Registro de horas: ¿Por qué es tan necesario para las firmas de abogados?

Para ejercer su labor, los abogados necesitan de expertise y conocimiento. Ambas son el recurso principal para ejecutar y cumplir las expectativas de los clientes a su cargo, y representan el inicio del círculo virtuoso dentro de su carrera profesional. 

Gracias al éxito de su ejercicio, los juristas crecen y logran establecer una buena reputación. Con mejor reputación, pueden captar más clientes, incrementar sus recursos y mejorar su margen de ganancia. 

Hoy en día, debido a un ambiente cada vez más competitivo y un mundo digitalizado, este escenario es cada vez menos replicable. Como respuesta, las firmas de abogados necesitan profesionalizar su gestión, con la implementación de estrategias y recursos que fortalezcan cada aspecto de su cadena de valor.  

En el contexto de despachos jurídicos en crecimiento, el tiempo se vuelve una limitación que debe ser gestionada y administrada por los socios. Para ello, necesitamos el uso de herramientas que registren las horas trabajadas y nos muestren con precisión el rendimiento del despacho, y sus abogados, para tomar decisiones estratégicas. 

Desmiente los mitos del registo de horas

Algunos especialistas en el tema se encargan de decir que “cargar horas es muy desgastante” y no aporta valor, o que “no debemos medir el tiempo a menos que cobre por horas”. 

Desde el propio cobro también existe este rechazo, porque si se alarga la resolución del proyecto se cree que “cobraré más, por más horas dedicadas”.  

El registro del tiempo ayuda a las firmas porque permite medir la productividad y la inversión de los recursos, y garantiza una facturación transparente y transparente de los trabajos realizados.

De acuerdo con Attorney at Work, las firmas que mantienen la facturación actualizada en tiempo real tienden a generar ingresos de 25 a 40 por ciento más altos que los estudios que no están al día y demoran su gestión del tiempo.

Además, a este problema hay que sumar el retraso en el envío de facturas a los clientes, otra cuestión bastante habitual y que retrasa la generación de ingresos. De hecho el tiempo que toma a los estudios enviar facturas de clientes, según una encuesta reciente es:

• 3 días o menos: 16% de los encuestados;
• 1 semana o menos: 22% de los encuestados;
• 1 o 2 semanas: 24% de los encuestados.

Las firmas siempre requieren una medición exhaustiva de cómo sus recursos están siendo aprovechados, y esto se logra con la medición del tiempo. Al tener esto claro, puedo saber qué abogados están siendo más rentables o qué área del despacho no está entregando los resultados. En otras palabras, a mejor aprovechamiento del tiempo, mayor rentabilidad.

Sé eficiente y efectivo: Mide tu tiempo

Si medimos el tiempo que aplicamos en los proyectos y clientes, y somos eficientes, estaremos un paso adelante de la competencia. Los clientes de hoy son cada vez más exigentes, y esta eficiencia hará la diferencia a la hora de escoger una firma por encima de otra.

Un despacho en crecimiento también necesita medir el tiempo, para controlar y evaluar la productividad de sus abogados. También es esencial reconocer si la cantidad de juristas está siendo la necesaria para abarcar la proyectos y la llegada de nuevos clientes.

¿Estás adquiriendo más clientes? ¿Cómo sabes si puedes acompañarlos o no? Con la medición del tiempo.

Los despachos jurídicos son empresas y como tal, para crecer y rentabilizar, deben profesionalizar su gestión. No basta con solo sumar clientes, incrementar el costo de los servicios, y agradecer por los resultados positivos. 

En este punto, podemos citar la cadena de valor de Michael Porter. Esta práctica consiste en una serie de actividades dentro de toda empresa, incluidos los negocios legales, que se interrelacionan entre sí con el fin de elevar su valor.

Esta cadena de valor se divide en actividades primarias:

• Logística interna 
• Producción
• Logística externa
• Marketing y ventas
• Servicio post venta

Y actividades secundarias:

• Infraestructura de la empresa
• Dirección de Recursos Humanos
• Tecnología y Departamento de I+D
• Compras y aprovisionamiento 

Al ver esto, se confirma que la gestión de la firma va más allá de solo aumentar la clientela. Manejar todas las áreas con eficiencia, hará que se obtengan mejores resultados y se diferencien de la competencia.

“Asegurémonos que las fórmulas que utilizamos para crear ese valor estén hechas a la medida de nuestras firmas para evitar el desperdicio de recursos”, dice Amado Sánchez Harding, abogado y consultor costarricense.

Para lograr esta eficiencia de los recursos, puedes implementar un modelo de gestión. Este es básicamente un instrumento que ayuda a tomar decisiones de los recursos claves del despacho, como el costo, precio, tiempo de abogados y número de abogados.

De esta forma, se podrían identificar las necesidades de la firma, solo con hacer seguimiento de cuatro variables: facturación (venta neta), costo (valor bruto de las remuneraciones), cantidad de profesionales (socios y abogados) y cantidad de horas (horas facturables de abogados).

Esta práctica requiere el registro de horas. No solo para la cantidad de horas facturables, sino para obtener la media de utilización de los abogados, su facturación y, en consecuencia, su productividad y rentabilidad.

De acuerdo con el Legal Trends Report 2022 de Clio, la tasa de utilización se encuentra hoy en 33%, lo que indica que un abogado completa 2,6 horas de trabajo facturable cada día.

Para los abogados que trabajan más de ocho horas al día, esas 2,6 horas equivaldrían a un porcentaje mucho menor de lo que representa su jornada. De hecho, según el reporte de Clio, aunque algunas empresas están viendo un aumento en ese porcentaje de “horas productivas”, aclaran que esto es solo un  efecto secundario de trabajar más horas durante el día, y no necesariamente como resultado de volverse más productivas.

Entonces, en un proyecto que tuvo costos más altos y que hubo margen de ganancia… ¿Sabías cuánto tiempo se le dedicó? ¿Cuántos abogados participaron y qué tan productivos fueron? Quizás en ese tiempo, el despacho pudo trabajar en más proyectos, con menor asignación de abogados, y generar mayores ingresos.

Recuerda que el tiempo de tu abogado es el principal recurso en un proyecto y medir las horas se traslada al total del costo del proyecto (por el salario del abogado). Sin esto considerado, es muy probable que estés perdiendo dinero y tiempo.

Registro de horas = Clientes satisfechos 

El registro del tiempo brinda transparencia de cara al cliente.  Con el resumen del tiempo trabajado, puedes brindarle el detalle de las tareas realizadas y cuántas horas invertiste en su proceso.

Con ese nivel de detalle, se demuestra la diligencia, el compromiso del despacho y el valor del abogado, y permite a los clientes comprender mejor el valor que están obteniendo por sus honorarios.

Si un cliente puede ver que un abogado ha dedicado varias horas a investigar y tomar las medidas necesarias para que el juicio salga a su favor, apreciará el esfuerzo e invertirá en la gestión de la firma, sin problemas.

Además, un registro de horas transparente facilita la comunicación entre el abogado y el cliente, ya que ambos pueden discutir el trabajo realizado con referencias precisas.

“Muchas veces se nos olvida escuchar la voz de nuestros clientes, lo que no sólo puede facilitar esa relación de dependencia, sino que garantiza un éxito seguro, ya que pavimenta el camino de una buena fidelización”, dice Mary Romero, Go to Market Leader de Lemontech.

Mejora el pricing con el registro de horas

El pricing es otro beneficio del registro de horas. Al tener un mapeo detallado del tiempo dedicado a las diferentes tareas, tendrás una base sólida para calcular los honorarios y los costos asociados a cada proyecto. Así asegurarás de siempre cobrar más de lo que inviertes. 

De esta forma, la firma puede realizar estimaciones más precisas para nuevos proyectos, lo que es especialmente útil al presentar propuestas a clientes potenciales y finalmente, evitar sorpresas desagradables.

Si hablamos de pricing, también debemos mencionar la mejora de la eficiencia. El registro de horas ofrece oportunidades para mejorar la eficiencia interna y optimizar los procesos de trabajo.

Si se analizan los datos recopilados, la firma puede identificar patrones y tendencias que pueden llevar a la implementación de mejores prácticas y enfoques más eficientes. Esto no solo mejorará la rentabilidad de los proyectos, sino que también aumenta la satisfacción del cliente al proporcionar un servicio más rápido y efectivo.

Por ejemplo, en el mismo Legal Trends Report se destaca que el despacho de abogados promedio cobra solo 748 dólares por cada  $1.000 de trabajo facturable.

Esto significa que las firmas podrían obtener hasta un 34% más de ingresos al optimizar sus tasas de realización y recaudación. En resumen, esta es una gran oportunidad para que los juristas la aprovechen.

¡No dejes pasar más tiempo!

Es momento de tomar decisiones y enfrentar a la competencia con datos. No puedes dejar pasar más tiempo sin registrar tus horas y gestionar uno de los recursos más valiosos que tienes.

Podemos decir que la verdadera rentabilidad y productividad en un despacho de abogados no radica en trabajar más horas, sino en trabajar de manera más eficiente y efectiva, utilizando el registro de horas como una herramienta para mejorar la gestión del tiempo y los recursos.

Además, al combinar el registro de horas con enfoques innovadores y la tecnología adecuada se pueden elevar la eficiencia de la gestión.

Por ejemplo, con TimeBillingX, un software de productividad y facturación, es posible gestionar clientes y proyectos, y de esta forma asistir en el seguimiento de horas trabajadas y actividades dentro del despacho o área legal.

Gracias a la información que registra el sistema, de esas horas, clientes y proyectos gestionados, las firmas pueden generar reportes con información relevante, que facilitan la toma de decisiones estratégicas (como la rentabilidad de los clientes o de los propios abogados).

Dicho así, unidas la tecnología y las estrategias de gestión efectivas, los despachos pueden lograr un equilibrio entre la rentabilidad y la productividad, al tiempo que garantizan un servicio legal de calidad y satisfacción para sus clientes.