Herramientas y técnicas de control de las finanzas

¿Sabes por qué es importante monitorear las finanzas de la firma de abogados? Aplicar las herramientas y técnicas de control adecuadas implica grandes ventajas. La constancia en el seguimiento protege de los riesgos de no llevar a cabo alguna tarea o ejecutarla con fallos.

Algunas de las fallas más comunes son los derivados de la falta de actualización o precisión, datos incompletos y los errores humanos; todos ellos causantes de una pérdida de imagen, que impacta negativamente en la generación de ingresos.

Técnicas de control de las finanzas de tu firma de abogados

Las firmas de abogados deben prestar especial atención a la elaboración de presupuestos, la contabilidad, los estados financieros, la cobertura de seguros, la facturación y los cobros, la financiación y los impuestos. Se trata de asuntos de gran relevancia para el futuro del estudio.

El motivo es que, en el mundo legal, el cumplimiento es muy importante y saltarse las reglas puede dar lugar a sanciones severas, la cancelación de las licencias profesionales y/o la pérdida de clientes derivada de problemas de reputación.

• Si la contabilidad de la firma no está a la altura, llegan los problemas:
• Aumentan las posibilidades de fuga de talento.
• Pueden presentarse desafíos legales.
• Se producen ineficiencias en las finanzas.
• Desciende la calidad del servicio ofrecido a los clientes.
• Aumenta el riesgo de multas y sanciones.

Mantener registros adecuados permite una mejor gestión de los recursos, aunque, para ello, es preciso definir políticas y contar con la tecnología como facilitador de la aplicación de herramientas y técnicas de control sobre:

1. Cuentas por cobrar y por pagar (deudores y facturas impagas, órdenes de venta y órdenes de compra, procesamiento y registro de facturas, conciliaciones de transacciones de tarjetas de crédito, etc.).
2. Contabilidad e informes financieros (declaraciones de pérdidas y ganancias, balance general y entrada de datos, estados de flujos de efectivo, etc.).
3. Preparaciones de impuestos (en base a la normativa aplicable).

Algunas de las técnicas que mejores resultados garantizan son:

• Generación automática de facturas.
• Verificación del formato de factura para asegurarse de que indique claramente la fecha de vencimiento del pago y a quién contactar si surgen dudas.
• Creación de un sistema de reporting.

Herramientas para el control de las finanzas de tu firma de abogados

Contar con el apoyo de la tecnología puede suponer una diferencia crítica. Es la única forma de evitar que un decimal mal puesto, a causa de un error humano, deje en entredicho la profesionalidad del estudio; o de prevenir que un despiste comprometa una entrega de documentación haciéndole perder puntualidad.

Los puntos fuertes de la automatización están relacionados con la minimización de errores, la mejor alineación con el cumplimiento, y el aumento de capacidad de planificación financiera.

Conocer las herramientas y técnicas para el control de finanzas en la firma de abogados facilita que sus objetivos se cumplan y se alcance más fácilmente la eficiencia en costes que podría suponer una ventaja competitiva.

A estos beneficios hay que sumar uno más, la satisfacción de los profesionales del estudio, que pueden liberarse de tareas tediosas, al dejarlas en manos de soluciones específicas.

Para todo esto existen herramientas como TimeBillingX, que aporta información en tiempo real, facilita el seguimiento del tiempo trabajado en un caso y simplifica el proceso de facturación; Causal, que hace posible la creación de modelos financieros o Catalyst, que simplifica el proceso de creación de pronósticos.