Sistemas de control que necesita ahora tu firma

Los objetivos comerciales de una firma de abogados se cumplen mejor mediante la implementación de sistemas de control y procedimientos internos. Una estructura de este tipo permite salvaguardar los recursos disponibles, maximizando su aprovechamiento.

Los sistemas de control proporcionan una forma de recopilar, organizar, registrar y reportar la información necesaria para el funcionamiento eficiente del estudio legal.

Sistemas de control del tiempo para abogados

Pese a que la industria legal es intensiva en papel, hace tiempo que ya son mayoría las firmas de abogados que han dejado de lado las notas manuscritas, e incluso los archivos Excel, para preferir herramientas automatizadas de gestión del tiempo.

Este tipo de soluciones ahorran minutos valiosos en la jornada de los profesionales del estudio, evitándose tener que pensar en si se debe rastrear alguna información o no, y eliminando la posibilidad de perder información. Gracias a este tipo de software se puede llevar a cabo un seguimiento de toda su jornada laboral y de la cantidad de tiempo dedicado a un cliente o un proyecto, lo que permite entender cuánto tiempo y recursos se dedica verdaderamente a cada uno de estos, analizar la rentabilidad del esfuerzo invertido, y definir si se puede organizar mejor el flujo de trabajo.

Se necesitan datos imparciales para tomar buenas decisiones de negocio, pero también para asegurar los ingresos. Un software de control de tiempo facilita que las firmas de abogados ajusten más sus presupuestos e impulsen su rentabilidad y productividad.

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Objetivos alcanzables mediante la implementación de políticas y sistemas de control interno

Objetivos de gestión

  • Establecimiento de tarifas y términos de facturación, así como límites de crédito de los clientes.
  • Automatización de tareas administrativas que consumen valiosos recursos y tiempo.
  • Solución de los problemas de facturación y cobranza antes de que afecten las finanzas de la empresa.
  • Evaluación por parte de la administración de la firma de las cancelaciones de cuentas por cobrar o trabajos en curso.
  • Establecimiento de procedimientos de mantenimiento para un sistema de control de expedientes.

Objetivos operacionales del estudio legal

  • Mantenimiento de un registro que permita hacer un seguimiento del tiempo que los abogados dedican a los distintos asuntos y proyectos.
  • Carga de todo el tiempo facturable registrado al archivo del cliente correcto.
  • Registro de todo el tiempo no facturable en las cuentas apropiadas provistas para dichas actividades.

Metas asociadas a los ingresos para la firma de abogados

  • Facturación de todo el tiempo registrado puntualmente y a las tarifas preaprobadas.
  • Envío puntual de todas las facturas.
  • Registro y correcto depósito de los fondos entrantes.
  • Revisión periódica del tiempo y los gastos no facturados.
  • Monitorización de las cuentas por cobrar vencidas.

Los procedimientos y políticas escritos para lograr estos objetivos deberían estar más detallados y aclarar cada aspecto individual de los sistemas de control. Esto ayudará a los usuarios del sistema a entender que el incumplimiento de estas políticas provoca un efecto directo sobre el potencial de ingresos de la firma.

Un componente crucial del control interno es el seguimiento y, por eso, conviene prestar más atención al tiempo que se dedica al trabajo facturable. Cuando se prioricen las tareas, hay que poner el trabajo facturable primero y delegar las tareas administrativas cuando sea posible, así como automatizar usando una solución especializada. 

Con un software de gestión del tiempo los sistemas de control ganan en precisión y agilidad. Una solución de este tipo permite a la firma ser más eficaz y flexible.

La inversión en tecnología siempre tiene un gran rendimiento. No hay que olvidar que, en la industria legal, el tiempo es el recurso más valioso de sus profesionales.

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