Tarifa horaria: ¿cómo calcular el punto de equilibrio de una firma legal?

Se dice que una empresa está en equilibrio, cuando el total de sus ingresos son iguales al total de sus egresos. Cuando se está por debajo o por encima del punto de equilibrio, las empresas están en pérdida o ganancia respectivamente. Es importante saber cuál es el punto de equilibrio de una empresa o de una firma legal, para saber cuál deber ser el nivel de ingresos mínimo suficiente para cubrir sus obligaciones.

El punto de equilibrio de una firma legal

En una firma legal, los egresos están representados principalmente por el costo del servicio, es decir las retribuciones de los profesionales – socios y abogados – y por otros costos relacionados para la prestación de los servicios legales. Los otros egresos, que generalmente suelen ser menores al costo del servicio, son los gastos de operación.

Entonces, el punto de equilibrio de una firma legal, está determinado por el nivel mínimo de ventas que debe generar para cubrir (o igualar) el total de sus egresos, es decir, el costo del servicio y los gastos de operación.

Ventas (USD) = Costo del servicio (USD) + Gastos de operación (USD)

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La generación de ingresos y la tarifa horaria

Los ingresos de una firma legal, están generalmente relacionados a la cantidad de horas trabajadas para la prestación de sus servicios. Por esto último, es crítico contar con herramientas que permitan tener un adecuado control del tiempo invertido y saber con precisión la tarifa horaria que se termina cobrando por los servicios prestados.

La generación de ingresos se pueden clasificar en tres tipos de honorarios: (i) retainer fee; (ii) por monto o hitos y (iii) por horas. El común denominador para el cálculo de todos ellos, es la cantidad de horas invertidas y una tarifa horaria implícita.

Los honorarios fijos mensuales (o retainer fee), se determinan en función al estimado de horas que demandará ese servicio o la cantidad de horas por una tarifa horaria previamente definida.

Los honorarios por monto, también se determinan en función a la complejidad, importancia o especialización del encargo, pero de alguna manera también, se pueden estimar en función a la cantidad de horas que pueda demandar el encargo. Y finalmente, los honorarios por horas trabajadas a una tarifa horaria previamente pactada con el cliente.

Un método para estimar la facturación potencial de una firma legal, consiste en multiplicar la cantidad de recursos disponibles (abogados), por la cantidad de horas facturables mensuales o anuales, por una tarifa horaria promedio.

Para calcular la facturación potencial y la producción de horas, utilicemos como ejemplo a la firma Abogados Asociados, que cuanta con 20 abogados, a los que se les exige cumplir con una cantidad de 120 horas facturables al mes por abogado y que cobra una tarifa horaria promedio de USD 100.

Facturación potencial mensual:

20 abogados x 120 horas mensuales x tarifa horaria USD100 = USD 240,000

Facturación potencial anual:

20 abogados x 1,440 horas anuales x tarifa horaria USD100 = USD 2,880,000

Producción de horas:

20 abogados x 1,440 horas anuales = 28,800 horas anuales

El punto y tarifa horaria de equilibrio

La tarifa horaria de equilibrio, será aquella que permita cubrir el costo del servicio y los gastos operativos de la firma. Es decir, aquella que nos sirva de piso y que sepamos que si facturamos a una tarifa horaria por debajo de esta, generará perdida para el negocio. La tarifa horaria de equilibrio, sería el valor horario mínimo que la firma podría cobrar por sus servicios.

Para calcular el punto y la tarifa de equilibrio, seguiremos con el ejemplo de la firma Abogados Asociados, que además de saber la cantidad de abogados y su producción de horas potencial, se conoce que su costo de servicio y gasto operativo mensual es de USD 120,000 y USD 80,000 respectivamente.

El punto de equilibrio, será el nivel de venta que la firma Abogados Asociados requerirá para cubrir sus egresos. Es decir USD 200,000 mensuales o USD 2,400,000 anuales.

En consecuencia, la tarifa horaria de equilibrio será aquella que permitirá cubrir sus egresos anuales (USD 2’400,000), a través de su capacidad de producción de horas anuales (28,800 horas) es decir, USD 83 por hora (US 2,400,000 / 28,800 horas).

Con lo anteriormente expuesto, y como puede desprenderse de los conceptos de punto y tarifa de equilibrio, es fundamental que todas las firmas legales cuenten con un adecuado software de gestión de horas, para tener un pleno control de su capacidad de producción y la optimización de su negocio.

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