¿Cómo pueden los despachos de abogados proteger la privacidad de los datos?

La privacidad de los datos se ha convertido en un tema fundamental en las firmas de abogados. Debido a las particularidades de este trabajo, es normal que el abogado tenga conocimiento de los datos personales e incluso de datos sensibles de sus clientes. Información que, lógicamente, deberá obrar en sus archivos.

Entre abogado y cliente existe el deber de confidencialidad, por lo que el profesional no puede revelar ninguna información sobre los asuntos tratados con sus clientes ni sobre sus datos. Pero, ¿qué ocurre con los ficheros de datos? ¿Cómo se puede proteger la privacidad de los datos en una firma de abogados?

Un tema que gana importancia

La protección de datos es un tema con una importancia creciente a nivel mundial. Tras la aplicación en Europa del RGPD muchos países europeos han tenido que cambiar su legislación para adaptarse a la nueva norma.

Tratándose de Latinoamérica también se están produciendo ya algunos cambios. Es el caso de Argentina y México, que se han inspirado en la nueva legislación de protección de datos española para regular este tema.

En nuestra región no existe una legislación común, pero la Red Iberoamericana de Protección de Datos (RIPD) está trabajando para intentar establecer una serie de buenas prácticas que puedan ser aplicadas en todos los Estados miembros.

Medidas concretas a aplicar por las firmas de abogados para proteger los datos personales

Lo primero que hay que tener en cuenta es que si la firma trabaja con clientes europeos debe respetar el RGPD. Es decir, que hay que conocer esta norma sí o sí y crear registros de datos tal y como ella establece.

Esto puede resultar muy útil, puesto que la firma puede aprovechar este sistema para proteger también los datos de aquellos clientes que no son europeos.

El objetivo fundamental de las medidas adoptadas debe ser que solo puedan tener acceso a los datos personales de los clientes aquellas personas autorizadas para ello. Para ello es recomendable evitar los ficheros en formato papel y sustituirlos por fichas online de los clientes.

De esta forma se puede controlar mucho más el acceso a la información. De hecho, el software de gestión para firmas de abogados puede resultar de gran ayuda en este tema, al permitir tener toda la información centralizada, bien protegida y tener constancia de quién ha accedido a los datos en cada momento.

Es más, se pueden configurar los programas para que no todos los empleados de la firma tengan acceso a toda la información, creando diferentes niveles de autorización.

Este sistema ahorra mucho tiempo en la protección de la privacidad de los datos de los clientes y permite a los abogados centrarse en otros aspectos importantes de su trabajo, siendo siempre conscientes de que están ofreciendo a sus clientes la mejor protección posible para sus datos.

Y como este tema es tan importante en las sociedades actuales, incluso se puede convertir la protección de datos en una ventaja competitiva con respecto a otras firmas. Haciendo ver a los posibles clientes que la firma no solo defenderá sus intereses de la mejor manera, sino que también protegerá sus datos personales de la forma más eficaz.