Tipos de KPI: piensa fuera de la caja

¿Conoces los tipos de KPI que pueden ayudarte a alcanzar objetivos en tu firma de abogados? ¿Sabes qué métricas resultan imprescindibles? ¿Estás acostumbrado al uso de indicadores y te gustaría descubrir otros alternativos que te ofrezcan una perspectiva diferente?

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¿Qué KPI se deberían emplear en la industria legal?

En las empresas, cada día se hace más evidente cómo la tecnología ha transformado la forma de llevar a cabo las actividades referentes al rubro. Los empleados y distintos equipos se mantienen comunicados a través de herramientas virtuales, las reuniones se planifican e informan mediante calendarios alojados en la nube y los archivos de importancia ya dejaron de ser guardados en archivadores físicos.

Los estudios de abogados, en la actualidad, no escapan de este imparable cambio. Y si ya es una realidad que el avance tecnológico se está encargando de modificar los paradigmas clásicos de un estudio jurídico, se hace importante conocer cómo las herramientas virtuales pueden aportar a medir, a través de indicadores especializados, el rendimiento de los componentes de una empresa.

Cuando se habla de métricas, se hace referencia a las medidas que se emplean para conocer o medir los resultados de un proyecto específico en busca de determinar el valor obtenido, qué funcionó, en qué se falló, y en qué área se debe mejorar. ¿Por qué entonces no aprovechar la tecnología para llevar el pulso de estos factores?

La eficiencia y la rentabilidad son dos de los desafíos más notorios que enfrentan en la actualidad los estudios de abogados, por lo que se hace especialmente importante poder medir estos dos factores a través de distintos tipos de KPI.

En los estudios, los socios muchas veces tienen que cumplir dos distintos tipos de roles: Encargado Comercial y Team Leader. Cuando el socio actúa como Encargado Comercial, su trabajo consiste en negociar con los clientes; cuando hace el trabajo de Team Leader, éste se encarga de velar por la eficiencia de su equipo.

Estos dos roles muchas veces los lleva a cabo el mismo socio, sin embargo, son funciones totalmente distintas que tienen que ser medidas de forma separada. Esto se debe a que en muchas ocasiones los abogados son premiados producto de una buena negociación, incluso cuando el equipo en general no tuvo buen desempeño, o bien cuando una mala negociación da la sensación de que el equipo tuvo un mal desempeño.

Tomando lo anterior en cuenta, ¿qué tipos de KPI se deberían emplear en la industria legal?

  • Los reportes de Utilización ayudarán a medir la eficiencia de un abogado o de un equipo de abogados, al tomar en cuenta factores como la producción real y la capacidad de producción de un profesional. Este reporte facilitará la rápida distinción de cómo marcha el cumplimiento de metas de los integrantes de un equipo, así como a medir el porcentaje de uso de los recursos en las distintas áreas de un estudio o empresa.
  • De igual forma, los reportes de Realización y Rentabilidad miden la relación entre el Valor real facturado dividido por la Producción real, indicador que demuestra la capacidad de obtener ganancias de un profesional o de un estudio de abogados. Este reporte permitirá distinguir de manera simple el status de un negocio, al tomar como base a cada uno de los encargados comerciales del sistema, transparentando el porcentaje de realización.

Otros tipos de KPI para mejorar la imagen y el desempeño de la firma de abogados

En nuestra vida diaria, a menudo se nos pide que brindemos comentarios sobre nuestra experiencia tras unas vacaciones, días después de comprar algún producto o al completar un curso de formación. A veces, la retroalimentación solicitada es tan simple como indicar si se estaba satisfecho o descontento con el producto o servicio; pero en otras ocasiones, se requiere calificar la experiencia usando una escala numérica.

Al hilo de esta buena práctica, podría definirse uno de los tipos de KPI para firmas de abogados alternativo y más útil. Se trata de la métrica de la probabilidad de recomendación en base a la satisfacción de la experiencia del cliente.

Para recoger los datos necesarios, se puede preguntar a los clientes qué probabilidades existen de que terminen recomendando la firma de abogados a sus amigos, familiares o colegas. La respuesta a esa pregunta podría ser una calificación en una escala de 1 a 10, siendo un 10 la mayor probabilidad de hacer la recomendación y, teniendo en cuenta que, puntuaciones por debajo de 6 podrían servir para identificar a un detractor.

La encuesta se puede hacer al cierre de caso, aunque no tiene porqué limitarse a ese momento ni se debería hacer de forma anónima, o no sería posible realizar el seguimiento.

El uso de distintos tipos de KPI servirá de orientación para determinar qué área ha sido la más eficiente y qué tan bien están siendo utilizados los recursos, así como para medir y conocer cuáles son los socios que mejor negocian.

En definitiva, el uso de estos reportes en la práctica legal apoyará la calidad y el funcionamiento de un estudio gracias a la toma de decisiones estratégicas apoyadas en conocimiento real, valor y experiencia, y todo apunta a que la industria legal se acercará cada vez más al uso de la tecnología no solo para la toma de decisiones, sino para la reducción de errores y el reemplazo de los procesos administrativos.

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