Toma de decisiones en la empresa: importancia, ejemplos y tipos

La toma de decisiones en la empresa desde su área legal tiene un impacto directo en la rentabilidad, productividad y seguridad de toda la organización. Ya sea que tenga que ver con la prevención de una posible demanda, la redacción de los contratos laborales, la fiscalización de los acuerdos con los proveedores, entre muchas otras actividades claves.

En este contexto, es común ver que los abogados que trabajan en gerencias o departamentos legales basen sus decisiones en su intuición, sus emociones del momento o en experiencias profesionales previas. Sin embargo, esto es un grave error. La importancia de la toma de decisiones en la empresa es tan alta, que es absolutamente necesario que el abogado se base en datos objetivos, verídicos y confiables, obtenidos a través de sistemas que no dependan de la subjetividad humana y que minimicen al máximo los márgenes de error en las decisiones estratégicas.

Importancia de la toma de decisiones en la empresa

Una de las principales características de la toma de decisiones en una empresa es que el proceso suele ser lento, debido a que el análisis que hay que realizar previamente sobre ciertos factores claves a veces es complejo y poco ágil.

Es por ello que los abogados deben tener en cuenta que la toma de decisiones en la empresa tiene que ser lo más rápida y precisa posible, para así maximizar la productividad del departamento legal y poder ofrecer soluciones efectivas y eficientes a la organización. 

Por lo tanto, la importancia de la toma de decisiones en una empresa radica en el impacto que van a tener los cambios o las estrategias que se vayan a aplicar en las diferentes áreas del negocio. En este sentido, el proceso de toma de decisiones debería apuntar siempre a hacer que las gestiones de cualquier tipo se puedan realizar de forma expedita, a optimizar procesos, a reducir la incertidumbre y los márgenes de error, a incrementar la productividad del personal y la satisfacción de los clientes, etc.

Tipos de toma de decisiones en la empresa

En líneas generales, dentro de una gerencia legal podemos distinguir dos tipos de toma de decisiones en la empresa, ya que están las decisiones de carácter administrativo y las de carácter jurídico.

Toma de decisiones administrativas en la empresa

La toma de decisiones en la empresa a nivel administrativo dentro del departamento legal es la que tiene que ver con la supervisión del talento humano, la monitorización sobre los índices de productividad, el control de las jornadas laborales,  la gestión de los procesos de facturación y de cobro, entre otros.

Y es que en una gerencia legal pueden trabajar varios abogados con diferentes especialidades, con el objetivo de formar un equipo interdisciplinario que responda a las múltiples necesidades de la organización. Es aquí donde se vuelve especialmente importante evaluar una serie de indicadores individuales y grupales que permitan una toma de decisiones sobre cómo se podría aumentar el rendimiento del equipo y eliminar los llamados “enemigos de la productividad”, que son aquellas actividades repetitivas y monótonas que realizan algunas abogados a falta de un sistema que logre automatizarlas. Esto es posible a través de los sistemas de control de gestión.

Toma de decisiones jurídicas en la empresa

Otro de los tipos de toma de decisiones en una empresa desde su área legal es el que tiene que ver netamente con los procesos jurídicos. Es decir, el corazón y el ADN de una gerencia legal.

Esta toma de decisiones en la empresa se relaciona con cómo los abogados gestionan todos y cada uno de los proyectos legales que están en desarrollo en la organización, ya sea tanto a nivel interno (de cara a los empleados) como externo (de cara a clientes, proveedores, organismos del Estado, etc.).

Para una adecuada toma de decisiones en la empresa a nivel jurídico el equipo de abogados debe basarse en el control y el diagnóstico de las operaciones legales. Esto a través de sistemas especializados en legaltech capaces de extraer, procesar y analizar datos e información de dichas operaciones para la creación automatizada de informes de gestión jurídica.

Herramientas para la toma de decisiones en la empresa

Hoy en día, dentro de una gerencia legal es necesario implementar herramientas para la toma de decisiones que cuenten con funcionalidades de lo que es business intelligence para el análisis de datos e indicadores. En este sentido, existen soluciones legaltech enfocadas tanto a operaciones administrativas como legales.

Herramienta para la toma de decisiones administrativas

Una herramienta bastante popular para apoyar la toma de decisiones administrativas es TimeBillingX. Este software de legaltech digitaliza y procesa el registro de horas laboradas por cada abogado, proyecto jurídico y cliente. De esta manera, el gerente legal puede acceder a reportes analíticos que le informen sobre los índices de productividad y de rentabilidad del personal. Con base en esos datos, el gerente legal logra sustentar su toma de decisiones en la empresa para que sea mucho más estratégica.

De igual manera, con TimeBillingX se pueden gestionar labores administrativas como la facturación masiva y el cobro a clientes.

Herramienta para la toma de decisiones jurídicas

Por otro lado, en cuanto a la toma de decisiones en la empresa a nivel legal, una de las herramientas más utilizadas es CaseTracking. Este software es un gestor de tareas jurídicas capaz de sincronizarse con las páginas web de los Poderes Judiciales de varios países.

Además, les permite a los abogados gestionar de forma remota todos los procesos jurídicos, pudiendo acceder en tiempo real a datos estratégicos sobre el desarrollo de los juicios y el control de expedientes.

Con esta herramienta para la toma de decisiones en la administración de los juicios, el gerente legal no solo logra optimizar su toma de decisiones en la empresa, sino también puede diseñar y gestionar flujos de trabajo con su equipo de abogados, asignando responsabilidades y supervisando la consecución de los objetivos jurídicos trazados.

Ejemplos de toma de decisiones en la empresa

Para conocer un ejemplo de toma de decisiones en la empresa podemos visualizar el siguiente escenario:

A través de CaseTracking, sabemos que el gerente legal puede mantenerse al tanto sobre el progreso y las novedades más recientes en cuanto a los juicios de los que está encargado. Entonces, supongamos que el software le envía una notificación en tiempo real sobre una actualización de un juicio, informándole que el juzgado ha establecido nuevos plazos límites para realizar determinadas diligencias.

En ese contexto, un ejemplo de toma de decisiones es que el gerente legal decida de forma proactiva coordinar a su equipo de abogados para priorizar esas diligencias específicas, con el objetivo de cumplir de manera anticipada con el nuevo plazo impuesto por el juzgado.

Continuando con ese ejemplo de toma de decisiones en la empresa, supongamos que el gerente legal también utiliza el software TimeBillingX, lo cual le permite conocer los niveles de productividad y rendimiento de todos los abogados. Con base en esa información, el gerente puede tomar la decisión estratégica de modificar el equipo de abogados encargado del juicio en cuestión, reasignando a ese equipo solo a los abogados de la empresa que hayan demostrado ser más productivos, y apartando del juicio a aquellos abogados con bajos niveles de rendimiento.

De esta manera, los software especializados en legaltech son recursos de gran ayuda durante el proceso de toma de decisiones en la empresa, ya que sus módulos de monitoreo, de business intelligence y de análisis de indicadores permiten conocer datos estratégicos tanto jurídicos como administrativos de la gerencia legal y de los juicios en proceso.