Administrador de despachos jurídicos: ser eficiente o no ser

La eficiencia es una cualidad que define al administrador de despachos jurídicos que es bueno en su trabajo. Es fácil identificarle, por el poco tiempo que tarda en completar una tarea determinada. Es capaz de llevar un asunto desde la recepción hasta el cobro de la factura sin retrasos, sin interrupciones, de manera fluida.

Obviamente, cuánto más eficiente sea este profesional, más lo serán los procesos en que interviene y mejores los resultados de una empresa. Sin embargo, para muchas firmas de abogados (cerca del 74%, según Thomson Reuters), lograr esta eficiencia es un desafío. 

Eso sí, cabe decir que es un reto que las pequeñas firmas califican de “moderado”, tal y como recoge el mismo informe de Thomson Reuters. Además, el estudio revela en sus conclusiones la necesidad de racionalizar las operaciones.

Responsabilidades del administrador de despachos jurídicos

Un administrador de despachos jurídicos se ocupa de gestionar aspectos muy diferentes en el estudio, que puede iniciar en los recursos humanos y continuar en la facturación o el seguimiento de casos. Las responsabilidades de este rol son muy variadas y su papel resulta determinante para el éxito del negocio.

De la eficiencia con que actúe dependerá la imagen de la firma que se proyecte. Es por eso que, habitualmente, estos profesionales recurren a herramientas tecnológicas que les ayudan a ahorrar tiempo y evitar errores.

Las funciones administrativas de un administrador pueden variar en función de la especialidad y el tamaño de la firma, pero, en general, tienen que ver con:

• Comunicación con los clientes de la firma de abogados. También puede ser responsabilidad suya facilitar el intercambio de información con otros abogados y los tribunales.
• Preparación de la documentación requerida. Es posible que se encargue al administrador de despachos jurídicos que informe a clientes y letrados de los documentos que deberán aportarse a las audiencias y reuniones.
• Gestión del calendario. Una de las tareas más habituales de este tipo de profesionales, es la administración de los horarios de las reuniones con los clientes y la actualización de la agenda del despacho. Además, llevan al día el cronograma de fechas de juicios, audiencias y declaraciones judiciales.
• Gestión de talento en la firma de abogados. Para ello, el administrador de despachos jurídicos se ocupa de:
  • Redactar, revisar y actualizar los contratos de los empleados.
  • Preparar la nómina, administrar los beneficios y compensaciones de los empleados.
  • Garantizar la dotación de personal adecuada
  • Asistir a los procesos de selección de personal y onboarding.
  • Administración del presupuesto de la firma. Es frecuente que este profesional se encargue de la supervisión del abastecimiento (mobiliario de oficina, soluciones tecnológicas o compra de suministros). También se encargan de la logística de desplazamientos de los abogados.

6 formas de diferenciarse como administrador de despachos jurídicos

El administrador es también la persona que debe asegurarse de que todos los archivos permanezcan organizados, se disponga de las copias necesarias y se preserven los documentos para evitar su deterioro. Es por ello que, en los últimos años, juega un papel clave en la transformación digital del estudio legal.   

Un administrador de despachos jurídicos eficiente se asegurará de que:

1. La facturación se lleve a cabo mediante la automatización, para evitar errores.
2. Existan herramientas tecnológicas para apoyar las tareas de presupuestación o pago de nóminas, con el fin de optimizar resultados.
3. Se lleven al día los movimientos de todos los procesos judiciales desde el despacho, se acceda a las novedades en segundos y se eviten riesgos.
4. Se obtengan insights clave de los procesos en marcha.
5. Se faciliten informes a los clientes y socios.
6. Se centralice la gestión de equipos externos a la firma, para un mayor control.
7. Algunos atributos pueden resultar claves para mantener posicionamiento en una carrera con tanta competencia como es esta. Lo que está claro es que el administrador de despachos jurídicos que está familiarizado con la tecnología tiene mucho ganado y puede conseguir que sus esfuerzos multipliquen la rentabilidad de la firma de abogados.