Ley Karin: el rol de la tecnología en el cumplimiento normativo

En agosto de este año entró en vigencia en Chile la Ley Karin, la cual establece un marco legal para la prevención y sanción del acoso y la violencia en el trabajo, lo que nos recuerda el rol clave de la tecnología en el cumplimiento normativo.

La medida —elaborada en memoria de Karin Salgado, quien se quitó la vida tras sufrir acoso laboral— representa importantes desafíos para las gerencias legales de todas las industrias, considerando que su cumplimiento no sólo exige generar cambios sustanciales en los reglamentos internos de las empresas, sino que también en sus canales de comunicación y en la forma de gestionar e investigar las denuncias realizadas por los colaboradores.

Juicios y procesos administrativos

Con lo anterior, y ante la visualización de un potencial incremento en la cantidad de juicios y procesos administrativos que los abogados In House tendrán que manejar, resulta clave que las organizaciones cuenten con tecnología que les permita llevar el seguimiento de los protocolos y plazos involucrados, pero que además automatice flujos de trabajo repetitivos, evitando la pérdida de tiempo en tareas manuales.

Y es que independientemente de las nuevas regulaciones que se den, la tecnología tiene el potencial de transformar significativamente la gestión legal y la manera en la que los abogados operan, mejorando la eficiencia y la calidad del servicio que prestan en diversos aspectos al interior de una compañía.

Por otro lado, un software de gestión de procesos es una herramienta potente al momento de apoyar el cumplimiento normativo, ya que mejora la capacidad de identificar y reducir riesgos; aparte de ser un elemento vital si los departamentos legales quieren transformarse en un socio estratégico del negocio.

Tecnología al servicio del cumplimiento normativo

Suele suceder que las empresas cuentan con una sola persona dedicada a asuntos de compliance, por lo mismo, la automatización juega un papel crucial.

Un software adecuado ayuda a ahorrar tiempo y a tener visibilidad de los procesos que pasan por las distintas áreas de una compañía, permite definir SLA´s y configurar alertas para respetar los plazos legales, entre otras múltiples ventajas.

En suma, mejora la eficiencia operativa y garantiza una mayor precisión en la gestión de regulaciones y protocolos internos. 

Asimismo, posibilita monitorear y actualizar las políticas de compliance, recopilar y analizar datos, y detectar y responder rápidamente a cualquier potencial incumplimiento.

Beneficios de un software de gestión de procesos

En resumen, un software diseñado para optimizar la gestión tiene múltiples beneficios, entre ellos facilita:

1. Hacer seguimiento a un sinnúmero de procesos de equipos de distintas áreas y tener visibilidad en tiempo real sobre la gestión y la ejecución de las tareas involucradas, permitiendo no perder de vista ninguna solicitud.
   
2. Automatizar una secuencia de actividades que deban realizarse de manera constante y repetitiva.
   
3. Contar con notificaciones y alertas de aquellos procesos que están cargados y de los que no avanzan, así como de cualquier tarea o evento agendado, evitando retrasos y asegurando una buena gestión legal.
   
4. Centralizar el trabajo en equipo. Permite el acceso remoto de todos los usuarios y la interacción entre ellos a través de comentarios, etiquetas, entre otros.
   
5. Visibilizar en un solo lugar los documentos asociados a los procesos y ver en línea la actualización de los avances.
   
6. Reducir drásticamente la cantidad de horas destinadas a hacer seguimiento manual.
   
7. Detectar impedimentos repetitivos en un flujo para poder anticiparse y disminuir el tiempo de gestión en “cuellos de botella” comunes.
   
8. Tomar decisiones con información a la medida y reportería al instante.
   
9. Disminuir el riesgo jurídico el 65% al asegurar que todos los involucrados en un proceso cumplan los plazos críticos. Revisa nuestro software de gestión de procesos judiciales.

Por último, invertir en tecnología para el cumplimiento normativo no solo protege a la empresa de sanciones y multas, sino que también refuerza su reputación y confianza en el mercado, al demostrar un compromiso sólido con la integridad y la responsabilidad corporativa.

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