Software para gerencias legales: ¿Cómo las empresas usan CaseTracking?

Los departamentos legales tienen como objetivo demostrar su valor para el negocio y cambiar la percepción de su función. Esperan convertirse en aliados estratégicos y dejar de ser considerados “centros de costos”.

Para lograr esto, necesitan encontrar un equilibrio entre las actividades que se realizan internamente y aquellas que se externalizan, y determinar cómo aprovechar la tecnología para aumentar la eficiencia.

En el caso específico de la gestión de juicios, los departamentos legales a menudo recurren a la contratación de abogados externos, debido a la necesidad de especialización, y así centrarse en actividades que realmente aporten valor al negocio. Aunque la gestión del riesgo asociada a los juicios no suele delegarse, es posible externalizar la tramitación de un juicio, lo que requerirá herramientas de control y gestión presupuestaria.

Desde esta perspectiva, la solución se encuentra en la tecnología. La adopción de un software de seguimiento y gestión de procesos judiciales, como CaseTracking de Lemontech, garantiza la centralización de la información y un seguimiento adecuado de los diversos procesos judiciales en manos de abogados externos. Este software optimiza el flujo de trabajo y proporciona informes en tiempo real.

A continuación, se detallan las cualidades de CaseTracking y experiencias de otras gerencias legales que ya han utilizado este software. 

Beneficios de un software para gerencias legales

Para las gerencias legales es esencial ordenar los procesos, hacer seguimiento de los juicios y controlar el trabajo realizado por los abogados externos. Con un software para gerencias legales como CaseTracking, podrás optimizar esta gestión de manera sencilla y precisa.

Estos son sus beneficios:

Automatización del seguimiento de movimientos de juicios 

El seguimiento en línea con un software de gestión de procesos judiciales, agiliza la gestión y libera el tiempo para aprovecharlo en tareas necesarias para el funcionamiento de la compañía.

Los usuarios de CaseTracking reciben notificaciones por correo electrónico acerca de las actualizaciones de movimientos de los juicios, gracias a la conexión con el portal oficial del Poder Judicial de su país. Esto elimina la necesidad de acceder al portal o solicitar actualizaciones a los abogados externos, asegurando el cumplimiento de los plazos legales.

Las notificaciones automáticas simplifican el control de los abogados externos encargados de los juicios,y garantizan que estén efectivamente gestionando los casos y que se cumplan los plazos necesarios. Ya no es necesario solicitar informes adicionales ni hacer seguimiento por correo electrónico.

En determinados países, CaseTracking ofrece el servicio de vigilancia legal, que permite a los usuarios recibir alertas tempranas de demandas y, en consecuencia, evitar la pérdida de plazos cruciales.

Para verificar la disponibilidad de este servicio en su país, te invitamos a consultar la página web de CaseTracking.

Incluso en países sin conexión directa al portal oficial del poder judicial, CaseTracking permite seguir los movimientos y actualizaciones realizadas por abogados externos sin depender de correos electrónicos. Esto proporciona una trazabilidad completa de los casos y garantiza una gestión efectiva de los juicios.

Facilita control de abogados externos a cargo de los juicios y fortalece relaciones con proveedores legales 

CaseTracking se destaca por su capacidad para centralizar notificaciones y actualizaciones de movimientos legales, lo que simplifica el control de abogados externos y fortalece la relación con ellos.

La plataforma permite un seguimiento eficiente de los plazos gracias a las notificaciones por correo electrónico, lo que actúa como una verificación adicional para asegurar que los abogados externos estén avanzando en la tramitación de los juicios. Esto no solo agiliza la gestión de los casos, sino que también genera confianza al permitir a los abogados internos ver el progreso de manera transparente.

La centralización de la información en CaseTracking es fundamental para mejorar la relación con los abogados externos. Incluso cuando los portales oficiales no estén disponibles, CaseTracking mantiene todos los datos disponibles en el expediente virtual. Esto elimina la necesidad de realizar solicitudes por correo electrónico, y ahorra tiempo y evita posibles fricciones en la comunicación.

Otro aspecto importante es la facilidad para generar informes con CaseTracking. Con solo unos clics, la plataforma puede crear informes que condensan una gran cantidad de datos, lo que facilita la comunicación y permite enfocarse en la creación de estrategias legales de alto valor.

Además, CaseTracking reduce los márgenes de error y el riesgo de ingreso de información fraudulenta al recopilar datos directamente desde el portal oficial. Esto, en última instancia, aumenta la transparencia y la trazabilidad en los procesos legales, promoviendo una colaboración efectiva y el cumplimiento de los plazos establecidos.

Reportes en pocos clics con un software para gerencias legales

La herramienta permite controlar en tiempo real el estado de cada juicio y tomar decisiones para coordinar el trabajo del equipo legal interno y externo. Además, ofrece la posibilidad de generar tres tipos de informes:

• Reportes en Excel: Útiles para descargar listados de juicios con información del último movimiento.

• Reporte en Word: Ideal para obtener resúmenes ejecutivos de juicios, ideales para compartir con clientes, superiores o colegas.

• Reportes Avanzados: Útiles para crear tablas dinámicas con datos estadísticos de los casos, como el número de casos por etapa, cuantía, materias y otros filtros.

Esta facilidad para obtener información garantiza el acceso a los datos de los juicios o expedientes, ya sea de forma individual o de toda la cartera, lo que resulta útil para presentar informes en la empresa o ante las autoridades reguladoras.

En resumen, este software para gerencias legales permite demostrar la eficacia del departamento jurídico con detalle, con tan solo unos clics y sin depender de gestores externos o estudios legales.

Centralización de procesos judiciales y notificaciones de reguladores

Cuando se emplea Excel o sistemas no diseñados específicamente para procesos legales, el desorden administrativo puede obstaculizar la eficacia de la gerencia. Sin embargo, con CaseTracking como software para gerencias legales, toda la información se centraliza de manera estructurada y lógica, reduciendo la posibilidad de errores y facilitando la búsqueda de documentos, gracias a su función de gestión de documentos centralizada.

La información centralizada permite al equipo legal gestionar de manera eficaz el flujo de trabajo, con la capacidad de agregar tareas y eventos que el líder del departamento legal puede revisar. La bitácora colaborativa de este software de gestión jurídica permite a los usuarios compartir notas y comentarios en tiempo real, garantizando un flujo de información eficiente.

Además, el software para gerencias legales y gestión de casos permite la programación de calendarios para una mejor organización, y envía notificaciones para asegurarse de que nunca se pierda una reunión o un plazo importante. También, el responsable de los juicios puede asignar y dar seguimiento a las tareas de los abogados para lograr el avance eficiente de los juicios.

Reducción de tareas administrativas con un software para gerencias legales

Con el software para gerencias legales, se eliminan tareas manuales repetitivas que consumen tiempo y no aportan valor a los abogados, como la creación de documentos legales o eventos para casos asignados.

CaseTracking ofrece la capacidad de configurar documentos predeterminados o plantillas para los procesos más comunes dentro del departamento legal, agilizando la creación de juicios con un solo clic. Además, permite establecer flujos de trabajo predefinidos para los casos más frecuentes, lo que significa que los procesos legales se pueden agregar automáticamente al sistema cuando sea necesario.

Esto dicen nuestro clientes 

Gasco | Chile

La gerencia legal de Gasco, compuesta por cuatro integrantes, se encontraba en medio de un proceso de reestructuración interna. Su objetivo era automatizar tareas de bajo valor agregado para así enfocarse en temas estratégicos.

Sin embargo, la gestión manual de causas judiciales a través de hojas de cálculo y la coordinación con abogados externos demostraban ser ineficientes para mantener un adecuado control de los movimientos de las causas y los plazos.

Para resolver esto Gasco decidió implementar CaseTracking, software de gestión de procesos judiciales y administrativos. Además del monitoreo automatizado de causas, notificaciones y coordinación con abogados externos, la centralización de datos y la automatización de tareas manuales se convirtieron en la estrategia clave para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo legal.

Esto resultó en una serie de beneficios concretos, como el ahorro de tiempo y eficiencia, gracias a las notificaciones diarias por correo electrónico y al monitoreo automatizado, o el acceso instantáneo a la información a través de la herramienta, que les ayudó a disminuir la necesidad de requerir informes de estudios externos. 

Asimismo, lograron una gestión centralizada de riesgos, porque pueden visualizar los movimientos e información de los procesos judiciales y administrativos, brindando mayor control sobre todos los procedimientos. 

Caja Piura | Perú

Caja Piura es otro ejemplo de éxito que encontramos al usar CaseTracking. De hecho, desde su implementación han aumentado su recuperación judicial en un 30%, lo que tuvo un impacto positivo en los resultados financieros de Caja Piura.

En 2020, durante una importante reestructuración organizacional, Caja Piura identificó la necesidad de modernizar la gestión de procesos legales. Anteriormente, el seguimiento de un juicio era 100% manual, y resultaba en procedimientos que consumían mucho tiempo: subida de datos, generación de informes y/o cumplimiento de auditorías.

Adicionalmente, la falta de trazabilidad y supervisión de más de 60 abogados afectaba la eficiencia y el proceso de toma de decisiones. El desafío era modernizar y agilizar la tramitación de juicios, al tiempo que se aseguraba la transparencia, el acceso rápido a la información y capacidades de supervisión mejoradas.

La adopción de CaseTracking por parte de Caja Piura ha transformado sus procesos legales, enfocándose en garantizar transparencia, eficiencia y precisión. El resultado ha sido un impulso en las tasas de recuperación judicial, una simplificación de los procesos y toma de decisiones informadas, alineándose con la visión de la compañía. Esto ha permitido incorporar capacidades como la centralización de información, colaboración entre usuarios, integración con la plataforma judicial, y generación de informes personalizados. 

Optimiza tu gestión con CaseTracking

Frente a los desafíos que los departamentos legales enfrentan para demostrar su valía y convertirse en aliados estratégicos, especialmente en la gestión de juicios, la tecnología se posiciona como una solución fundamental.

Los departamentos legales, conscientes de la necesidad de especialización, suelen recurrir a abogados externos para concentrarse en tareas de alto valor. En este marco, la externalización de la tramitación de juicios se vuelve una alternativa viable, aunque requiere herramientas de control y gestión.

En este contexto, la adopción de un software como CaseTracking, de Lemontech, se presenta como la respuesta. Este software de seguimiento y gestión de procesos judiciales centraliza la información y proporciona un seguimiento eficiente de los procesos en manos de abogados externos.

De esta manera, no solo optimiza el flujo de trabajo, sino que también ofrece informes en tiempo real, contribuyendo a la transformación de los departamentos legales en aliados estratégicos para el negocio.

El futuro de la gestión legal es tecnológico, y CaseTracking lidera el camino hacia una gestión más efectiva. Para conocer esta herramienta, puedes probar gratis una demo y experimentar sus beneficios en la gestión de procesos judiciales.