¿Cómo usar la tecnología para reducir los costos?

En el ajetreado mundo legal, seguir lidiando con tareas manuales y administrativas puede ser un verdadero dolor de cabeza para cualquier despacho de abogados. Ya sabes, esas horas que no generan ingresos, pero que consumen tiempo valioso: desde el papeleo hasta la administración de casos y la eterna espera en los movimientos judiciales.

Para bufetes pequeños con equipos compactos, gestionar juicios sin aumentar los costos puede ser un auténtico desafío. Y hasta en los despachos legales más grandes, estas tareas rutinarias no solo persisten, sino que se vuelven como una bola de nieve, haciéndose cada vez más difíciles de manejar.

La buena noticia es que, cuando en los despachos se aplican herramientas digitales de automatización, los abogados pueden enfocarse cada vez más en tareas que generan ingresos directos y tienen además el beneficio de ser más costo-eficientes y competitivos. 

Cada mes que pasa, son más los bufetes de abogados que adoptan las nuevas tecnologías, y eso se nota en su rendimiento. Según un experimento ejecutado por Lemontech, los abogados fueron hasta 30 veces más rápido en el seguimiento de sus juicios con CaseTracking. Esto gracias a la automatización de las tareas rutinarias de revisión de , que los abogados pueden dedicarse a lo verdaderamente importante. 

Por eso, si aún no has implementado un sistema de automatización de gestión de los juicios de tu firma legal, te brindamos una guía práctica. Aplícala, y verás cómo mejora la eficiencia de tu negocio.

¿Qué hace que la transformación digital sea exitosa?

En el mundo de las leyes, la transformación digital es la forma en la que los despachos afrontan los cambios tecnológicos y de mercado, para mantenerse vigentes. Y para tener éxito y mejorar la eficiencia, no basta con aplicar algún software para abogados por aquí y por allá: hace falta trazar una estrategia que ayude a mejorar fundamentalmente la forma en que el despacho opera y entrega valor a los clientes. 

A la hora de trazar una estrategia de transformación digital, es importante tener en cuenta los tres pasos claves. Estos son sistematización, digitalización y automatización. 

1. Sistematización. Es la primera fase en la transformación digital, e implica ordenar los procesos, descubrir la forma más eficiente de realizar tareas y adaptarse a la realidad, utilizando el sistema más económico disponible. No hay que caer en la tentación de pasar directamente a los pasos siguientes, porque sin un entendimiento claro de los procesos y objetivos, la digitalización y la automatización pueden no ser tan efectivas como podrían ser, o incluso pueden complicar los procesos existentes.
2. Digitalización. Esta fase consiste en transformar los documentos y datos para llevarlos hacia un formato digital. Este paso facilita un acceso ágil a la información, mejorando no solo el almacenamiento organizado de los datos, sino también la búsqueda y análisis. 
3. Automatización. Una vez sistematizados los procesos y digitalizada la información, se abre la puerta a la automatización. Este último paso involucra la implementación de herramientas que ejecutan tareas de manera eficiente y sin intervención manual. Es la fase donde la tecnología toma la delantera en la ejecución de actividades rutinarias, liberando tiempo para que los profesionales legales se concentren en tareas más estratégicas y de alto valor añadido.

Como ves, los tres pasos son igualmente importantes: necesitamos sistematizar los juicios para identificar las tareas que deberían ser automatizadas, así como necesitamos digitalizar la información para que sea rápidamente accesible y analizable a través de un software como CaseTracking que se encargará de automatizar las tareas. Hecho esto, podremos implementar una automatización efectiva, que mejorará ampliamente la eficiencia del despacho. Es este enfoque secuencial, de tres pasos, el que nos asegurará que la tecnología elegida agregue valor real a la organización, y realmente optimice tiempo y recursos. 

En resumen, la sistematización, seguida de la digitalización y la automatización, constituye un enfoque integral para lograr una transformación digital exitosa en un despacho de abogados. Esta secuencia no solo optimizará la eficiencia operativa, sino que también garantizará que los cambios sean sencillos de adoptar. 

¿Cómo automatizar procesos legales para mejorar la rentabilidad?

Como ya hemos mencionado, no sirve de mucho lanzarnos a automatizar procesos sin una estrategia de transformación digital previa. Es nuestra estrategia la que marcará el rumbo, para que los cambios que implementemos y los resultados que obtengamos estén alineados con los objetivos de nuestro despacho. 

Así es que, antes que nada, y para poder trazar nuestra estrategia, necesitaremos tener claridad de los procesos actuales, lo que lograremos a través de la sistematización, nuestro primer paso para una transformación digital exitosa. 

¿Cómo? Analizando los procesos y preguntándonos: ¿qué valor estratégico aporta esta tarea? ¿Puede automatizarse? ¿Qué riesgo tendría automatizarla? ¿Cuánto tiempo/dinero puede ahorrar su automatización? ¿Cuán repetitiva y rutinaria es? ¿Cuán sencilla es? ¿Cómo suele ser su resultado? 

Una vez que respondamos a estas preguntas, sabremos si una tarea cumple los tres requisitos claves para ser automatizables:

• Ser rutinarias o repetitivas.
• Tener un resultado predecible o controlable.
• Ser de escaso valor.

Tareas que se pueden automatizar en la gestión de procesos judiciales

Cada despacho jurídico es diferente, sin embargo, los procesos judiciales siguen pasos secuenciales y repetitivos, y que por lo general, pueden automatizarse, lo que conlleva grandes beneficios en cuanto a la eficiencia. Recuerda que suelen ser tareas repetitivas, rutinarias y secuenciales. Analicemos juntos los procesos más usuales e identifiquemos cuáles tareas podrían automatizarse fácilmente: 

• Procesos administrativos. Estos implican la gestión de documentación, organización de expedientes y seguimiento de plazos. La automatización de estas tareas puede agilizar significativamente los procesos, reducir errores humanos y garantizar el cumplimiento de los plazos legales. Así, las herramientas tecnológicas como el software de optimización de procesos pueden centralizar la información, mejorar la colaboración en tiempo real y reducir los costos operativos.

• Procesos legales. Desde la recepción del cliente hasta la resolución del caso, los procesos legales son fundamentales en el ámbito jurídico. La automatización en esta área puede incluir la gestión de calendarios de audiencias, la generación de documentos legales estándar y el seguimiento de casos. Al automatizar estas tareas, se aumenta la eficiencia y se brinda un mejor servicio al cliente, ya que se puede agilizar el seguimiento de procesos judiciales y mejorar el control de expedientes.

• Procesos de gestión. Se centran en el control de la información, la productividad y la optimización del tiempo. La automatización en este ámbito puede implicar la gestión de la agenda de abogados, la asignación de recursos y la generación de informes de rendimiento. Al eliminar las tareas manuales y repetitivas, se libera tiempo para actividades de mayor valor agregado. La digitalización de estos procesos a través de herramientas de automatización permite agilizar tareas, mejorar la colaboración y garantizar la integridad de la información.

Más allá de las generalidades, recuerda que es importante que analices los procesos particulares de tu propia firma legal. Así, al identificar las tareas adecuadas para ser automatizadas, basándose en su naturaleza repetitiva, rutinaria, con poco valor real y de resultado previsible o controlable, podrás obtener importantes beneficios en términos de productividad, calidad y satisfacción. Eso es: no solo podrás ahorrar tiempo valioso de los abogados, sino que te será más fácil cumplir con plazos, evitar errores y dar respuesta más rápida a los clientes. 

Llegó la hora de automatizar tareas, pero… ¿cómo empezar? 

Una vez definidas las tareas que queremos automatizar, trazaremos una hoja de ruta para la digitalización y la automatización. O sea, crearemos un plan de acción para abordar los cambios uno por uno. También será necesario priorizar la implementación como parte de nuestro día a día sin comprometer la experiencia de los abogados y clientes.

Luego, evaluaremos las herramientas disponibles. ¿Cómo elegir la solución adecuada para la digitalización de la información y la automatización de nuestros procesos? Considerando aspectos importantes como la escalabilidad, la capacidad de integración, la facilidad de uso y la flexibilidad. Una solución escalable nos permitirá adaptarnos al crecimiento de nuestro despacho, mientras que una integración sólida y una interfaz amigable facilitarán la adopción y el funcionamiento sin problemas. La flexibilidad también será fundamental para ajustar la herramienta a las necesidades específicas de nuestro despacho.

Más adelante encontrarás información sobre la tecnología disponible para que puedas informarte bien sobre cada una, antes de decidir. Finalmente, implementaremos un plan de gestión del cambio. Esto implica evaluar las habilidades digitales de nuestro equipo para asegurar una implementación exitosa, y ayudarlos a conocer los nuevos procesos. Además, revisaremos y ajustaremos el proceso de automatización según sea necesario para garantizar su eficacia y eficiencia continuas.

Tecnología para automatizar la gestión de los procedimientos judiciales

Es importante que los profesionales legales sepamos bien qué herramientas tecnológicas tenemos disponibles para mejorar la eficiencia de nuestros despachos, digitalizando la información y automatizando tareas. Entran en cuatro grandes campos: 

• Case Management. Se trata de software para la gestión de procesos judiciales. Estos sistemas permiten a los profesionales legales gestionar eficientemente casos, documentos y plazos. Ofrecen funcionalidades para digitalizar, organizar, compartir y acceder a la información relevante de manera centralizada.
• OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología es muy usada en el ámbito legal, especialmente para digitalizar texto impreso o manuscrito, lo que agiliza la búsqueda y análisis de información en documentos judiciales.
• RPA (Automatización de Procesos Robóticos con Enfoque en Procesos Legales). Es una solución que automatiza tareas repetitivas y basadas en reglas. En los despachos de abogados suele aplicarse para la extracción de datos, la preparación de documentos estándar y la gestión de procesos administrativos, y cada vez tiene más adopción. 
• IA. Por supuesto, la Inteligencia Artificial está en boga, y puede ayudarnos a analizar datos y documentos, a automatizar tareas repetitivas, a predecir resultados legales mediante el análisis predictivo, a gestionar casos y agendas y más. Ya nos adentraremos en ello en la próxima sección. Pero es importante mencionar que, si bien tiene amplios usos, la adopción de la IA en un despacho legal suele ser mucho más cara que la RPA, y en cuanto a la automatización de tareas, ésta última resulta más sencilla y accesible. 

Al analizar las opciones disponibles, recuerda buscar que las soluciones elegidas sean escalables, de interfaz amigable y flexibles, para que puedan adaptarse a las necesidades particulares de tu despacho. 

Inteligencia artificial generativa: ¿en qué puede beneficiar al sector legal? 

La inteligencia artificial (IA) irrumpió en el mundo legal con una fuerza sin precedentes, prometiendo transformar la litigación de maneras que nunca antes habíamos imaginado. Si bien el entusiasmo en torno a la IA en el sector legal ha alcanzado su punto más alto, su aplicación práctica y efectiva sigue siendo un desafío para muchos. 

Estas tecnologías no solo permiten procesar grandes volúmenes de información de manera eficiente, sino que también brindan herramientas para la optimización de procesos judiciales.

¿Qué pueden hacer? 

1. Procesar y analizar grandes cantidades de datos. Esto abre la puerta a una variedad de aplicaciones, como el diseño de estrategias procesales, el perfilado de jueces y el análisis de jurisprudencia. Gracias a que pueden analizar datos conversacionales e integrar fuentes jurídicas, estas tecnologías permiten obtener insights significativos de las jurisdicciones, mejorando la comprensión y el análisis de los casos.
2. Automatizar tareas rutinarias. Una de las ventajas más evidentes de la IA es su capacidad para automatizar tareas que consumen mucho tiempo. La revisión de documentos, la clasificación de datos y la transcripción de audio a texto son solo algunas de las actividades que pueden ser automatizadas, liberando así a los profesionales legales para enfocarse en tareas más estratégicas y de mayor valor.
3. - Análisis predictivo. Utilizando grandes conjuntos de datos de casos anteriores, la IA podría predecir los resultados de litigios futuros, con cierta exactitud. Esta capacidad permite a los abogados tomar decisiones informadas sobre la viabilidad de un caso, la negociación de acuerdos o la elección de la mejor estrategia legal para obtener el resultado deseado.
4. Descubrimiento electrónico (eDiscovery). Estas tecnologías pueden procesar y analizar rápidamente enormes volúmenes de datos electrónicos para identificar información relevante para un caso. Esto es especialmente valioso en litigios complejos donde hay millones de documentos electrónicos que deben ser revisados y analizados en busca de evidencia crucial.
5. Uso de datos como ventaja competitiva. Al analizar la información recopilada con IA, los despachos pueden identificar tendencias, patrones y oportunidades que de otro modo podrían pasar desapercibidas. 

Así es que la IA generativa está revolucionando la forma en que los despachos legales operan y prestan servicios a sus clientes. Al aprovechar esta tecnología, las firmas legales pueden mejorar la eficiencia, la precisión y la toma de decisiones estratégicas, lo cual les permite destacarse en un entorno legal cada vez más competitivo y complejo.

CaseTracking para una gestión eficiente de casos judiciales

Incorporando CaseTracking, el software de gestión de juicios desarrollado por Lemontech especialmente para despachos de abogados y departamentos legales, se puede lograr una mayor eficiencia y efectividad en el manejo y seguimiento de juicios, gracias a que puede digitalizar la información necesaria, y también automatizar tareas rutinarias, ahorrando tiempo y evitando errores humanos. 

Mira cómo se puede implementar y los beneficios que obtendrías en tu bufete: 

Paso 1: Digitalización de expedientes y documentación

• Expedientes más accesibles. Utilizando CaseTracking, todos los documentos relacionados con un juicio se digitalizan y almacenan en el sistema, creando expedientes electrónicos fácilmente accesibles para el equipo legal.
• Organización y fácil acceso. La plataforma permite una organización eficiente y un acceso seguro a la documentación relevante del caso, facilitando la búsqueda y recuperación de documentos específicos mediante herramientas avanzadas de gestión documental.

Paso 2: Automatización de notificaciones y plazos

• Actualizaciones automáticas sobre el progreso del caso. CaseTracking se configura para recibir notificaciones electrónicas directamente del poder judicial o mediante la integración con otros sistemas judiciales, actualizando automáticamente el estado y los movimientos en los expedientes.
• Gestión automatizada de plazos. Utilizando las notificaciones recibidas, el sistema actualiza los calendarios de los casos y gestiona los plazos de manera automática, configurando alertas personalizadas para mantener informados a todos los miembros del equipo sobre fechas críticas y plazos de respuesta.

Paso 3: Elaboración automática de documentos y comunicaciones

• Plantillas y elaboración de documentos. CaseTracking ofrece funcionalidades para utilizar plantillas automatizadas que se llenan con información del juicio, agilizando la creación de respuestas y otros documentos legales, asegurando la coherencia y reduciendo el tiempo de preparación.
• Comunicaciones con clientes y equipos de trabajo. El sistema proporciona un portal seguro para clientes donde pueden acceder a información actualizada sobre sus casos, ver documentos importantes y seguir el calendario de eventos judiciales. Además, puede configurarse para enviar notificaciones y actualizaciones automáticas a los clientes sobre el progreso de sus casos, utilizando correos electrónicos o mensajes dentro del portal del cliente.

Beneficios clave de incorporar CaseTracking

• Eficiencia operativa. Maximiza la eficiencia en la gestión de casos judiciales mediante la automatización de tareas administrativas y la centralización de la documentación.
• Minimización de riesgos: Reduce el riesgo de errores humanos y asegura el cumplimiento de los plazos judiciales a través de la gestión automatizada de plazos y alertas.
• Transparencia y satisfacción del cliente. Mejora la experiencia del cliente proporcionando acceso transparente a la información del caso y comunicaciones regulares sobre el progreso del caso.
• Adaptabilidad y escalabilidad. La plataforma se adapta a las necesidades específicas del despacho o departamento legal, escalando según el volumen de casos y la complejidad de los procesos judiciales.

Como verás, las herramientas tecnológicas para mejorar la eficiencia de los despachos legales son muy variadas, y si has llegado hasta aquí en la lectura, ya sabes de qué se tratan. Ahora, el desafío es encontrar la indicada para tu firma legal. 

Si el tuyo es un despacho de abogados pequeño o mediano, CaseTracking puede ser la opción ideal. Verás cómo aumenta la productividad de tu despacho, y se reducen las pérdidas de plazos: ¡analizar y encontrar juicios tomará un segundo! Te podrás fiar de que no quedan tareas pendientes o que se finalizan fuera de plazo. Y hasta tus clientes estarán encantados, porque la comunicación será más rápida y fluida. Te invitamos a conocer más sobre CaseTracking, que puede ser tu gran aliado para la transformación digital de tu despacho. 

Recuerda que lo mejor que puedes hacer es comenzar por analizar los procesos en tu firma, para identificar qué tareas puedes automatizar. Luego, utilizando CaseTracking u otra herramienta, podrás digitalizar la información necesaria y, finalmente, automatizar. Si necesitas asesoría, en Lemontech estamos para ayudarte.