Los 5 KPIs de compliance que toda gerencia legal debe considerar

En el último tiempo hemos sido testigos de un notable aumento de nuevas regulaciones, que van desde leyes de protección de datos personales hasta normativas relacionadas con delitos económicos. Este panorama ha transformado por completo el rol del compliance en las organizaciones.

Los oficiales de cumplimiento se han visto obligados a centrarse en la implementación de programas que no solo prevengan infracciones, sino que también promuevan una cultura de integridad en toda la empresa.

Es bien sabido que la efectividad de un programa de compliance depende de la interacción entre diversas áreas de una organización, tales como recursos humanos, finanzas, operaciones, entre otras. Por ello, resulta clave implementar desde el inicio, procesos e indicadores que permitan medir los resultados, demostrando así el impacto estratégico de estas iniciativas y validando los esfuerzos de los equipos involucrados, incluido el área de cumplimiento o la gerencia legal.

En este artículo, exploraremos 5 KPIs esenciales para monitorear y optimizar las estrategias de compliance.

¿Qué son los KPIs en compliance, y por qué son importantes?

Los KPI (indicadores clave de desempeño) de un sistema de gestión de cumplimiento son métricas utilizadas para evaluar la efectividad y el impacto de las iniciativas de cumplimiento dentro de una organización.

Son fundamentales porque permiten medir el éxito en la implementación y mantenimiento de políticas y procesos que aseguren el cumplimiento normativo, ético y legal, ayudando a detectar áreas de mejora y a justificar la inversión en programas de cumplimiento.

En resumen, los KPIs son esenciales para optimizar los procesos de compliance y demostrar el impacto estratégico del equipo legal. 

Los 5 KPIs de compliance que las gerencias legales deben considerar

Las empresas suelen tener extensos checklists con KPIs para el cumplimiento de normas, pero los 5 que mencionamos a continuación son especialmente relevantes para las gerencias legales, porque ayudan a medir la rapidez con la que se detectan y resuelven los problemas.

Así, colaboran a que los departamentos legales puedan gestionar riesgos de manera eficaz y proteger a la empresa. 

1. Tiempo promedio para descubrir un problema de compliance

Este indicador mide cuán rápido el programa de compliance puede detectar riesgos potenciales o problemas en las operaciones de la organización. 

Pasos para calcularlo:

1. Fecha de ocurrencia del incumplimiento: Se registra la fecha en que se produce el incumplimiento o violación de la norma.
2. Fecha de detección del incumplimiento: Se registra la fecha en que el incumplimiento es identificado por los sistemas de monitoreo, auditorías internas, reportes de empleados, u otros métodos de detección.
3. Número total de incumplimientos detectados: Es el número total de incumplimientos identificados en un período determinado.

¿Por qué importa?

Un menor tiempo de detección refleja la capacidad del sistema para identificar los problemas de manera ágil, lo que permite analizar su origen y realizar ajustes preventivos en los procesos. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también reduce el riesgo de que problemas no detectados escalen y causen mayores impactos en la empresa. 

Un ejemplo:

Imagina que una organización implementa un sistema de monitoreo automatizado para detectar posibles violaciones en políticas de privacidad. El sistema tarda, en promedio, 48 horas en identificar un problema, frente a las 30 días que tomaba anteriormente con procesos manuales. Este KPI permite comparar tiempos de detección históricos con los actuales, evaluar la efectividad del sistema y justificar inversiones en tecnologías más avanzadas de compliance.

2. Tiempo promedio para resolver un problema de compliance

Este KPI se centra en la capacidad del programa de compliance para resolver problemas una vez que han sido detectados. Esto incluye la implementación de medidas correctivas, la comunicación con las partes interesadas y la mitigación del impacto. 

¿Por qué importa?

Aunque es fundamental detectar los problemas rápidamente, también es crucial solucionarlos de forma eficiente. Un tiempo de resolución largo puede indicar obstáculos en el proceso o falta de recursos. Por otra parte, un programa ágil en la resolución no solo protege a la organización, sino que también fortalece la confianza de los colaboradores y socios.

Un ejemplo:

Supongamos que se detecta un incumplimiento relacionado con una regulación local de seguridad laboral. Si el tiempo promedio para resolver este tipo de problemas es de 30 días, podría indicar que los procesos internos son demasiado complejos o que hay cuellos de botella en la aprobación y ejecución de acciones correctivas.

En cambio, si se reduce a 5 días, refleja un workflow ágil y eficiente que permite solucionar el problema rápidamente, minimizando riesgos legales, sanciones y daños reputacionales. Este KPI ayuda al equipo legal a identificar y optimizar los pasos del proceso, garantizando que los recursos sean utilizados de forma efectiva.

3. Gasto en compliance por problema gestionado

Este indicador evalúa cuántos recursos requiere el programa para resolver cada caso de compliance. Un programa eficiente debe minimizar los costos asociados a la gestión de problemas sin comprometer la calidad de las soluciones. Este KPI también permite identificar oportunidades para optimizar procesos y reasignar recursos de manera estratégica.

¿Por qué importa?

Un gasto reducido por problema indica que la organización está gestionando los problemas de manera más eficiente, sin que se conviertan en situaciones costosas. Si el gasto es elevado, podría señalar que se están pasando por alto problemas graves o que los procesos de resolución no están optimizados.

Un ejemplo: 

Supongamos que, al evaluar el desempeño trimestral del programa de compliance, se identifica que el gasto promedio por problema de cumplimiento fue de $3,000 en comparación con $10,000 en periodos anteriores.

Esto podría reflejar que el programa de compliance está funcionando de manera efectiva, ya que se mitigaron riesgos importantes a través de capacitaciones, auditorías internas y procesos preventivos, lo que evitó que los problemas se convirtieran en situaciones más costosas. Este KPI permite al área legal justificar la inversión en programas preventivos y enfocar recursos en seguir fortaleciendo áreas clave.

4. Nivel de satisfacción de los colaboradores con el programa de compliance

Este indicador mide la percepción interna sobre la efectividad y accesibilidad del programa de compliance.

¿Por qué importa?

La percepción interna de los colaboradores es clave para evaluar el impacto del programa en la cultura organizacional. Un nivel alto de satisfacción indica que los recursos y procesos del programa son claros, comprensibles y aplicables al trabajo diario. Además, fomenta la confianza de los empleados, aumentando la participación activa y el compromiso con el cumplimiento normativo. 

Un ejemplo: 

Supongamos que una empresa implementa una encuesta anual para medir el índice de satisfacción de los colaboradores con el programa de compliance, utilizando métricas como el Net Promoter Score (NPS) y el índice de satisfacción general. Los resultados revelan que el 85% de los empleados califican el programa como accesible y útil.

Además, los datos muestran un aumento en el uso de recursos, como manuales, capacitaciones y canales de denuncia, en un 20% respecto al año anterior. Estos resultados permiten identificar fortalezas, áreas de mejora y justificar inversiones adicionales en herramientas o formación específicas que aumenten el compromiso y la eficacia del programa.

5. Innovación y uso de tecnología en compliance

Este KPI mide la capacidad del programa de compliance para integrar herramientas tecnológicas que optimicen sus procesos, desde la identificación de riesgos hasta la resolución de problemas. También refleja el nivel de digitalización y automatización alcanzado. 

¿Por qué importa?

En un entorno donde las regulaciones son cada vez más complejas y dinámicas, la tecnología se convierte en un aliado clave para gestionar riesgos de manera proactiva y escalar operaciones sin comprometer la calidad del cumplimiento. La digitalización no solo reduce errores humanos, sino que también mejora la trazabilidad, facilita auditorías y permite una toma de decisiones más informada mediante datos en tiempo real. Este KPI, por lo tanto, es esencial para evaluar si la organización está aprovechando al máximo las innovaciones disponibles y si sus procesos están alineados con los estándares actuales de la industria.

Un ejemplo:

Supongamos que una organización implementa una plataforma de gestión de compliance con capacidades de inteligencia artificial para analizar grandes volúmenes de datos en busca de patrones anómalos. Antes de esta integración, los reportes manuales generaban un promedio de 10 errores mensuales. Con la automatización, estos errores se reducen a 2, mientras que el tiempo requerido para completar reportes disminuye en un 40%. Este KPI permite medir el impacto directo de la tecnología en términos de eficiencia operativa y reducción de riesgos, justificando inversiones continuas en innovación.

El rol de la tecnología en la eficacia del programa de compliance 

Este último KPI es de vital importancia, ya que si tu organización no está aprovechando la tecnología disponible, está perdiendo una oportunidad clave para gestionar el cumplimiento normativo de forma más eficiente y estratégica.

Las plataformas digitales pueden fortalecer los procesos clave del programa de compliance, como la identificación, el seguimiento y la resolución de problemas, y también permiten centralizar información, automatizar tareas y generar reportes en tiempo real, mejorando significativamente la capacidad del programa para gestionar riesgos.

Mira 4 formas de cómo la tecnología puede optimizar distintas áreas clave en este ámbito:

1. Plataformas para resguardar confidencialidad
   Las plataformas de "intake" (recopilación de información) protegen la confidencialidad de quienes denuncian irregularidades, como en los casos de denuncias anónimas. Estas herramientas permiten manejar la información de forma segura, cumpliendo con las leyes de protección de datos y asegurando que las personas que denuncian no sufran represalias.

2. Gestión documental en compliance
   La digitalización y centralización de documentos es crucial para el manejo de compliance. A través de soluciones tecnológicas, las empresas pueden almacenar, organizar y acceder a los documentos de respaldo de manera más eficiente, reduciendo riesgos de pérdida de información y asegurando que los documentos estén siempre disponibles para auditorías o investigaciones.

3. Plazos y seguimiento de normativas
   Las plataformas de compliance ayudan a gestionar y seguir los plazos de las normativas, lo que es clave para evitar sanciones. Además, estas herramientas envían recordatorios automáticos, para que nunca olvidemos una obligación legal o regulatoria.

4. Comunicación y trabajo colaborativo
   Las herramientas tecnológicas hacen que los equipos trabajen mejor juntos. Los flujos de trabajo adaptados a cada normativa y el acceso a documentos en tiempo real facilitan la comunicación y la colaboración entre departamentos, ayudando a resolver problemas más rápido y tomar decisiones más acertadas.

Ya lo ves, la tecnología no solo puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa en compliance, sino que también ofrece una mayor transparencia, seguridad y capacidad para gestionar riesgos. 

El compliance no solo se trata de cumplir con la ley, sino de proteger la empresa contra riesgos potenciales que pueden generar costos financieros, daños a la reputación o incluso demandas legales. Adoptar una estrategia proactiva, respaldada por KPIs bien diseñados, no solo le permitirá a la gerencia legal prevenir los problemas antes de que se conviertan en crisis, sino que también colaborará a que se puedan optimizar los recursos disponibles y mejorar los procesos internos.