Podcast Legal Revolution – ¿Cómo hacer más efectiva la administración de tu empresa?

En Lemontech estamos convencidos que modernizando, transparentando y automatizando los procesos del abogado, la industria podrá optimizar sus costos, mejorar su gestión y ofrecer un servicio orientado al cliente, es por eso que nace este podcast de abogados, Legal Revolution.

En este décimo primer episodio tuvimos el gusto y el placer de contar como invitado al abogado chileno, José Manuel Jiménez. Fundador & CEO de Webdox,una empresa global enfocada en CLMS (Contract Lifecycle Management Software).

En este episodio de Legal Revolution, conversamos sobre ¿cómo hacer más efectiva la administración de tu empresa?, en donde compartió toda su experiencia como fundador de una de las empresas tecnológicas con mayor crecimiento en la industria legal, además de cómo ha ido evolucionando la visión de Webdox.

Sumado a eso recomendó algunos consejos a esos jóvenes emprendedores que hoy tienen una idea y no sabe cómo plasmarla o no creen que no tiene ese potencial de ser una empresa rentable en el futuro.

[2:25] – ¿Cómo se puede hacer más efectiva la administración de tu empresa? 

• Primero que todo, hay que saber que el legaltech está derechamente conectado al abogado.
• Normalmente el abogado tiende a tener dos grandes roles en nuestra visión.

[3:55] – ¿Cómo nace Webdox? ¿Qué viste? ¿Cómo fue la secuencia? ¿Qué problema querías resolver?

• Veía como los abogados de la empresa recibían llamadas telefónicas y tenían que ir a buscar un antecedente, un correo, y se podían demorar infinidad de tiempo.
• Estar sentado en esa oficina y ver esto muchas veces, no lo podía soportar. Generalmente me ha gustado mucho la tecnología y la eficiencia y ahí dije: acá está mi camino.
• Partimos primero del contexto de hacer un document management system inicialmente, una herramienta que es gestionar documentos.
• Hoy día, finalmente, el contract management en las empresas permite conectar a los abogados con el negocio, porque los obliga a colaborar. El contrato no es un documento legal, es un documento de negocio.

[7:20] – ¿Qué obstáculos encuentras cuando estás hablando con esos abogados, le estás proponiendo una solución que debería ser la más eficiente?

• Normalmente el abogado tiene miedo a ser medido en algunos casos.
• Es un convencimiento en convertir al abogado en una estrategia del negocio, en un área que ya no es un centro de costos, es un centro de beneficios y esos beneficios los demuestra porqué está conectado con el negocio.

[11:41] – Muchos de los oyentes de este podcast son abogados que están pensando en seguir un camino parecido al tuyo, como un camino de emprender, de meterse en tecnología. ¿Qué consejos les darías?

• Primero le diría que hiciera un forecasting de su carrera hacia adelante.
• Si el abogado no piensa en la tecnología, significa que está pensando en la poesía, porque cuando salga de la universidad va a estar obsoleto. 
• Si quieres ser abogado, estudia, tal como le pones fuerza a estudiar derecho civil, estudia tecnología.

[16:54] – ¿Cómo te imaginas al abogado en 15 o 20 años?

• El abogado es un profesional del lenguaje en general, en todo lo que redacta, comunica, expresa, todo tiene mucho de lenguaje. Entonces finalmente, sí o sí la IA es una cosa clave.
• Saber usar muy bien la tecnología es como yo me imagino un abogado de los siguientes 15, 20 años.

[20:00] – ¿Qué libro le recomiendas a los oyentes del podcast?

• Hay un libro muy interesante que se llama AI for Lawyers de Noah Weisberg. Quien es probablemente de los principales exponentes fundadores de AI.

Transcripción del episodio:

P: ¿Cómo se puede hacer más efectiva la administración de tu empresa?

R: Primero que todo, hay que saber, legaltech está derechamente conectado al abogado. Normalmente el abogado tiende a tener dos grandes roles en nuestra visión. Uno, un rol de jurista propiamente tal, el abogado que quiere ser súper buen abogado, saberse todas las leyes de memoria, y otro, el abogado que quiere estar conectado al negocio. Justamente, el que está conectado al negocio, yo soy más del segundo tipo. No significa no manejar el derecho, sino tener un rol estratégico.

Justamente cuando se tiene ese error estratégico y se sabe que sea un abogado en una empresa, o en un estudio de abogado o lo que sea, el cual va a atender clientes, hay que conectarse con el objetivo de ese negocio. Muchas veces ese objetivo de negocio tiene por ejemplo, en el caso de los contratos, plasmar muy bien lo que se pretende lograr. 

Nosotros estamos afiliados a una institución inglesa que se llama World Commerce and Contracting, que habla de un concepto que es el Lack of Fit for Purpose, que muchas veces los contratos no tienen conexión con el negocio. Y eso es porque los abogados normalmente no se encargan de plasmar el objetivo del negocio. Entonces, mi gran recomendación en esto es que el abogado tome un rol estratégico, entiéndase por qué el negocio se está realizando, cuáles son los indicadores clave, qué es lo que espera el cliente, velocidad, calidad, qué espera lograr en la cancha, finalmente.

P: ¿Cómo nace Webdox? ¿Qué viste? ¿Cómo fue la secuencia? ¿Qué problema querías resolver?

R: Yo trabajaba con una procuradora en esta oficina de abogados y veía como los abogados de la empresa recibían llamadas telefónicas y tenían que ir a buscar un antecedente, un correo, y se podían demorar infinidad de tiempo en ir a buscar la información. La atención era muy lenta y me tocó repetidas veces ver esta lentitud, esta ineficiencia en el acceso. ¿Cómo puede ser que les dé lo mismo demorarse tanto? O ¿cómo pueden tener tan pocas herramientas eficaces para inicialmente encontrar la información? 

Y ahí justamente, en yo estar sentado en esa oficina y ver esto muchas veces, no lo podía soportar. generalmente me ha gustado mucho la tecnología y la eficiencia y ahí dije: acá está mi camino, partamos con esto, hagamos que exista una herramienta sea para abogados, para empresas, que acelere todo el proceso relacionado a un contrato y ahí partimos de la búsqueda de accesibilidad de información digitalizada y sobre esa marcha, ya con la interacción con empresas nos fuimos dando cuenta que esto no era solo una búsqueda, era una interacción en todo el ciclo de un contrato, finalmente. 

Partimos primero del contexto de hacer un document management system inicialmente, una herramienta que es gestionar documentos, asesor de los documentos. Luego nos vamos a la empresa, nos damos cuenta que la compañía no se, como te decía, se requería buscar este documento, pero gestionar en su punta a punta, pero inicialmente dijimos, ¿sabes qué? Vamos a irnos por el camino del concepto del ELM, que se conoce en el mundo que es el Enterprise Legal Management Software, que es un concepto mucho más amplio, que es, hagamos todo, cualquier cosa legal que nos pidan, lo vamos a gestionar con este sistema documental para una empresa. 

Y en ese camino, en la interacción, en la iteración, nos fuimos dando cuenta que este era un monstruo demasiado grande, tenía demasiadas cabezas, o sea, que iba a ser un ELM por una compañía implica tener… decenas, centenas de millones de dólares invertidos en un mega producto que tiene que cubrir todo y en esa interacción de intentar hacer eso nos dimos cuenta, nos estamos yendo en demasiadas cosas y además nuestros clientes nos están usando mucho más en contratos y ahí justamente en ese foco, en ese entendimiento que el… que justamente las departamentos legales le daban tal valor a los contratos, porque gran parte de la carga de trabajo de los equipos legales de empresa fue cuando ya nos empezamos a enfocar en eso y a darle una conexión punta a punta. Y esa conexión punta a punta también conecta con lo que te dije al principio, Mariano. 

Hoy día, finalmente, el contract management en las empresas permite conectar a los abogados con el negocio, porque los obliga a colaborar. El contrato no es un documento legal, es un documento de negocio y si el equipo de finanzas, de compras, de ventas no está aportando su feedback, justamente ese documento no va a cumplir su propósito.

P: ¿Qué obstáculos encuentras cuando estás hablando con esos abogados, le estás proponiendo una solución que debería ser la más eficiente?

R: Normalmente el abogado tiene miedo a ser medido en algunos casos. Hay varias maneras de mirarlo, pero algunos abogados más… más orgullosos de su trabajo, quieren demostrar que ellos no son la caja negra de la organización.

Tengo varias anécdotas ahí de un gerente que cito varias veces, que salió cuando lo menciono, de una gran empresa de alimento chilena que cuando llegamos a vender Webdox me dice, oye mira, yo estoy cansado de llegar a los comités de gerente, ver que el gerente de finanzas muerta su ERP con una proyección con algoritmos de inteligencia artificial, llega el gerente de transporte mostrando camiones en un GPS en tiempo real y yo llego con un powerpoint muy aburrido y que para tratar de mostrar lo que estoy haciendo no tengo cómo mostrar data, realmente estoy cansado de estar en el no poder decir que yo no soy el cuello de botella.

Principalmente, nosotros sea en esa necesidad de mostrar que soy eficiente o eso ha generado obviamente un cambio y también por otro lado está la preocupación de aquellos que no saben si son tan eficientes de que se les vaya a vislumbrar que efectivamente son la caja negra de la organización pero ya hay de ahí en más el foco está en si tú mide para mejorar realmente lo que está pasando vas a lograr entender cómo está tu carga de trabajo, vas a lograr entender que estás repitiendo mil veces el mismo trabajo legal que lo pudiste haber estandarizado y automatizado. 

Esto te va a mostrar la data para realmente generar impacto en la organización. Es un convencimiento en convertir al abogado en una estrategia del negocio, en un área que ya no es un centro de costos, es un centro de beneficios y esos beneficios los demuestra porqué está conectado con el negocio y entiende. Entonces finalmente ese es el convencimiento principal. Es decir ahora la abogado oye mide tu ciclo de contratación, mide cuánto te demora se cerraron el contrato comercial antes te demoraba 70 días ahora demoraste 10, 5, 2 para que el negocio vaya rápido, entonces finalmente tratamos de convencer de esa manera y eso obviamente genera un si yo necesito formar parte del negocio acá estamos para ganar y si somos un centro de beneficios probablemente nuestro departamento le van a dar más presupuesto, vamos a tener otro rol.

Mariano: Y te toca hablar con abogados en esta situación muy frecuentemente. Como gremio, si querés. ¿Estamos ahí? O sea, siempre hay abogados que están ahí, pero dirías que el promedio de los abogados es un mensaje con el que están listos para recibirlo o hace falta mucho convencimiento. 

Manuel: Mira, yo creo que están listos para recibirlo. Yo creo que sí hay una cosa que de mucha presencia me ha tocado hacer webinars también en distintos gremios de abogados en toda Latinoamérica, barras de abogados, colegios de abogados y noto que efectivamente es un tema generacional. Efectivamente, los abogados que ya llevan muchísimo tiempo operando de una forma exitosamente no están tan dispuestos a hacer cambios porque la verdad que ya les ha funcionado. 

Sin embargo, hay un muy buen reporte de Thomson Reuters que se llama de Generational Shift in Legal Departments, justamente legaltech va a tener mucho más impacto con el cambio generacional porque las personas hoy día, de hecho hoy tenemos un reporte de Atlántico, un Fondo de Inversión Brasileiro que habla justamente de la cantidad de horas de internet dedicada por un millenial en latinoamérica es muchísima y casi de las mayores del mundo entonces cuando tú tienes gente que está empezando a tomar los puestos de liderazgo de los equipos legales o de la oficina de abogados y acostumbran a usar uber, a usar netflix, a usar google, a usar lo que sea y están acostumbrados a operarse de una forma en su vida entonces eso les hace necesario operarse así en todo lo que hacen no pueden soportarlo.

Yo creo que tienen mucho que ver como la costumbre de usar el sistema, y eso sí lo estoy percibiendo en gerencias legales que están cambiando generacionalmente, donde justamente hay una necesidad de aplicar más tecnología por un tema de forma de ser, de costumbre, de ser nativo o no digital, y eso creo que las legaltech le va a pegar drásticamente los siguientes años.

P: Muchos de los oyentes de este podcast son abogados que están pensando en seguir un camino parecido al tuyo, como un camino de emprender, de meterse en tecnología. ¿Qué consejos les darías?

R: Primero le diría que hiciera un forecasting de su carrera hacia adelante,, imagínate tu carrera cuando salga, ¿qué va a pasar? Si ya estamos en el Chat GPT-4 y se dan contenidos, vamos a lanzar el 5, el 6, el 7 simplemente porque lo tienen regulado por todos lados.

Esto va a explotar, la velocidad de la tecnología va mucho más rápido, ya se altera, cúbica la línea, la línea ahora es exponencial y cada vez más rápida. O sea, es muy importante pensar lo rápido que está cambiando todo. Entonces, si el abogado no piensa en la tecnología, significa que está pensando en la poesía, porque cuando salga de la universidad va a estar obsoleto. Es muy, muy importante que la carrera de Derecho, y yo voy a insistir en esto todas las veces que pueda decirlo, se estudie con tecnología en paralelo. 

Lo que hace Webdox, lo que hace Lemontech, y todas las legaltech que están hoy día en esto, son herramientas clave en esto. Si no están en tu gestión, vas a ser 10, 20, 100, 1000 veces más ineficiente. Entonces, es demasiado relevante lo que le diría. Mira, tú estás estudiando la carrera, te gustaría ir por un camino así, bueno, si quieres ser abogado, estudia, tal como le pones fuerza a estudiar derecho civil, estudia tecnología. Entiende lo que hacen y la vida es generativa en eso. Y tómatelo en serio. No comas algo bonito que se lo vaya a contar a mi primo con la comida. Porque en la medida que lo entiendas bien, vas a ser muchísimo más efectivo. 

Entonces, yo le doy el mismo peso al manejo de la ley, junto con el manejo tecnológico, están a igual y porque si no la obsolescencia es el camino y de hecho cada vez más abogados que no manejan esto van a quedar fuera de competencia. Esa es mi visión.

P: ¿Cómo te imaginas al abogado en 15 o 20 años?

R: Muy buena, gran pregunta. Ayer hablaba con un gran amigo que se dedica a la inteligencia artificial hace muchos años, que tiene doctorado en esto y me decía algo muy interesante, que es un científico que construye tecnología, robots, etc. tiene una empresa hoy día. Me decía, oye, generalmente el ser humano ha intentado tratar de superar con IA muchas cosas que hace la propia persona, pero hay cosas genéticas que tiene el ser humano desde, obviamente, el paleolítico hasta la fecha, que viene perfeccionándose generación por generación, que desde, por ejemplo, tomar una taza y tener esta motricidad fina de hacer algo con las manos.

Pero lo que pasa es que lo que él me decía, todo lo que la robótica está intentando replicar en la motricidad fina y varios aspectos del ser humano, generalmente llegan al 90%, 85% de réplica, pero siempre el ser humano tiene una dosis de mejor precisión o mejor capacidad. Pero lo que pasa ahora es que él me decía, pero ojo, que si eso pasa desde el ser humano hace millones de años, el lenguaje existe hace 7000 años, no hace millones de años. y finalmente lo creó el ser humano y eso hace que la mejora continua del lenguaje no tenga tanto tiempo como si tienen otra capacidad del ser humano. 

Lo que pasa es que ahora la IA llega un minuto con toda la capacidad de procesamiento de datos e inteligencia a replicar mucho de eso del ser humano y a mejorarlo sustancialmente. Dicho lo anterior, el abogado es un profesional del lenguaje en general, en todo lo que redacta, comunica, expresa, todo tiene mucho de lenguaje. Entonces finalmente, sí o sí la IA es una cosa clave. Entonces lo que yo te diría es que hay que intentar ver cuál es su habilidad del abogado que se paran de ese lenguaje que no están de que la IA ya va cada vez a procesar mejor y a entender mejor y a correlacionar mejor y ahí entrar en como tú decías el liderazgo de equipos, la empatía, obviamente aspectos más humanos que conecten con el conocimiento yo creo que fortalecer eso y saber usar muy bien la tecnología es como yo me imagino un abogado de los siguientes 15, 20 años. Aprovechando, aquellos factores que probablemente van a ser muy difíciles de replicar. 

P: ¿Qué libro le recomendarías a los oyentes del podcast?

R: Hay un libro muy interesante que se llama AI for Lawyers de Noah Weisberg. Quien es probablemente de los principales exponentes fundadores de AI. El fundador de Kaira, fundador de SUBA, hoy día lidera todo lo que es contract analysis ó legal analysis. Yo creo que ese libro es muy interesante para entender qué cosas se pueden automatizar, qué cosas se pueden obviamente abordar con tecnología. Eso por un lado es lo que me llama más legal. 
Y también recomendaría para los que quieren armar un negocio, como lo hablaba Mariano hace un rato, el From Impossible to Inevitable, de cómo armar una empresa que crece sin parar, obviamente a propósito de encontrar los drivers más importantes del negocio. Y eso, desde cómo lo importante de tener un nicho, lo importante de crear pipeline constante, lo importante del ticket promedio, lo importante desde la especialización de los equipos.