Cómo es la medición del desempeño laboral

La medición del desempeño es clave para conocer a fondo las capacidades de los abogados, y es que no todas las firmas han sabido identificar y entender los matices de las personas que las componen. En cambio, la mayoría se ha centrado en las habilidades relacionadas con la planificación y desarrollo empresarial o el crecimiento de los ingresos.

Si bien todo esto es importante, las firmas dependen del esfuerzo del equipo para llevar su práctica a donde necesita estar y para esto es necesario tener conciencia de lo que son capaces de hacer en el día a día, lo que les hace eficientes y lo que les resta tiempo de sus horas facturables. En eso consiste la gestión de personal en el sector legal y de allí que sea tan vital saber cómo se realiza una medición de desempeño.

Por ejemplo, un problema importante al que se enfrentan muchas firmas de abogados es la falta de enfoque a largo plazo y la cantidad de tiempo que los socios dedican a cuestiones de administración en lugar de cuestiones de gestión de nivel superior.

El tiempo dedicado a la gestión de la empresa, si se controla adecuadamente, es tan valioso como el tiempo registrado como una hora facturable, lo cual se puede identificar claramente a través de un análisis de rentabilidad.

Por este motivo, en el presente artículo te mostraremos algunos ejemplos de medición del desempeño que podrás tener como referencia para optimizar la productividad de la firma.

¿Qué es la medición del desempeño?

La medición del desempeño es el proceso de evaluar y analizar el rendimiento individual y colectivo de los socios y abogados en términos de su capacidad para cumplir con los objetivos de la firma y brindar servicios de calidad a los clientes.

En este sentido, la medición del desempeño de una empresa jurídica puede incluir una variedad de indicadores, como el cumplimiento de plazos, la calidad del trabajo, la satisfacción del cliente, la eficiencia en el uso del tiempo y los recursos, y la contribución a los objetivos de la firma.

Cuando se realiza una medición de desempeño como directivo de la firma podrás identificar las fortalezas y debilidades del personal, establecer metas y objetivos individuales y colectivos, e implementar las tecnologías más adecuadas para mejorar la productividad y la rentabilidad del equipo en función de las necesidades específicas.

Importancia de la medición del desempeño de una empresa

La medición del desempeño es importante porque nos permite descubrir información que no es fácil identificar a simple vista, y que pueda revelar qué factores están impactando en los niveles de productividad, de rentabilidad, de satisfacción al cliente, entre otros. Con base en dicha información, podemos diseñar e implementar inmediatamente estrategias para mejorar la productividad.

Por ejemplo, un indicador que podemos monitorear a través de la medición del desempeño laboral pero que lamentablemente no se mide muy seguido es el coste real del bajo rendimiento. El problema es que, al igual que la evaluación del coste real de reemplazar a un socio que se va, algunos de los problemas son difíciles de cuantificar. Hablamos de:

• Clientes perdidos debido a un trabajo negligente o ineficiente.
• Oportunidades que pasan inadvertidas.
• Bajadas en la moral del personal.

Todos estos sucesos impactan en la productividad y rentabilidad de la firma y podrían ser detectados a tiempo con la medición del desempeño en la administración. Entre las áreas que conviene monitorizar para evitar que el rendimiento descienda e impulsar la optimización del tiempo, se encuentran, por ejemplo:

• El tiempo empleado en los procesos.
• El número de personas que intervienen en un proceso.
• El tiempo dedicado a atender a un cliente personalmente y el que se ha invertido en tareas automatizables.
• El número de retrasos en que se ha incurrido en relación con la presentación de documentos.
• El tiempo empleado en búsquedas en sitios oficiales del Poder Judicial.
• El tiempo empleado en el reporting.

Bajo esta incertidumbre, la medición del desempeño del desarrollo de los procesos tanto jurídicos como administrativos es la única solución para revelar cuáles son las áreas de mejora de la firma. Esas son las primeras sobre las que habría que actuar para evitar las consecuencias de un descenso continuado del rendimiento. 

¿Cómo se realiza una medición de desempeño laboral?

La medición del desempeño laboral es una de las áreas más críticas de gestión de personal, desde el punto de vista estratégico. Para llevar a cabo esta evaluación, se pueden considerar aspectos como:

• La evaluación de los clientes.
• La capacidad para facturar por horas de dedicación al servicio a clientes.
• La capacidad para captar clientes.
• El aporte del abogado al desarrollo del estudio en labores de administración.
• La contribución del profesional al desarrollo tecnológico.

Para dotar de una mayor precisión al proceso de medición del desempeño laboral lo recomendable es utilizar un sistema digitalizado que se encargue de recoger datos sobre el rendimiento de los abogados diariamente, como lo es TimeBillingX.

TimeBillingX es un software de productividad que registra de forma digital las actividades y las tareas que realizan los socios y los abogados durante la jornada laboral. Con base en dicho registro, su módulo de business intelligence se encarga de reunir la información y de generar automáticamente informes sobre los niveles de productividad y de rentabilidad de cada uno de los profesionales.

Este programa contador de horas es capaz de informarte con exactitud cuántas son las horas facturables que producen los abogados, así como cuáles son las horas y las actividades no facturables. Esta medición de la productividad te permite tomar mejores decisiones estratégicas para minimizar las actividades improductivas y ayudar a que los profesionales puedan dedicar la mayor cantidad del tiempo a las actividades y a los clientes más rentables.

Como verás, la constancia, la objetividad y la automatización son tres factores que benefician a la medición del desempeño en la administración del personal, y que, por tanto, habría que tener en cuenta al establecer cualquier estrategia que busque optimizar los métodos de gestión de personal en marcha en la firma de abogados.

Factores que influyen en el desempeño del personal

La medición del desempeño personal nos permite identificar muchos motivos detrás de una bajada del rendimiento en la organización. Y analizarlos automáticamente a través de diferentes ejemplos de KPIs e indicadores del sistema TimeBillingX es el principio de la solución. Sin embargo, para llegar a ese punto, antes hace falta tener una idea general de cuáles son las causas más comunes del descenso de rendimiento. Veamos las siguientes:

• Falta de motivación. Además de equilibrar las cargas de trabajo, conviene hacer una medición del desempeño organizacional para evaluar de qué tipo de tareas se ocupan los profesionales de la firma. Las más repetitivas constituyen momentos tediosos que afectan a la moral del abogado y le roban tiempo que podría dedicar a ofrecer un servicio mejor a los clientes. Los profesionales de las leyes desean hacer un trabajo atractivo que tenga un propósito y que les entusiasme. Si no es así, pueden perder el interés y tardar más en completar las tareas. Pero esas tareas de monitorización, recopilación de datos o actualización de información deben hacerse. Por eso, uno de los mejores consejos de productividad para abogados es recurrir al apoyo de la tecnología y liberar al talento de ellas.
• Resistencia al cambio. Puede estar relacionada con la curva de aprendizaje de la tecnología más recientemente incorporada (algo que sucede si no se ha hecho una adecuada selección). También con el cambio de modelo de negocio hacia uno más flexible, lo que puede afectar a la rutina de trabajo y la comunicación. Para contrarrestar la resistencia al cambio, conviene elegir soluciones amigables e informar a los usuarios de sus beneficios, por ejemplo, el ahorro de tiempo que les garantizan. También es importante compartir con toda la firma la perspectiva que da la medición del desempeño en una empresa, como la relación al seguimiento de casos. El rápido y cómodo acceso a la información ayuda a los abogados a prosperar, en comparación con aquellos que luchan por encontrar las respuestas que necesitan y tratan de recordar plazos y mantenerse actualizados sin el apoyo de herramientas automatizadas.

Ejemplos de medición de la gestión de desempeño organizacional

Desde Lemontech, algunos de los ejemplos de medición del desempeño que más nos han llamado la atención son los siguientes:

• Ejemplo de medición del desempeño de Dentons Cardenas & Cardenas: 

Dentons Cardenas & Cardenas es la central colombiana de la firma más grande del mundo: Dentons. En Cardenas & Cardenas están utilizando el software de análisis y de automatización TimeBilling. De acuerdo con Francisco López, Director Administrativo y Financiero, este programa ha sido clave para obtener información que les permita tomar decisiones importantes para la firma. Él comenta:

“TimeBilling nos ha permitido medir tanto el rendimiento de los profesionales como el rendimiento de los clientes.”

• Ejemplo de medición del desempeño de Sesma, Sesma & McNeese:

Sesma, Sesma & McNeese es un estudio legal de México que presentaba problemas críticos en cuanto a la administración del tiempo de los abogados y al registro y documentación de las actividades realizadas diariamente. Estos pudieron ser solucionados al 100% gracias a la aplicación móvil de TimeBilling. Carlos Sesma, socio fundador, comenta lo siguiente:

“Desde el punto de vista administrativo, es muy enriquecedor ver cómo el producto de software – TimeBillingX – se integra con todas nuestras plataformas...

…Tres palabras con las que yo puedo definir a TimeBilling: eficiencia, simplicidad y flexibilidad”

Nuestras soluciones digitales están siendo utilizadas por más de 1.300 firmas de abogados en el continente. De hecho, nuestro software especializado en medición del desempeño laboral, TimeBillingX, ha registrado, procesado y analizado más de 7 mil millones de horas laborales de nuestros abogados clientes durante el último año. 

Con base en toda esa experiencia en el sector legal de América Latina, tenemos el compromiso y la responsabilidad de advertirles a las firmas que, sin una metodología adecuada para medición del desempeño, sus abogados integrantes estarán destinados a cometer los mismos errores una y otra vez, dedicándole muchas horas de trabajo a tareas que en el fondo son improductivas y que no aportan ningún tipo de rentabilidad o beneficio.

Preguntas frecuentes sobre medición del desempeño

Publicado originalmente el 18 de enero de 2022  y actualizado el 28 de abril de 2023