Smart working vs. Teletrabajo: ¿cuál es mejor para las firmas?

La filosofía del smart working y la del teletrabajo han tomado un protagonismo sin precedentes. Y es que la cuarentena por el coronavirus ha pisado el acelerador de un fenómeno que se venía dando muy lentamente: el trabajo remoto. Para esta fecha, el trabajo presencial ha quedado en el pasado para la mayoría de las empresas. Sin embargo, antes de transformar la gestión y la cultura de la organización, es necesario conocer las diferencias entre el smart working y el teletrabajo.

¿Qué es la filosofía del smart working?

La filosofía del smart working o del trabajo inteligente busca fomentar el cumplimiento de objetivos por parte del trabajador, en vez del cumplimiento de las horas laborales. Para ello, se delega en el empleado la confianza de hacer su trabajo de la forma en que este prefiera, siempre y cuando alcance las metas que se le han asignado.

Así, el smart working permite que el trabajador realice sus labores desde su casa o en cualquier otra parte, y en los momentos y bajo las circunstancias que desee. Con esta filosofía, lo único importante para la empresa es que el smart worker le aporte valor a la organización a través de la consecución de las metas propuestas, ya que el simple cumplimiento de horas laborales no significa que el trabajador realmente esté siendo productivo durante ese tiempo.

Aquí se aplica la máxima de que “lo importante no es el trabajo duro, sino el trabajo inteligente”.

Diferencias entre smart working y teletrabajo

A pesar de ser muy similares, existe una gran diferencia entre el smart working y el teletrabajo:

El smart working, como dijimos en su definición, se centra en el cumplimiento de objetivos por parte del profesional. En cambio, el teletrabajo se enfoca es en el cumplimiento del horario laboral. Esto hace que el smart working sea mucho más flexible que el teletrabajo.

El smart worker puede planificar su día a día acorde a su conveniencia, y aprovechar los tiempos muertos para avanzar en su trabajo (mientras espera en el aeropuerto o en un restaurante). En cambio, el teletrabajador debe apegarse a las imposiciones de la empresa en cuanto al horario laboral, manteniéndose conectado vía online durante la misma cantidad de horas como si fuese un trabajo presencial. Esta situación le impide trabajar desde distintos lugares o momentos a lo largo del día.

Ejemplos de smart working en firmas de abogados

El trabajo de los abogados es muy dinámico. Constantemente, los letrados deben movilizarse de un lugar a otro para realizar sus diligencias jurídicas. En este sentido, gracias a las herramientas en la nube, un abogado smart worker puede, por ejemplo, utilizar su teléfono móvil o su tablet para trabajar mientras está a la espera de ser atendido en un tribunal, en una notaría o en cualquier otro organismo. De igual manera puede mantener una videoreunión con sus clientes mientras se desplaza de un sitio a otro. Incluso, si se encuentra de viaje, el abogado podría seguir gestionando sus causas legales ante el Poder Judicial de su país de origen a través de internet.  

Así es como el smart working no solo habilita al abogado para trabajar desde donde sea y cuando sea, sino también al gerente para gestionar toda la firma en remoto.

¿Cómo implementar la metodología del smart working?

La clave para implementar el smart working de manera exitosa está en el compromiso por parte de todos los involucrados (gerente de la firma, socios y abogados) de hacer lo que sea necesario para cumplir con los objetivos.

Esto significa que, por un lado, la firma como organización debe proveerles a sus abogados los recursos necesarios para que estos puedan trabajar en remoto de forma eficaz y eficiente. Esto incluye computadoras y dispositivos móviles, suscripciones a internet fijo y móvil, licencias de uso de herramientas digitales, sistemas para la seguridad de la información, etc.

De hecho, recientemente, el Tribunal Supremo Federal de Suiza ha decidido que las empresas de ese país deben pagar parte del alquiler de sus empleados cuando estos trabajan a distancia, ya sea en sus hogares o en otros sitios.

De igual manera, es necesario que en la firma se comiencen a utilizar las herramientas necesarias para monitorizar el rendimiento y la productividad de los letrados. Así como también las herramientas que les permitan a los socios coordinar vía online a sus equipos de abogados.

Por otro lado, los abogados deben comprometerse a mantener una comunicación constante con sus superiores y colegas, y a utilizar las herramientas de teletrabajo que la firma ha adquirido para facilitarles su gestión jurídica vía online. Recordemos que el smart working es una modalidad de trabajo que debe ser asumido con responsabilidad, no se trata de una nueva modalidad de “vacaciones”.

Herramientas para el smart working en las firmas de abogados

Uno de los pilares del smart working son las herramientas en la nube. Estas les permiten a los abogados trabajar a cualquier hora (24/7), desde cualquier parte del mundo y mediante cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone).

En el sector legaltech destacan dos herramientas para el smart working que se han popularizado bastante en las firmas de América Latina.

Una de ellas es CaseTracking. Se trata de un programa que se conecta y se sincroniza a través de internet con la página del Poder Judicial de cada país. Gracias a ello, los abogados de la firma pueden gestionar y seguir sus causas judiciales vía online a través de un navegador web o de una aplicación móvil.

La otra es TimeBillingX. Una plataforma que automatiza la facturación electrónica y digitaliza el registro de horas trabajadas, pero además también genera reportes analíticos sobre el rendimiento y la productividad de socios y de abogados, así como también analiza los índices de rentabilidad por cada cliente.

En conjunto, ambas herramientas fomentan una cultura de smart working que empodera a los gerentes legales y a los abogados para trabajar de forma cómoda y ágil, sin las restricciones típicas del trabajo presencial o del teletrabajo convencional.