Software jurídico para abogados y despachos: ¿cuál es mejor?

En el mercado legaltech existe todo tipo de software jurídico gratis y de pago que debes empezar a conocer inmediatamente. Y es que como abogado sabes por experiencia propia que tu trabajo no se limita a la representación de tu cliente en un juicio, sino que abarca todo lo relacionado con la gestión de los procesos, control de expedientes, gestión documental, etc.

Aquí es donde entra en juego el software jurídico para abogados, un sistema que busca digitalizar y automatizar gran cantidad de tus tareas legales diarias para que puedas ser mucho más productivo durante las jornadas laborales. A través de este tipo de soluciones puedes mantener el control y la organización de tus expedientes, juicios, información importante y demás.

De hecho, el informe “ABA TechReport 2022” de la American Bar Association expone que durante el año 2022 el 32% de los abogados estaba “muy satisfecho” con el uso de los software jurídicos para la gestión de casos, y el 57% “algo satisfecho”. Y se espera que durante los próximos años los niveles de satisfacción aumenten.

Esto quiere decir que utilizar un software jurídico para abogados y despachos sin duda sí logra optimizar el trabajo de estos profesionales. Por ello, en este artículo estaremos revisando qué es y cuáles son sus funciones principales como una de las tecnologías legaltech más utilizadas.

¿Qué es un software jurídico para abogados?

Cuando hablamos de un software jurídico nos estamos refiriendo a un programa para abogados especialmente creado para proveer las herramientas metodológicas, estratégicas y tecnológicas necesarias para la gestión legal. Esto con el objetivo de lograr centralizar en un único espacio digital la información jurídica a la que el abogado necesita acceder con frecuencia de manera remota por internet.

Gracias a este tipo de programas se logra agilizar el seguimiento de procesos judiciales y el control de expedientes jurídicos, procesos que muchas veces resultan lentos de ejecutar de forma convencional. De esa manera, con el uso de un software jurídico el abogado podrá mejorar su productividad laboral y aumentar la rentabilidad.

Software jurídico gratis para abogados

Aunque en el mercado legaltech existen muchos software jurídicos gratis, debes tener en cuenta que, por lo general, estos sistemas no cuentan con todas las características y funcionalidades que realmente necesitan los abogados.

Por esta razón, también existen soluciones bajo la modalidad “freemium”, que combina características “free” (gratuitas) con “premium” (de pago). Por otro lado, existe la modalidad de los programas que ofrecen un mes de prueba gratis (con todas sus funcionalidades disponibles de forma gratuita durante 30 días), después de transcurrido ese tiempo el usuario deberá comenzar a pagar una suscripción.

Esta opción es, sin duda, mucho mejor que buscar y utilizar un software jurídico gratis, porque este último no garantiza ni la calidad de sus funcionalidades ni la seguridad informática de sus bases de datos.

Ventajas de un software jurídico para abogados

En la actualidad, un software jurídico es el único recurso capaz de ayudarte a ser más eficiente y efectivo. Es decir, gracias a estas soluciones y tendencias legaltech puedes hacer tu trabajo en menos tiempo que el acostumbrado y, por tanto, puedes generar más ganancias durante el día. Es decir, tendrás la capacidad de asumir mayor cantidad de proyectos, sin que esto te suponga un problema de gestión o te cause estrés.

En Lemontech se ha recogido la experiencia de más de 27.000 usuarios que utilizan nuestras herramientas digitales para firmas jurídicas en América Latina, y todos ellos están de acuerdo con que la clave de los beneficios que se pueden obtener con los programas para abogados está en la digitalización y automatización de procesos. 

Dicho esto, a continuación, te describimos solo algunas de las ventajas del software jurídico para abogados en las firmas:

• El software jurídico para despachos automatiza los procesos

El software jurídico se encarga de ejecutar automáticamente ciertas tareas claves como la actualización de los juicios, el control de expedientes, la facturación electrónica y el cobro masivo a clientes. En este sentido, al comenzar a utilizar el programa empiezas a disponer de información valiosa en tiempo real y a controlar diferentes aspectos de tu gestión como abogado de forma remota. Incluso, sin la necesidad de estar utilizando un dispositivo electrónico en cada momento (como tu smartphone o tu computadora), ya que el sistema se encarga por sí solo de muchos de esos procesos gracias a su conexión a internet, lo cual le permite mantenerse sincronizado 24/7 con los portales judiciales.

• Los software jurídicos para abogados mejoran la rentabilidad

Al mejorar la productividad en ciertas actividades de la firma a través de las herramientas de un abogado, logras tener mucho más tiempo disponible para dedicarte completamente a tareas complejas relacionadas con los proyectos judiciales de tus clientes.

Ten en cuenta que, por ejemplo, las actividades de estar revisando los casos judiciales para estar atento a cualquier novedad o actualización es algo que consume horas de trabajo. Al agilizar este procedimiento con un software jurídico contarás con más tiempo disponible para sacarle provecho en actividades más productivas, como la elaboración de un documento, el diseño de una argumentación, etc.

Con este aumento en los niveles de productividad, logras ser mucho más rentable, ya que puedes realizar más actividades facturables en el mismo lapso de tiempo o en uno menor en comparación al pasado.

• Los programas para abogados facilitan el trabajo remoto

Los mejores software jurídicos funcionan en la nube. Es decir, a través de internet. Esto significa que puedes utilizar este tipo de programas estando en cualquier parte del mundo, a cualquier hora del día (24/7) y mediante cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone). De esta manera, como abogado digital adquieres la capacidad de seguir trabajando mientras esperas en un restaurante o en un aeropuerto, mientras estás en tu casa o en una reunión en China.

• El software jurídico impulsa el trabajo colaborativo de los abogados

Los software jurídicos para despachos te permiten gestionar flujos de trabajo e integrar a otros usuarios para que participen vía online. Esos otros usuarios pueden ser socios, abogados, gerentes legales, consultores, clientes, etc.

• El software jurídico para abogados mejora la toma de decisiones

Los software jurídicos son capaces de ofrecerte un panorama general, tanto de la firma, como de cada profesional. Y es que al poder visualizar el rendimiento de tus KPI de tu negocio jurídico puedes analizar el funcionamiento y la operatividad empresarial del estudio, identificando puntos de mejora, detectando procesos ineficientes, monitorizando la administración de los recursos, entre otros. Estos datos te permitirán tomar mejores decisiones estratégicas y crear planes de acción más efectivos en diferentes ámbitos de la firma.

Teniendo en cuenta todas estas ventajas del software jurídico se hace evidente que al utilizar esta tecnología logras desarrollar una ventaja competitiva dentro del mercado legal, ya que tú y tu firma comenzarán a destacarse por sus nuevos niveles de productividad, mientras que tus competidores se mantienen realizando sus procesos de forma letárgica e ineficiente.

Funciones del software jurídico para despachos de abogados

Las soluciones legaltech juegan un papel fundamental en la industria legal moderna. Por ejemplo hay software jurídicos para abogados que ofrecen las siguientes funcionalidades:

Consulta de expedientes por internet

Una de las funcionalidades más destacables del software jurídico es la consulta de expedientes judiciales por internet. Esto le permite al abogado tener una visión general y un control total de los juicios de forma remota y centralizada. 

Así, con esta herramienta el abogado puede:

• Consultar y monitorear los expedientes de forma masiva.
• Recibir notificaciones automatizadas sobre cualquier novedad o cambio en la información en los expedientes judiciales.
• Facilitar el acceso a la información jurídica para que todo el equipo de trabajo (socios, abogados, clientes, gerentes legales, etc.) pueda revisarla desde un solo lugar.

Seguimiento de procesos judiciales 

El control de los procesos judiciales resulta muchas veces complicado, por lo que tener a la mano un software jurídico para abogados permitirá que este trabajo sea más organizado y ágil a través de internet.

En este sentido, el programa es capaz de entregar acceso automatizado a las páginas de los tribunales de distintos países para que así el abogado pueda consultar y seguir procesos judiciales vía online y desde un mismo dashboard de trabajo.

Así, la información está siempre disponible para los expertos jurídicos de forma automática y organizada.

Gestión de flujos de trabajos legales

La gestión de flujos de trabajo es una de las funcionalidades más ventajosas del software jurídico, ya que a través de esta el abogado puede ordenar y automatizar el seguimiento de las tareas jurídicas, tanto individuales como grupales, de todo el equipo de trabajo.

En el caso de los flujos de trabajo grupales, el software jurídico para abogados permite:

• Asignar responsabilidades entre los miembros.
• Establecer fechas límites.
• Fijar tareas.
• Establecer recordatorios, eventos y audiencias. 
• Compartir documentos.
• Generar reportes de actividad.

Fiscalización de abogados

Todos sabemos la importancia de la fiscalización en el trabajo judicial, puesto que permite examinar las actividades tanto internas como externas de los abogados para asegurar que se cumplan con las especificaciones y normativas referentes al caso en estudio.

Con un software jurídico para abogados se podrá determinar exactamente dónde están los errores y/o las ineficiencias de las operaciones, para poder corregirlas exitosamente y que el trabajo del abogado, además de ser ágil, sea transparente.

Claves para elegir el mejor software para abogados

Si quieres implementar un software jurídico en el despacho entonces te recomendamos evaluar los siguientes factores:

• Precio de los software jurídicos (gratis y de pago)

El precio siempre es un criterio importante de elección, pero no debe ser el único. De hecho, es importante entender que el software jurídico es una inversión y no un gasto. Es una inversión porque gracias a la automatización de tareas, los abogados de la firma se vuelven mucho más productivos, lo que se traduce en que consiguen llevar adelante una mayor cantidad de trabajo y por tanto aumentar sus ingresos.

Más adelante te mencionaremos algunos software jurídicos gratis y de pago que puedes comenzar a utilizar.

• Programas para abogados en la nube

Como hemos comentado, la tecnología cloud, o en la nube, es la que permite que los programas se puedan utilizar a través de internet. Por ejemplo, si tienes un software jurídico que funciona en la nube, entonces puedes gestionar todos los juicios desde tu teléfono móvil, y desde cualquier lugar con conexión web.

• Nivel de seguridad de las software jurídicos

La seguridad con respecto a las bases de datos personales es otro de los puntos a valorar. No hay que pasar por alto que la protección de datos es un tema que gana importancia a nivel internacional.

Es recomendable escoger un software jurídico que te permita tener un control de quién accede a las bases de datos y que incluso pueda tener varios niveles de acceso para diferentes personas relacionadas con las legal operations. De esta forma, si hay cualquier problema de seguridad, es mucho más sencillo detectar dónde está el fallo.

• Grado de personalización de los software para abogados

El software jurídico para abogados debe adaptarse a lo que requiere la firma, teniendo en cuenta que todos los estudios tienen necesidades diferentes en función de la cantidad de socios y abogados, y de sus especialidades jurídicas.

Por eso, es importante que antes de hacer la elección entre un sistema u otro, la firma analice bien cuáles son sus necesidades para saber así si el programa se puede personalizar y adaptar a ellas, ya que incluso hay programas que pueden funcionar como un abogado virtual que se encargue de la atención al cliente.

Ejemplos de software jurídico gratis y de pago

A continuación, algunos ejemplos de software para abogados gratis y de pago de Latinoamérica que se están volviendo cada vez más populares en las firmas jurídicas modernas, aquellas que están dejando de utilizar Excel y Trello para comenzar a adoptar herramientas mucho más especializadas en legaltech.

• Ejemplos de software jurídicos para abogados de Chile

Teniendo en cuenta dos de los principales tipos de programas que existen (los de gestión legal y los administrativos), un par de ejemplos de software jurídicos de Chile son CaseTracking y TimeBillingX. 

CaseTracking es un software jurídico para abogados que puedes utilizar de forma gratuita por 30 días, con una suscripción posterior para continuar aprovechando sus beneficios. Se trata de una plataforma especializada en digitalizar y automatizar el control y gestión judicial vía online. Esto se debe, principalmente, porque el sistema se conecta y mantiene sincronizado con las páginas de los Poderes Judiciales de diferentes países de Latinoamérica como México, Perú, Colombia, Ecuador, Chile, entre otros. 

En este sentido, con dicho programa puedes:

• Consultar expedientes por internet
• Seguir procesos judiciales
• Gestionar los flujos de trabajo judiciales

Con este programa para abogados los usuarios desarrollan su trabajo jurídico utilizando cualquier dispositivo con conexión a internet (smartphone, tablet, laptop o PC), lo que les permite realizar el seguimiento de sus juicios desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento del día.

Hoy en día, CaseTracking es considerada una de las mejores herramientas para abogados. De hecho, su nivel de adopción es tal, que este software jurídico para despachos gestiona en la actualidad más de 2 mil millones de procesos judiciales.

De TimeBillingX hay que destacar que este software para abogados es el que más ayuda a aumentar la productividad de las firmas a nivel administrativo. Este software de productividad de última generación hace que te puedas olvidar de gastar tu tiempo en tareas administrativas que son repetitivas y monótonas.

TimeBillingX te permite:

• Gestionar la facturación electrónica y el cobro a clientes de forma masiva y automática.
• Realizar mediciones de la productividad y del rendimiento de todos los abogados dentro de la firma.
• Identificar de manera semiautomatizada cuáles son los abogados, los clientes y los proyectos más rentables para la firma.
• Evaluar si el leverage actual (relación socios/abogados) dentro de la firma es el más adecuado.
• Digitalizar el registro de tareas que cada abogado realiza durante el día, lo cual te permite conocer cuántas horas se están dedicando a tareas rentables y cuántas a las no rentables.
• Detectar cuáles son los tipos de trabajos jurídicos que suelen necesitar correcciones adicionales, para así tomar medidas preventivas y resolutivas al respecto.
• Monitorizar la utilización de los recursos internos de la firma.

Ambos son software jurídicos que se pueden utilizar sin costo alguno por 30 días seguidos. En este periodo, y si decides contratarlo, puedes realizar la revisión automática de acuerdos judiciales; facturación electrónica, medición de la productividad, etc.

Es importante señalar que aunque estas dos herramientas son desarrolladas en Chile, también funcionan a la perfección en toda Latinoamérica.

• Ejemplos de software para despachos jurídicos de México

Entre los ejemplos de software para despachos jurídicos en México podemos mencionar los siguientes:

• Weetrust: Herramienta para la firma electrónica de contratos y documentos que funciona sobre la tecnología blockchain, lo cual la convierte en un referente de legaltech en México.
• LegaLario: Plataforma para la creación de documentos jurídicos que utiliza inteligencia artificial para la validación de los mismos.
• Ejemplos de software jurídicos para despachos de Perú

Algunos de los software jurídicos en Perú son:

• Teleley: Portal en línea que notifica al abogado de forma automática cada vez que ocurre una modificación en las leyes que sean de su interés.
• George de CMS Grau: Herramienta online con la que se puede controlar y gestionar todo tipo de compliance en las empresas.
• Ejemplos de software para abogados de Ecuador

En cuanto a los software jurídicos en Ecuador se encuentran los siguientes:

• Lexis: Es uno de los primeros software para abogados de Ecuador, y cumple la función de digitalizar y agilizar el proceso de búsqueda normativa de todo tipo en el país.
• Cepweb: Otra plataforma de consulta online de toda la información legal emitida diariamente en el Registro Oficial de Ecuador.
• Ejemplos de software jurídicos para abogados de Colombia

Finalmente, algunos software jurídicos en Colombia son:

• AutenTIC Sign: Herramienta digital para la firma electrónica de documentos, que garantiza la validez de los mismos según la ley 527 de 1999 y el decreto 2364 de 2012 de Colombia. Si quieres saber más, te invitamos a leer nuestro artículo sobre legaltech de Colombia.
• Netco Signer: Plataforma especializada en certificar firmas digitales de todo tipo y verificar la identidad de los participantes en una transacción.

En conclusión, la transformación digital es la pieza clave para aumentar la productividad en las firmas. Por ello, te recomendamos que realices cursos de legaltech para que estés a la vanguardia del sector.

Los software jurídicos para abogados como CaseTracking y TimeBillingX son capaces de ayudar a los despachos a alcanzar unos niveles de rentabilidad sin precedentes, que no se pueden conseguir de ninguna otra manera. Ten en cuenta que los clientes de hoy en día sólo están dispuestos a quedarse con los abogados que demuestren estar a la vanguardia del sector, ya sea con especialidades de derecho tecnológico o cualquier otra.

Preguntas frecuentes sobre software jurídico