En las firmas jurídicas, un aspecto clave para la medición de la productividad es el registro de horas de trabajo y el diseño de indicadores clave de rendimiento. Gestionar las horas laborales no se trata de ejercer un control sobre los abogados, sino del método más eficaz que existe para identificar de qué manera el personal puede ser más productivo y, por tanto, cómo hacer el negocio más rentable.
Al final, todos los profesionales del derecho quieren, y necesitan, dedicarles más tiempo a sus procesos jurídicos, pero a veces se ven agobiados por tareas internas de facturación, cobros, administración, etc. Así, a falta de establecer indicadores para medir la productividad y de calcular las horas trabajadas, se genera un desconocimiento absoluto en toda la firma sobre cómo se están invirtiendo las horas laborales de forma diaria.
Por lo tanto, lo primero que se debe hacer si se quiere lograr una efectiva medición de la productividad en una firma es el registro de horas de trabajo, ya que medir el tiempo es lo único que permitirá desarrollar estrategias para una correcta gestión de las horas de trabajo. Debemos tener en cuenta que mientras mejor invierta su tiempo un abogado, más rentable será como profesional, tanto para sí mismo como para la firma para la cual trabaja. De aquí la extrema importancia de contar con un software de productividad.
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Para comprender la extrema importancia de la medición de la productividad empresarial hay que saber lo siguiente: la rentabilidad de toda empresa, incluso de las firmas de abogados, varía en función de qué tan productiva es a nivel de negocios.
Esto al considerar que el rendimiento empresarial viene determinado por la gestión tanto de los recursos utilizados como del tiempo invertido en producir un servicio facturable. Por lo tanto, mientras se implementen más estrategias para mejorar la productividad, más se puede llegar a facturar y más rentable será el negocio.
En este sentido, la medición de la productividad empresarial es el único proceso capaz de decirnos cómo de bien (o de mal) estamos empleando nuestros recursos y nuestras horas laborales, y esto se logra solo a través de un exhaustivo control del tiempo de trabajo. De esta manera, podemos identificar todos aquellos puntos débiles en nuestra gestión, que se traducen en puntos de improductividad y que nos imposibilitan llegar a ser más rentables.
Por ejemplo, de acuerdo con el informe Legal Trends Report, de las 8 horas laborables al día en una firma jurídica, los abogados solo son productivos durante el 33% de esas horas. El otro 67% del tiempo es dedicado a tareas no facturables.
Este ejemplo de medición de la productividad revela que los letrados suelen ser mucho más improductivos que productivos en su día a día, debido a que se ven obligados a estar realizando de forma manual una gran variedad de tareas que no son jurídicamente relevantes, como aquellas relacionadas con la facturación y el cobro a clientes que, aunque son importantes para el negocio, le quitan tiempo al profesional del derecho.
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La buena noticia es que, precisamente, gracias a los instrumentos e indicadores para la medición de la productividad los abogados logran identificar cuántas horas de trabajo no están siendo facturables. Así, mediante un contador de horas, pueden tomar acciones inmediatas para solventar la situación y dedicar más horas a tareas facturables y que, por lo tanto, aumentan la rentabilidad.
Antes de definir los indicadores para la medición de la productividad, es buena idea buscar aquellos que más contexto aportarán. Por ejemplo, si solo se mide la facturación, las conclusiones que se saquen sobre la medición del desempeño pueden estar equivocadas o incompletas.
Es lo que sucedería, por ejemplo, al comparar a dos de los abogados de la firma que obtienen la misma cifra, cuando, en realidad, uno ha invertido mucho más tiempo que el otro en ganar esa cuantía, ya que ha perdido tiempo en tareas no facturables, o no ha sido capaz de encontrar la justificación para sumar ciertas tareas realizadas al presupuesto.
Ahora bien, para realizar una medición de la productividad sobre la base de las horas trabajadas es conveniente generar diferentes indicadores. A continuación:
Bajo este contexto sobre las horas trabajadas, al implementar diferentes ejemplos de medición de la productividad hay que tener en cuenta los siguientes factores:
Aparte de los ya mencionados, otros indicadores para medir la productividad que son también muy efectivos en las firmas son los siguientes:
El uso de estos ejemplos de KPI e indicadores dependerá de las necesidades y de las características particulares de tu firma y de las dinámicas de trabajo de los equipos de socios y abogados.
En el mercado existen múltiples herramientas e instrumentos de medición de la productividad en una empresa. Sin embargo, para las firmas jurídicas es mejor implementar un sistema de medición especialmente diseñado para la gestión legal. Por ejemplo, TimeBillingX. Recordemos que en nuestro sector no podemos utilizar las mismas herramientas para medir la productividad de un empleado como en otro tipo de empresas.
TimeBillingX es un software jurídico que funciona como instrumento de medición de la productividad a través de módulos de business intelligence, reportes semanales de avance y control de horas laboradas por cada abogado, cliente y proyecto.
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Además, este sistema también ayuda a aumentar la productividad laboral y rentabilidad de toda la firma. Esto mediante funciones de facturación electrónica, gestión de cobros, control de gastos, administración de tarifas, entre otras que impulsan la optimización del tiempo de trabajo.
Un ejemplo de medición de la productividad es el de Dentons Cárdenas & Cárdenas, filial colombiana de Dentons, la firma de abogados más grande del mundo, ya que cuenta con más de 8 mil profesionales del derecho a nivel internacional.
Dentons Cárdenas & Cárdenas es uno de los mejores ejemplos de medición de la productividad debido a que desde hace años cuenta con el software TimeBilling, a través del cual la firma logra mantener una monitorización constante del rendimiento de todos los involucrados (socios, abogados y clientes), de la medición de resultados del trabajo invertido y de la optimización del tiempo.
“TimeBilling nos ha permitido medir tanto el rendimiento de los profesionales como el rendimiento de los clientes”.
Francisco López. Director administrativo y financiero de Dentons Cárdenas & Cárdenas.
Después de ver un ejemplo de cómo se mide la productividad en las firmas, es importante saber también cómo podemos mejorarla. En resumen, como parte de los consejos de productividad para abogados, estas serían las acciones que puedes seguir para impulsar el rendimiento de tu firma:
La medición de la productividad tiene relación directa con la cantidad de trabajo captada. A mayor cantidad de trabajo la productividad tiende a crecer. Sin embargo, hay que evitar el colapso por exceso de carga de trabajo buscando mantener un equilibrio entre carga de trabajo y equipos disponibles.
La productividad se mide estableciendo una relación entre la cantidad de recursos invertidos (dinero, tiempo, esfuerzo, etc.) en producir algo y la cantidad de ese algo producido. Un ejemplo de cómo se mide la productividad es calculando la cantidad de horas que un abogado le dedica a los casos de sus clientes y la cantidad de dinero percibida por esas horas.
Existen diferentes tipos de medición de la productividad que van dependiendo de cada empresa y de la percepción del “valor” para cada proceso, producto o servicio. Por ejemplo, en una firma, la productividad se puede medir en función de la cantidad de horas dedicadas a cada cliente, la cantidad de ganancias obtenidas por cada proyecto, la cantidad de juicios ganados, etc.
Publicado originalmente el 24 de septiembre de 2021 y actualizado el 18 de mayo de 2023