Foliar documentos: ¿Riesgos de otro tiempo?

Foliar documentos era una tarea típica en la firma de abogados. Hoy día está en extinción, igual que las enciclopedias jurídicas en papel, el sonido del fax o los archivadores repletos de casos.

Las firmas de abogados generan todo tipo de documentos, desde contratos hasta fichas de admisión de clientes u órdenes judiciales. Pero el papel conduce a serias ineficiencias y, por eso, aunque foliar documentos era una práctica común en la industria de las leyes, hoy se ve sustituida por alternativas digitales en la nube.

Dejar de usar papel puede parecer una tarea imposible, pero no lo es. La tecnología nos permite hacer todo lo que un archivador puede conseguir: desde almacenar documentos hasta firmarlos.

Las ventajas de dar el paso comienzan por dejar de duplicar el trabajo, reducir el tiempo necesario para localizar documentos, mejorar la organización y ofrecer una imagen más profesional de cara a clientes y socios. En relación con el onboarding, foliar documentos supone una barrera que la digitalización elimina.

Los beneficios de dar el paso para dejar el papel continúan. Algunos resultan clave para la competitividad de la firma, como:

• Más accesibilidad. Uno de los beneficios clave de dejar de usar papel es lograr tener toda la información centralizada y acceso a una visión única de la verdad. Cualquier miembro de la firma puede acceder a los datos desde un dispositivo conectado, ya sea en la sala del tribunal, en casa o en la oficina.
• Seguridad mejorada. Los documentos de la firma de abogados siempre contienen información crítica que debe mantenerse segura. Desafortunadamente, los documentos en papel son susceptibles de desaparecer, deteriorarse o acabar en las manos equivocadas más fácilmente. Un sistema digital protege los datos a través de funciones, como copias de seguridad automáticas y encriptación.
• Colaboración mejorada. El entorno digital impulsa la colaboración al permitirle enviar y compartir documentos fácilmente con el equipo o cualquier otra parte interesada.

Foliar documentos: problemas y sus consecuencias para la firma legal

Los riesgos y problemas que puede acarrear foliar documentos en la firma legal no tienen tanto que ver con la acción manual en sí, sino con la cultura que mantiene esta práctica vigente.

Problemas de incumplimiento regulatorio, por ejemplo, relacionadas con las obligaciones de presentación de documentación para una auditoría o problemas con la experiencia de cliente, que se ve mermada a causa de la ineficiencia que implica este sistema manual en papel. También es posible que se experimenten conflictos internos (derivados de las dificultades que impone este modelo de trabajo) o la pérdida de reputación, algo que afecta a la capacidad de la firma de abogados para encontrar clientes y atraer talento.

Además, entre los riesgos de continuar usando el papel también se encuentran:

• Documentos extraviados. Los abogados se ocupan de una gran cantidad de papeleo a diario y necesitan un sistema de archivo increíblemente bien organizado para evitar que los archivos se pierdan. La verdad es que los documentos extraviados aún pueden ser un problema incluso con un espacio de almacenamiento impecablemente organizado y un sistema de almacenamiento ideal que dicte dónde debe ir cada documento.
• Desastres naturales. Desafortunadamente, cualquier firma de abogados puede verse afectada por desastres naturales. Los huracanes, las inundaciones, los incendios y otros desastres tienen el potencial de causar daños devastadores, especialmente si los documentos importantes solo existen de forma impresa. Por el contrario, los documentos almacenados en la nube, no pueden empaparse ni destruirse físicamente. Los documentos en papel simplemente no brindan ese nivel de tranquilidad.

¿Cómo dejar atrás el foliado de documentos?

Algunas firmas no terminan de dar el paso hacia la digitalización y con ello se exponen a las consecuencias citadas. Pero superar los riesgos y las ineficiencias de la cultura del papel es tan sencillo como dejar aparcada la práctica de foliar documentos y abrirse a alternativas user friendly, rentables y convenientes, como las soluciones Lemontech.

¿Te imaginas todas tus facturas digitalizadas? Piensa en lo fácil que será la contabilidad, gestión financiera y presupuestación. TimeBillingX lo hace posible. ¿Y para estar siempre actualizado con todos los casos? CaseTracking, que facilita que desde un dispositivo digital, tengas el acceso a toda la información necesaria para ofrecer tu mejor servicio.