Sistema de gestión documental para abogados: ¿cuál elegir?

El proceso de gestión documental aumenta de complejidad en la misma medida que también aumentan los clientes y los proyectos jurídicos de la firma de abogados. Mientras más casos sobrelleven los letrados, más tiempo y esfuerzo le deben dedicar a la gestión de documentos y archivos de todo tipo (expedientes, contratos, pruebas, solicitudes, contestaciones, borradores, etc.).

Aquí es donde se vuelve vital el conocer cuáles son los beneficios de la gestión documental si esta se ejecuta de la manera correcta y con los sistemas adecuados. De lo contrario, el proceso de gestión de documentos y archivos será cada vez más lento, impreciso y frustrante.

Objetivos de la gestión documental en una firma

Entre los principales objetivos de la gestión documental destacan los siguientes:

1. Mantener en orden y con una correcta clasificación todos los documentos y archivos según su prioridad o temática (ya sean jurídicos, administrativos, entre otros).
2. Reforzar la privacidad y la seguridad de la información confidencial, tanto de la firma como de los clientes.
3. Brindar una visibilidad completa y en tiempo real sobre el estado de cada uno de los documentos y archivos en la base de datos.
4. Establecer una correlación adecuada entre los documentos físicos y los digitales.
5. Centralizar el repositorio de todos los archivos jurídicos importantes para facilitar el proceso de búsqueda, consulta y edición.

Importancia de la gestión documental para los abogados

Teniendo en cuenta los objetivos anteriormente descritos, la importancia de la gestión documental está en que aporta grandes beneficios para la firma, como los siguientes:

• El proceso de buscar y consultar información se vuelve mucho más rápido y preciso, haciendo que el trabajo de los abogados sea cómodo y ágil.
• El acceso a los documentos se logra controlar mucho mejor, ya que se pueden establecer perfiles de usuario con distintos niveles de autorización, lo que facilita el trabajo colaborativo y seguro entre socios, abogados, gerentes legales y hasta clientes.
• Los márgenes de error en el proceso de gestión de documentos se reducen considerablemente, ya que hay herramientas capaces de ordenar y clasificar cientos o miles de archivos de forma precisa.
• Las probabilidades de pérdida de información también se reduce casi a 0, ya que una adecuada gestión documental permite proteger y/o recuperar documentos eficazmente. 

¿Qué es un sistema de gestión documental (SGD)?

Para llevar a cabo una correcta gestión de documentos y archivos se suele utilizar un sistema de gestión documental (SGD) o Document Management System (DMS). Se trata de un tipo de herramienta digital que centraliza el control de todos los documentos del usuario. En otras palabras, a través de este sistema, el usuario puede gestionar la totalidad de sus contenidos que están en formato Word, Excel, PowerPoint, PDF, correo electrónico, entre otros.

Un buen ejemplo de sistema de gestión documental es NetDocuments. Se trata de un software bastante popular entre las firmas, pues los abogados lo utilizan para crear, ver, editar y compartir documentos jurídicos con gran facilidad. Sin embargo, esta herramienta no está diseñada al 100% dentro del concepto del legaltech. Por tanto, no logra satisfacer todas las necesidades de gestión de documentos y archivos que tienen los abogados día a día.

Por otra parte, en América Latina el programa más utilizado en la industria legal es CaseTracking. Este no es un SGD propiamente dicho, pero sí cumple la mayoría de las funciones más importantes de un sistema de gestión documental y, además se especializa en la gestión de tareas jurídicas.

¿SGD vs. CaseTracking para la gestión de documentos y archivos jurídicos?

En cuanto al proceso de gestión documental, tanto la mayoría de los programas SGD como CaseTracking funcionan en la nube. Esto le permite a los abogados subir a internet sus documentos y archivos para poder consultarlos, visualizarlos, descargarlos y compartirlos desde cualquier parte del mundo y a través de cualquier dispositivo de uso (PC, laptop, tablet o smartphone).

Sin embargo, existen algunas diferencias entre ambos sistemas para el proceso de gestión documental:

• Por un lado, los SGD permiten la edición directa de los documentos y archivos a través de internet, CaseTracking no. Para editar un documento, el abogado debe descargarlo desde la plataforma, editarlo y subirlo nuevamente a la nube.

• Por otro lado, los SGD no son propiamente del sector legaltech, CaseTracking sí lo es. En este sentido, debemos destacar que CaseTracking no solo permite aprovechar los beneficios de la gestión documental en la nube, sino que también es un programa que se conecta vía online con las páginas web de los Poderes Judiciales de distintos países. Gracias a esto, la plataforma permite gestionar los procesos judiciales de manera remota, y además actualiza automáticamente los expedientes jurídicos cuando estos son modificados o presentan alguna novedad desde el Poder Judicial.

Finalmente, vale la pena destacar que la gestión documental y de archivos en una firma de abogados es muy diferente a como se realiza en empresas de cualquier otro sector, ya que estas últimas no manejan expedientes judiciales. Por tanto, las herramientas que utilicen los letrados para tal fin deben estar alineadas lo más posible con las exigencias innatas de la industria legal, y que preferiblemente sean capaces de sincronizarse con los Poderes Judiciales para poder automatizar aún más el proceso de gestión documental.