Cómo analizar documentos administrativos y legales

Para analizar documentos administrativos y legales, lo primero que debemos tener claro es que este tipo de documentos, al fin y al cabo, son aquellos que van a organizar nuestra vida en sociedad. Por ejemplo, un acta de matrimonio, un certificado de estudios, una licencia para poder conducir, etc.

Otro tipo de documentos que igualmente sirven para desarrollar nuestra vida junto con nuestros iguales pueden ser un contrato a la hora de realizar una transacción comercial o el que firmamos si queremos alquilar una vivienda. 

Gracias a este tipo de documentos jurídicos podemos validar, certificar, y sobre todo, demostrar quiénes somos, qué tipo de negocio jurídico estamos llevando a cabo y lo que recibimos a cambio.

Cómo reconocer los documentos administrativos y legales

Los documentos administrativos y jurídicos pueden describirse como documentos probatorios públicos que verifican la identidad y personalidad jurídica de un individuo, su nacionalidad y su afiliación, por poner un ejemplo claro.

• Documentos legales: Existen muchos tipos. Entre los más destacados y extendidos están: las actas de nacimiento, las credenciales de elector, los certificados de estudios, la CURP (Clave Única de Registro de Población en México) o el DNI (Documento Nacional de Identidad en España), los pasaportes, los títulos y certificados profesionales, las cartillas militares, las licencias de conducir y muchos otros.
• Documento administrativo: Son aquellos que dan forma material a los actos de la administración pública. Los documentos administrativos deben incluir varias partes, que suelen estar situadas en el mismo lugar. El “encabezamiento” está en la parte superior del documento; el “texto”, en el centro; y el “término”, en la parte inferior.

¿Qué elementos tienen los documentos administrativos y legales?

Las partes de los documentos administrativos que indicaremos a continuación son las más importantes y pertenecen a los más usados en latinoamérica, pudiendo variar de un país a otro:

Encabezamiento

La parte superior del documento, conocida como “encabezamiento”, incluirá las siguientes partes: Membrete, nombre del año, lugar y fecha, código de referencia, asunto y destinatario del documento.

Texto

En un documento, el texto es la parte central y más importante. Las secciones van a ser partes más pequeñas en que se va a poder dividir el texto. El número de secciones dependerá de cada tipo de documento.

Término

El término o la parte inferior de un documento se compondrá de las siguientes partes: prólogo, firma, postfirma, sello, anexo y nota a pie de página.

Analizar documentos administrativos y legales: ¿cuáles son sus funciones?

Al analizar documentos administrativos y legales, uno de los factores que debemos tener en cuenta son las funciones principales que van a cumplir los documentos administrativos, que son dos: 

Función de constancia

El documento garantiza la continuidad y pervivencia del resto de actuaciones administrativas al proporcionarles un soporte material.

De esta forma se garantiza la conservación de los actos públicos, permitiendo a los ciudadanos comprobar si hay errores y defectos, además de permitir el acceso a los mismos y demostrar su existencia.

Función de comunicación

Los documentos administrativos se utilizan para comunicar información sobre los actos de una administración. 

Estas comunicaciones pueden ser internas, entre diversas partes de la administración pública, o externas, entre la administración y los ciudadanos (personas físicas) o con demás personas jurídicas.

Características de los documentos administrativos y legales

Al analizar documentos administrativos y legales hay una serie de atributos que se deben utilizar para identificar este tipo de documentos:

Producen efectos

No todos los documentos tienen efectos sobre terceros, por tanto no todos deben ser calificados como documentos administrativos. Por ejemplo, los resúmenes, extractos, etc. 

Los documentos administrativos son aquellos que producen efectos sobre terceros o dentro de la propia administración pública.

Son emitidos por un órgano administrativo

El emisor de un documento administrativo es el organismo que lo crea y siempre formará parte de alguno de los órganos que forman la administración pública.

Su emisión es válida

Un documento administrativo será válido en el momento que este produzca una serie de obligaciones legales, tanto formales como sustantivas, reguladas dentro del derecho administrativo.

¿Cómo distinguir un documento legal de otro que no lo es?

Un documento legal es cualquier medio, título o gráfico, que demuestra la existencia de un hecho, la exactitud o la verdad de una declaración y que puede utilizarse como prueba.

Estos documentos son similares a actas, cartas o escritos, con la diferencia de que, para que sean válidos, la persona que lo emite debe firmarlo y luego certificarlo.

Este tipo de documentos se utilizan de forma específica como una herramienta en determinados procedimientos y trámites.

También puede tratarse de una información singularizada, es decir, puede identificarse a través de un nombre en clave o un código, para distinguir que se trata de un asunto muy específico, de carácter secreto o de interés particular de alguna institución pública.

Los documentos legales son los firmados por una autoridad competente, como un notario o un juez. Esta autoridad debe tener un título universitario y haber tomado posesión como empleado público en materia jurídica.

Por ejemplo, un médico forense puede firmar un informe realizado por el mismo, pero no puede refrendar un documento legal, lo deberá hacer un juez.

Todo documento administrativo y legal deberá llevar sello y firma del empleado público. Aunque en la actualidad, gracias a la firma electrónica su uso empieza a ser ocasional.

¿Qué lenguaje se usa en los documentos administrativos y legales?

Los documentos administrativos y jurídicos, como los contratos y los arrendamientos, están redactados en un lenguaje muy específico y técnico.

El lenguaje utilizado en estos documentos está basado en fórmulas, términos técnicos, expresiones y tiempos verbales muy concretos. Es un vocabulario especializado y un estilo de redacción formal.

Estos tecnicismos variarán en función del documento que se trate, por lo que hay que redactarlos y leerlos muy bien antes de pasar a firmarlos.

La razón es que estos documentos son vinculantes una vez firmados, por lo que si se firman puede tener importantes implicaciones en la vida de un ciudadano o de una empresa. Por ejemplo, si firma un contrato sin leerlo detenidamente primero, los términos de este contrato pueden ser difíciles o imposibles de cambiar después.

¿Por qué analizar documentos administrativos y legales con un software de gestión?

Tener a mano todos los documentos es fundamental para una firma de abogados. Incluso si se trata de documentos administrativos y legales que pueden remitirse desde un juzgado o administración pública.

Por ello es vital tener un software con el que puedas tener acceso a toda esta documentación estés donde estés: 

• Avances en los procesos judiciales: CaseTracking puede mostrarle a diario los nuevos trámites realizados en los procesos de su firma de abogados, sin necesidad de visitar los juzgados u otros portales externos.
• Control de equipos: Puedes controlar y gestionar mejor a tus abogados externos u otros empleados. De esta forma, aumentas la confianza del cliente al eliminar costes de tiempo en la ejecución de los casos.
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