La digitalización de empresas: beneficios y herramientas para la industria legal

Cada vez más empresas están optando por la digitalización, para actualizarse y poder disfrutar de todos los beneficios que esta transformación puede aportar. La digitalización en la abogacía, como en el resto de sectores, puede ser un gran reto pero las ventajas de llevarlo a cabo superan a las dificultades del proceso. 

Qué es la digitalización de empresas

La digitalización es el proceso por el que se sustituyen medios y herramientas analógicas por otras digitales. La digitalización, en términos genéricos, es el proceso de conversión de medios analógicos a digitales.

En las empresas, este proceso significa la disminución del uso del papel para sustituirlo por otros formatos digitales, resultado de nuevos procesos más automatizados. Por tanto, la digitalización en las empresas significa el cambio en la empresa actual a través de medios digitales. 

Ejemplos de digitalización

Algunos de los ejemplos de digitalización más comunes son la contabilidad, los métodos de cobro y los canales de comunicación. 

En el ejemplo contable suelen introducirse softwares que permiten llevar los libros y registros de forma cada vez más automatizada. 

En cuanto a los métodos de cobro, se añaden nuevas formas de pago a través del teléfono móvil o de aplicaciones como Bizum. 

Los canales de comunicación tradicionales se complementan con nuevas formas de hablar con empleados y clientes, como las redes sociales. 

Tipos de digitalización

Los tipos más habituales de digitalización en empresas son los de documentación, herramientas y procesos. 

• Digitalización de documentos o de información. Uno de los cambios más habituales en las empresas es la conversión digital de los documentos y su forma de almacenamiento. Así, se almacenan las facturas en formato digital en un software o un espacio online. 
• Digitalización de procesos. Los procesos de una empresa que se digitaliza pasan a hacerse con la ayuda de herramientas digitales, como correos electrónicos o redes sociales. 
• Digitalización de herramientas. Para digitalizar los procesos se implementan herramientas, como ERPs y otro tipo de software similares, que permiten la automatización y digitalización de tareas. 

Beneficios de la digitalización para las empresas

Este proceso tiene importantes beneficios para las empresas. Entre ellos, destacan la simplicidad, seguridad y accesibilidad de los procesos. Veamos a continuación de qué trata cada uno: 

Simplifica el acceso y el almacenamiento de documentos

Mediante el almacenamiento de documentos e información en la nube es más fácil mantener el orden y localizar los archivos por parte de cualquier persona de la organización. Además, se ahorra espacio físico de almacenamiento y se reducen los extravíos de documentación. 

Disponibilidad en todo momento 

Al tener los archivos en la nube podrás tener acceso a ellos en todo momento y desde cualquier lugar. Además, con las firmas electrónicas podrán llevarse a cabo transacciones sin tener que organizar reuniones presenciales. 

Aumento de la seguridad documental

Si se almacenan los documentos en una nube se puede controlar el acceso a ellos y disminuir la posibilidad de que se pierdan o deterioren. También pueden hacerse copias de seguridad y establecer contraseñas de acceso, lo que aumentará la seguridad. 

Reducción de costes

Con la digitalización se optimizan los recursos y se reducen los costes, por ejemplo, evitando o disminuyendo los desplazamientos y las comunicaciones.

Incremento de la productividad

Al optimizar los recursos, el tiempo para la gestión de cada tarea se reduce por lo que el personal tendrá más tiempo disponible para cumplir otros objetivos, conseguir más clientes o producir más. 

Más agilidad y menos errores 

Con la automatización de los procesos se controlan todas las acciones y se agiliza la gestión de la empresa, existiendo menos posibilidad de cometer errores. 

Mejora la experiencia del cliente

Al reducir el tiempo dedicado a las tareas de gestión se puede ofrecer una mejor atención al cliente y adaptar los productos y servicios a sus necesidades. Además, las novedades tecnológicas mejorarán la imagen de la empresa. 

Fomenta el trabajo en equipo

Implementando nuevas herramientas y usando plataformas digitales es posible intercambiar información entre diferentes personas de un mismo equipo. También permite mejorar la comunicación y el seguimiento de las tareas y tener una visión general de las mismas. 

Ayuda a diferenciarse de la competencia 

Con la digitalización se mejoran los productos y servicios que pueden ofrecerse a los clientes, diferenciándose del resto de empresas de la competencia. 

Potencia el reconocimiento del negocio

La transformación digital mejora la visibilidad y el reconocimiento del negocio, además de influir en la estrategia y acciones de marketing. De esta forma, los potenciales clientes tendrán más fácil localizar a tu empresa. 

Facilita la toma de decisiones 

Tener más información y de forma más inmediata ayuda a poder decidir aspectos importantes del negocio e incluso a acelerar algunos procesos y plazos de respuesta a los clientes. 

Mejoría en las acciones de marketing

Al implementar herramientas que puedan analizar datos pueden llevarse a cabo de forma más efectiva las estrategias y acciones de marketing, consiguiendo mejores resultados y beneficios. 

Cómo hacer que tu transformación digital funcione y sea rentable

Para que el proceso de transformación digital sea un éxito es recomendable seguir los siguientes pasos: 

Analizar la situación de la empresa

Evaluar el contexto y la situación de la empresa y su sector es fundamental para detectar las oportunidades, analizar la competencia y las ventajas competitivas con las que cuenta el negocio. 

Estudiar el público objetivo y su comportamiento

Conocer bien a los potenciales clientes y sus motivaciones para adquirir el producto o servicio y los medios y canales a través de los que prefieren conectar para hacerles llegar las propuestas. 

Establecer los cambios a aplicar y las áreas afectadas

En relación con el resultado del análisis de la situación de la empresa y el estudio del público objetivo se obtendrán unas conclusiones que ayudarán a establecer los cambios necesarios para la transformación digital de la empresa. 

Diseñar una estrategia de marketing

En este plan de marketing deberás planificar los pasos que necesitas realizar para llegar a los objetivos definidos, como las distintas acciones publicitarias que se van a llevar a cabo o los medios que se van a utilizar para ello. 

Implementar las nuevas herramientas. 

La transformación digital de una empresa se basa en la integración de nuevas tecnologías en las áreas afectadas para cambiar su forma de funcionar y optimizar los procesos.

Herramientas para la digitalización de empresas

Los tipos de herramientas más útiles para digitalizar empresas son de organización, multimedia, de gestión de redes sociales y otras más específicas, como las de contabilidad o recursos humanos. 

Herramientas de organización

Existe una gran variedad de herramientas de organización para mejorar la forma en que se organiza la empresa y para hacerlo de forma digital, evitando grandes costes. Algunos ejemplos de ellas son Trello, Google Drive o Expensify. 

Herramientas para el contenido multimedia

Para diferenciarse de la competencia es muy habitual utilizar contenidos multimedia originales que llamen la atención del público objetivo. Para ello, existen algunas herramientas como Canva y Easylly.

Herramientas de gestión de las redes sociales

Parte de la digitalización de la empresa pasa por el uso de las redes sociales, pudiendo llegar a un mayor número de usuarios e interactuar con ellos. Algunas herramientas para gestionarlas son Hootsuite, Nuzzle y Socialclout. 

Herramientas específicas

En función de las necesidades de cada negocio y del sector al que pertenece es posible implementar ciertas herramientas para llevar a cabo los procesos de forma digital. 

Por ejemplo, en el sector del recruiting se pueden encontrar Talent Clue y Appery.io y en el de la abogacía CaseTracking y TimeBillingX.

Digitalización en la abogacía

La digitalización en la abogacía es un proceso fundamental para actualizar las herramientas y valores de las firmas y adaptarse a las nuevas tecnologías mediante la automatización de procesos. 

Con todo ello, los despachos de abogados obtendrán importantes beneficios, ya que evitarán dedicar gran parte del tiempo a tareas que pueden ser automatizadas. Con ello se libera tiempo que puede dedicarse a la atención de los clientes y a la búsqueda de nuevas opciones que permitan aumentar los ingresos y los beneficios. 

Software para la digitalización en la abogacía

Uno de los aspectos que más ayudan a la digitalización de firmas legales es la implementación de softwares que ayudan a automatizar procesos y llevar el control de forma digital. Dos buenos ejemplos de este tipo de softwares son CaseTracking y TimeBillingX.

CaseTracking, el software de gestión de procesos judiciales, puede ser muy útil en la transformación digital de un despacho de abogados, ya que permite hacer de forma casi automática la consulta sobre los procesos judiciales, obtener informes y centralizar toda la gestión de juicios en un sólo lugar. 

TimeBillingX, por su parte, es un software de productividad y facturación que permite registrar todos los proyectos y horas trabajadas para controlar y medir el rendimiento de la firma o gerencia legal. Además, pueden llevar con esta información, el proceso de facturación a los clientes, lo que optimiza la gestión administrativa. 

Estos dos softwares de Lemontech pueden mejorar los procesos de trabajo en los despachos de abogados, ahorrando tiempo y reduciendo los errores. 

La digitalización de empresas es un proceso mediante el que se sustituyen herramientas y procesos analógicos por otros digitales. Tiene importantes beneficios para las empresas y es sencillo hacer que funcione y sea rentable siguiendo un proceso y utilizando las herramientas adecuadas. Para la abogacía es muy importante la transformación para adaptarse a las nuevas tecnologías y ser competitivos. 

Preguntas frecuentes sobre la digitalización de empresas