e-Discovery: viaje al núcleo de la información

El descubrimiento de datos ha sido siempre una parte sustancial en las rutinas de cualquier firma de abogados. Hoy, gracias al eDiscovery, no solo es una etapa más del proceso de investigación de casos, sino que puede convertirse en la clave de la ventaja competitiva del estudio.

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El estado de la inversión en tecnología de eDiscovery de las firmas de abogados

La tecnología ha otorgado a las pequeñas firmas una gran ventaja. Muchas de las tareas que requerían mano de obra intensiva hace años, en la actualidad pueden gestionarse solo con un algoritmo. Los avances también han resuelto el problema presupuestario. Lo que supondría una inversión imposible de asumir para las firmas más pequeñas, hoy está a su alcance gracias a las opciones de software como servicio en la nube.

Sin embargo, a pesar de que aumentan las facilidades, las pequeñas firmas aún están rezagadas en cuanto a la inversión en eDiscovery. Así lo confirma una reciente encuesta, que revela que “solo el 19 % de ellas invierte en este tipo de tecnología”. Algo paradójico, sobre todo si se tiene en cuenta que, como publica Expansión, “el 70% de los costes de una firma de abogados se corresponden con eDiscovery (investigación y revisión de pruebas digitales)”.

El eDiscovery todavía se considera un proceso costoso y complicado, que requiere una gran inversión de recursos y capital. En términos de personas y tecnología se trataría de un peaje mayor del que la mayoría de las pequeñas y medianas firmas de abogados están dispuestas a soportar.

Sin embargo, no es así. Gracias a la nube, las soluciones son mejores, más rápidas, más seguras y se actualizan constantemente. También son más baratas y sencillas, ya no requieren de una amplia capacitación, ni del soporte técnico para respaldar su gestión continua.

¿Cuáles son los beneficios del eDiscovery para las firmas de abogados?

Apostar por automatizar el descubrimiento de datos y confiar en las nuevas soluciones de eDiscovery es fuente de ventajas para las firmas de abogados. Entre los beneficios más destacados se encuentran las siguientes:

1. Valor. La nueva generación de plataformas de software de eDiscovery legal ahora es accesible para firmas de abogados pequeñas y medianas por primera vez aportando un gran valor, que los estudios podrán transferir al cliente, y sin que ello se refleje en elevados costes de inversión. El motivo es que las tecnologías SaaS en la nube eliminan la necesidad de grandes compras iniciales y costes de mantenimiento continuo, ofreciendo a cambio tarifas flexibles y asequibles.
2. Simplicidad. Las técnicas de aprendizaje automático más sofisticadas no requieren largas sesiones para enseñar a los abogados cómo usar el nuevo software ni a este la forma de identificar la información más relevante. Es la gran ventaja de las soluciones de eDiscovery de nueva generación en las que los paneles intuitivos y funcionalidades fáciles de usar permiten a los abogados la explotación inmediata, con poca o ninguna capacitación, en el marco de un sistema que, cada vez, se vuelve más inteligente.
3. Eficiencia. Las herramientas más potentes automatizan el trabajo repetitivo de bajo valor y descubren más información crítica con mayor rapidez. La tecnología hace el trabajo duro, y los abogados pueden centrarse en los documentos más relevantes. De este modo, su trabajo aumenta de valor y se vuelve más eficiente.
4. Alineación. Para mantener su relevancia en el mercado legal actual, las firmas de abogados necesitan poder alinear sus servicios con las necesidades de sus clientes. Recopilar montañas de datos de varias fuentes y procesarlos de manera eficiente es parte de este proceso y una tarea difícil de afrontar manualmente.  En cambio, la tecnología eDiscovery puede gestionar de manera efectiva grandes conjuntos de datos relacionados con diferentes áreas de negocios, como las que tienen que ver con requerimientos por parte de la Administración, solicitudes regulatorias, monitorización del cumplimiento, actividades de diligencia debida de proveedores y realización investigaciones internas, entre otras.
5. Repercusión. Hay datos en todas partes y los casos pueden hacerse públicos en redes sociales, dando pie a la generación de volúmenes masivos de comunicaciones hasta llegar al punto en que sería imposible gestionar profesionalmente el descubrimiento de forma manual. La tecnología es, en este caso, la solución para servir éticamente a los clientes en el panorama actual de datos y poder ofrecer la mejor imagen de la firma.
6. Diferenciación. Las plataformas de eDiscovery de software como servicio (SaaS) asequibles y fáciles de usar de hoy han derribado las barreras que alejaban a muchas firmas de una entrega más dinámica de servicios legales. Hoy, incluso los estudios con menos recursos pueden tener acceso ilimitado a tecnologías poderosas que les brindan ahorros de eficiencia y costes de descubrimiento electrónico. Es el punto de partida para una diferenciación efectiva.
7. Competitividad. Hoy, cualquier estudio de abogados puede armarse con la misma tecnología sofisticada que las grandes firmas sin incurrir en dificultades. Su transformación digital las hace más capaces, más valioso su servicio y más sostenible su competitividad.