Guía práctica para una facturación efectiva en tu firma legal

Una facturación eficiente en tu firma legal es crucial, ya que asegura un flujo preciso y puntual de pagos. De la vereda contraria, un sistema ineficiente o desactualizado puede conducir a errores y desafíos administrativos. Por ejemplo, que el registro de horas trabajadas sea inexacto, que haya retrasos en el envío de las facturas, que las estructuras de facturación sean poco claras y causen confusión en el cliente, o que el todo proceso consuma muchas horas de trabajo valiosas. 

En esta guía exploraremos tres estrategias claves para optimizar el proceso de facturación en tu firma legal, de modo que sea mucho más fluido, eficaz y transparente a los ojos del cliente.

1. Implementar sistemas de facturación automatizada para tu firma legal

Hoy, existe tecnología que puede hacer el proceso de facturación más barato, más preciso y mejor. Reduce los errores humanos, ahorra tiempo en el procesamiento de facturas y mejora la consistencia en la facturación en tu firma legal. Una de las herramientas para cumplir estos objetivos es por ejemplo, TimeBillingX una solución de Lemontech.

Algunas de las características más destacadas de este tipo de software son: la posibilidad de llevar un registro preciso y detallado de las horas o tareas trabajadas y los costos asociados; poder configurar recordatorios automáticos de plazos de pago y vencimientos, tanto para los abogados como para los clientes; y generar reportes en tiempo real, para tener una visión clara y actualizada del estado financiero de la firma y poder tomar decisiones informadas.

Los sistemas automatizados de facturación en tu firma legal también favorecen un mejor cumplimiento normativo, hacer un seguimiento y análisis de pagos, y acceder de manera remota a la información financiera.

2. Establecer políticas y procedimientos claros

Contar con un marco estructurado de políticas y procedimientos ayuda a mantener la coherencia y a evitar disputas con los clientes. Todos en la firma deberían de comprender y seguir las pautas en torno a plazos de pago, tarifas y condiciones.

Al redactar una política por primera vez, considera:

• Cómo factura la firma a los clientes: ¿cuándo y por qué medio se envía la factura de la firma legal? ¿Qué gastos deben incluirse y cuáles deben descontarse?.
• Dónde se producen más errores.
• Cuáles son las etapas del proceso que causan mayores cuellos de botella. 

Es clave que todos en el bufete estén familiarizados con el circuito de revisiones: ¿qué abogados necesitan chequear la factura? ¿en qué orden? ¿A quién se debe informar al enviar una factura?

Escribe el proceso de principio a fin, para darle previsibilidad a tu equipo y a los clientes. Estos deben saber cuándo y con qué frecuencia llegarán las facturas, métodos de pago disponibles, cuánto tiempo tienen para pagar y qué sucederá si se retrasan.

3. Revisar y mejorar el proceso regularmente de facturación para tu firma legal

Piensa en tu sistema de facturación en tu firma legal como un organismo vivo, que puede verse afectado por cambios en el mercado, en los clientes o en la estructura misma de la firma. Será necesario revisar regularmente los procesos.

1. Establece una frecuencia para hacer revisiones. Pueden ser trimestrales o semestrales, por ejemplo. Es ideal designar a un responsable de esta tarea.
2. Pide y evalúa el feedback de clientes y miembros del despacho. Haz encuestas de satisfacción que incluyan preguntas sobre facturación o bien pregunta directamente a tus clientes por retroalimentación.
3. Define y monitorea KPIs de facturación, como el tiempo del ciclo de facturación, el porcentaje de facturas correctas a la primera y el índice de “días calle” (cuánto demora en recibirse el pago desde que se prestó el servicio).
4. Identifica áreas problemáticas, demoras o errores comunes.
5. Capacítate regularmente sobre nuevas herramientas, procesos y mejores prácticas de facturación. Es importante mantenerse actualizado. Conversa con colegas o clientes y adopta prácticas financieras sanas de otras industrias. 
6. Organiza reuniones de equipo sobre cambios y mejoras.

Implementar estas estrategias no solo te ayudará a mantener el proceso de facturación en tu firma legal alineado con las necesidades cambiantes del mercado y las expectativas de los clientes, sino que también mejorará la eficiencia, precisión y satisfacción general con el proceso.