nuevos clientes. Por tanto, afecta de forma directa al aumento de la facturación de la firma.

Exactamente lo mismo puedes realizar con tus proveedores y empleados externos. Tener la oportunidad de poder establecer sistemas de comunicación y automatización del trabajo casi automáticos solo redunda en beneficios.

Es fundamental para tu negocio conocer e interactuar con tus proveedores y clientes, y usar esa información en beneficio de tu empresa. 

Gestión de Recursos Humanos

Los departamentos y empresas de Recursos Humanos son casi imprescindibles hoy en día en cualquier organización empresarial. Estas herramientas permiten desde la firma de documentos y contratos de forma digital hasta la gestión y control de los recursos necesarios para la sostenibilidad de los empleados que forman parte de tu organización.

Comunicación entre trabajadores

En el mundo actual, existen muchas herramientas que permiten la comunicación entre los trabajadores y empleadores sin necesidad de realizar desplazamientos innecesarios.

La clave está en conocer qué necesitas y cuál es la aplicación que más se adecúa a las mismas.

Existen herramientas como CaseTracking especializadas en negocios jurídicos que permiten tanto la comunicación entre abogados como entre estos y sus clientes, ahorrando tiempo y dinero tanto a la firma como a los clientes.

Almacenamiento de información

Deja ya de almacenar la información en infinitos archivos de Excel o en discos duros. CaseTracking permite el almacenamiento de toda la documentación que necesitas en cada expediente y el acceso inmediato a su información sin necesidad de gastar dinero en útiles que, con el tiempo, acabarán volviéndose obsoletos. 

El presente y el futuro está en la “nube” y en el uso que las diferentes herramientas de gestión ponen a tu disponibilidad.

Programa de facturación y administración de la empresa

Imprescindible. No hay otra palabra. Sin una herramienta que te permita realizar una correcta gestión financiera y facturación, no puedes hacer un correcto control administrativo.

¿Por qué seguir métodos arcaicos cuando las nuevas tecnologías te permiten automatizar estos procesos? Un programa como TimeBillingX simplifica el control de la gestión administrativa. 

ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales)

Son herramientas que puede que tengas que usar si tu firma de abogados llega a altas cotas y tiene la necesidad de realizar una planificación detallada de los recursos de los que dispone. 

De esta forma estarás preparado para poder afrontar proyectos de mayor envergadura y que conllevan una mayor asignación de recursos y sistemas de control.

Evita sustos usando herramientas de control

Como habrás observado a lo largo de la lectura de este post, las herramientas de control de una empresa son, hoy en día, vitales para que el negocio crezca de forma sana y eficiente.

Tenlo claro, evita sustos innecesarios y haz que tu firma de abogados esté preparada. Recuerda:

• Implanta controles antes, durante y después de las tareas.
• Impleméntalos en el orden correcto para evitar errores.
• Ayúdate de herramientas de gestión empresarial que puedan integrarse para eludir posibles fallos informáticos.
• Por último, sobre todo, corrige errores y optimiza. De nada vale tener sistemas de control en tu firma si luego no corriges y no ejecutas cambios.