Sistema de organización: cómo implementar el smart working

El sistema de organización del trabajo Agile que está detrás del smart working es el enfoque que mejor demuestra estar funcionando para las firmas de abogados en los últimos tiempos. La evidencia más obvia ha sido el crecimiento en el trabajo flexible, empoderando y permitiendo que los profesionales trabajen donde, cuando y como quieran.

Según The Agile Organization, “el trabajo ágil consiste en unir personas, procesos, conectividad y tecnología, tiempo y lugar para encontrar la forma más adecuada y eficaz de trabajar a la hora de llevar a cabo una tarea en particular. Este planteamiento se basa en la definición de unas pautas (de la tarea) pero sin límites (de cómo lo logras)”.

Pero esta agilidad y la capacidad de mantener el ritmo de las operaciones en las dimensiones del tiempo y el espacio ha dado como resultado que las firmas de abogados normalmente vean el enfoque Agile únicamente a través del prisma de la tecnología. Pero ágil no debe comenzar como un proyecto tecnológico, debe comenzar como una estrategia de negocio, ya que, de esa manera, existen muchas más posibilidades de aprovechar el máximo rendimiento de la inversión que se realice en herramientas.

Implementación de un sistema de organización smart working paso a paso

Las firmas que ya han adoptado el trabajo flexible normalmente mencionan, como impulsor del cambio al smart working, la necesidad de atraer y retener talentos, o de construir culturas de personas más sólidas. Este planteamiento aborda los problemas de equilibrio entre el trabajo y la vida, derribando las barreras físicas ligadas al lugar de trabajo tradicional y a la presencialidad de 9 a 5.

En otros casos, se hablará de esa decisión como la única posible para alinear al estudio con sus planes de reducción de costes, ya que el trabajo remoto y el escritorio compartido pueden transformar de raíz la oficina en el futuro, con grandes ahorros potenciales.

También habrá abogados que defiendan que es la única forma de entregar el mejor servicio a sus clientes y llegar a nuevos segmentos del mercado. La demanda está cambiando y eso hace que muchos competidores ya estén adaptándose a los nuevos requisitos.

En cualquier caso, para introducir un sistema de organización como el smart working en la firma de abogados, lo que hace falta es:

1. Análisis del contexto inicial. Hay que evaluar los aspectos culturales, hacer un análisis de costes / beneficios, averiguar si es preciso introducir cambios en las políticas de la firma y tener en cuenta también aspectos regulatorios aplicables al sistema de organización del trabajo.
2. Definición del proyecto. Partiendo de la definición de objetivos, es preciso proceder a la identificación de partes interesadas, definición de políticas y planificación de plazos de implementación del nuevo sistema de organización smart working.
3. Análisis de eficacia y eficiencia (coste-beneficio). En esta etapa hay que evaluar las necesidades en relación con la infraestructura de TIC. Seguramente hace falta tener en cuenta alguna herramienta para facilitar la automatización de tareas, como CaseTracking, y, por supuesto, una solución que facilite la gestión y administración del tiempo; algo que toma mayor relevancia al trabajar desde este planteamiento ágil. TimeBillingX puede ser la herramienta indicada para ello. Además, es posible que haya que tomar en consideración la reorganización del diseño físico del espacio en la firma y la capacitación de los integrantes del estudio, para desarrollar las habilidades que les facilitarán la transición al smart working.
4. Seguimiento, control y evaluación. Esta última etapa permite, partiendo de la monitorización de indicadores para firmas de abogados, que deberán definirse (este artículo te puede ayudar a ello), proceder a hacer un seguimiento del proceso que haga posible introducir los ajustes necesarios.

Los beneficios del trabajo flexible han de ser tenidos en cuenta en las firmas de abogados que piensan en adoptar el planteamiento smart working.

Entre las principales ventajas de dar el paso se encuentra la capacidad de conservar personal valioso (por ejemplo, aquellos que necesitan trabajar a tiempo parcial para equilibrar la vida laboral y familiar), niveles reducidos de bajas por enfermedad (debido a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida), aumento de la moral y el compromiso de los empleados con la firma, mayor productividad (los profesionales pueden trabajar cuando se sientan más frescos (según el horario de trabajo flexible adoptado), tiempo de respuesta más rápido y gastos generales reducidos.

¿Listo para implementar un nuevo sistema de organización del trabajo en tu firma?