Mejores prácticas en time billing en la industria legal

En un campo tan competitivo como lo es la industria legal, las firmas de abogados deben asegurarse de que se utilizan todas las herramientas posibles para obtener una ventaja, para lograr posicionarse por encima de los competidores o penetrar con éxito nuevos mercados. Implementar una solución de time billing es una forma de ser más competitivos, puesto que permite dedicar más tiempo a ayudar a los clientes, conocer las horas dedicadas a cada actividad, facturar de una forma más precisa, y analizar el uso de los recursos de la firma.

En el contexto legal, la productividad y la rentabilidad son dos objetivos que siempre se están buscando. En importante entender que estos conceptos están altamente ligados al trabajo que realiza cada cada abogado que pertenece a la firma, donde el principal recurso que utiliza el profesional es, sin duda, su tiempo. Es por eso que se hace tan importante poder medirlo de forma eficaz.

En las siguientes líneas respondemos dudas acerca de qué es time billing, cuáles son las mejores prácticas en time billing para abogados, por qué conviene dejar atrás los métodos tradicionales de cálculo de horas facturables, que es una app de time billing y para qué sirve un software dedicado al time billing.

¿Qué es el time billing?

El término time billing hace referencia a la “facturación de tiempo”. Las horas facturables se refieren al tiempo trabajado en asuntos jurídicos que efectivamente serán cobradas a un cliente, de acuerdo a una tarifa contractual. Es importante reconocer que, en cambio, las horas no facturables se refieren a aquellas que fueron trabajadas (invertidas), pero que no califican para ser cobradas al cliente (ejemplo: horas pro-bono, tareas administrativas relacionadas a un proyecto, etc).

Tanto el cliente como el abogado necesitan saber qué significa una “hora facturable”. Un aspecto que cobra especial importancia si se tiene en cuenta que “la mitad de los abogados españoles asegura dedicar más del 21% de su jornada laboral a realizar tareas administrativas y la mayoría (80%) preferiría realizar cuestiones distintas a estas, durante su jornada laboral” (el Derecho).

En concreto, hay estudios que demuestran que los abogados dedican solo 2,3 horas al día a tareas facturables y facturan un promedio de solo 1,6 horas de ese tiempo (AboveThe Law). 

Por lo general, los abogados llevan un registro de estas horas al escribirlas. Luego incluyen una descripción. Pero, por lógico que parezca, sin la atención y el seguimiento adecuados, podría llegar la confusión, sumarse a fallos en la memoria y, en última instancia, producirse la pérdida de beneficios para el abogado y su empresa. Es por eso que las 2,3 horas se quedan en 1,6.

El concepto de time billing también está relacionado al concepto de time tracking, que se refiere a llevar el registro del tiempo que se dedica a cada actividad, al contar la duración de cada una de las actividades que se realizan durante el día, para poder obtener información que permita hacer una evaluación de las formas en las que se está trabajando y hacer ajustes para mejorar lo que convenga ser mejorado. 

Más que pensar en “administrar el tiempo”, se trata de administrar las actividades realizadas y entender cuánto tiempo se invierte en realizarlas. Esta práctica servirá para medir índices de productividad de los profesionales y en consecuencia de la firma.

¿Cuáles son las mejores prácticas en time billing para abogados?

Optimizar las tasas de rendimiento de la empresa

Este índice es un reflejo de la productividad y la eficiencia de facturación de la firma por lo que, cuanto mayor sea la tasa de rendimiento, más eficiente será el estudio. Esto puede averiguarse dividiendo el número de horas facturables por el total de horas registradas en un período de tiempo particular. Así, si se descubre que las horas se emplean en trabajos no facturables, deberán realizarse algunos cambios inmediatos, como:

• Automatizar, delegar o externalizar el trabajo no facturable, siempre que sea posible.
• Centrarse en las actividades más generadoras de valor para el cliente.
• Optimizar la tasa de rendimiento poniendo el foco en objetivos financieros y objetivos facturables.

Eliminar las barreras de rendimiento de facturación / seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo, cuando se hace manualmente, es tedioso y propenso a errores. Cuando esto sucede, esta tarea se convierte en un asunto pendiente que los abogados tratan de evitar. Además, está demostrado que, cuanto más se procrastina, mayor es el porcentaje de time billing que se olvida de facturar.

Las firmas que mantienen la facturación actualizada en tiempo real tienden a generar ingresos de 25 a 40 por ciento más altos que los estudios que no están al día y demoran su gestión del tiempo (AttorneyatWork).

Además, a este problema hay que sumar el del retraso en el envío de facturas a los clientes, otra cuestión bastante habitual y que retrasa la generación de ingresos. De hecho el tiempo que toma a los estudios enviar facturas de clientes, según una encuesta reciente es:

• 3 días o menos: 16% de los encuestados;
• 1 semana o menos: 22% de los encuestados;
• 1 o 2 semanas: 24% de los encuestados.

Está claro que la mejor opción es que el seguimiento de tiempo sea automático gracias a un software que se ocupe de la monitorización y facturación, eliminando hojas de cálculo, cálculos manuales y notas a mano.

¿Por qué conviene dejar atrás el método tradicional de cálculo de horas facturables en una firma de abogados?

Al ser uno de los campos profesionales más conservadores, las firmas suelen no considerar o priorizar la implementación de soluciones digitales debido a dudas que pueden estar relacionadas a la confidencialidad de datos, o simplemente porque se trabaja bajo un enfoque tradicional. Sin embargo, al no dar el paso hacia la tecnología, las firmas de abogados corren el gran riesgo de gastar mucho tiempo en asuntos como la gestión de casos, el registro del tiempo manual y la gestión de tareas administrativas.

El registro manual de las entradas de tiempo y los cálculos del tiempo de trabajo son la manera “tradicional” de realizar el time billing. Sin embargo, un sistema de este tipo es difícil de gestionar debido a la falta de responsabilidad del método, ya que con mayor frecuencia los resultados entregados no son tan precisos como podría esperarse.

Sin abrazar la tecnología, las firmas de abogados corren el riesgo de:

• Perder tiempo al almacenar datos, administrar casos, mantener el tiempo y mantener la rutina administrativa, cuando se comparan con profesionales legales que cambiaron la forma en que trabajan y procesan sus tareas mediante la aplicación de soluciones digitales en la administración.

• Pasar por alto errores que les cuesten un porcentaje de los beneficios.

• Desaprovechar la oportunidad de comprender mejor sus procesos de trabajo y poder identificar ineficiencias y áreas susceptibles de mejora.

• Dificultar el avance del estudio hacia un modelo de negocio que aporte mayor valor a sus clientes y asegure unas condiciones más beneficiosas a su talento.

De igual forma, realizar el registro del tiempo de forma manual, utilizando por ejemplo herramientas como Excel, también simboliza una serie de dificultades:

• Al tratarse de un sistema manual, por lo general a los abogados se les olvida utilizarlo para registrar el tiempo trabajado, lo cual afecta directamente a la rentabilidad del estudio. Una hora trabajada y no registrada, es una hora no cobrada.
• Las hojas de cálculo de Excel son complicadas de configurar y, peor aún, muy fáciles de desconfigurar debido a cualquier error involuntario.
• Armar un documento consolidado para facturarle al cliente requiere de una gran inversión de tiempo y de esfuerzo.

Time billing software

Con la tendencia general de la transformación digital en las operaciones de los bufetes de abogados, se empieza a observar la creciente demanda de software de seguimiento del tiempo adaptado a las necesidades de los profesionales del derecho.

Qué es un software de time billing

El software de time billing es un tipo de solución tecnológica diseñada para aquellos que requieran gestionar su tiempo y llevar un control de sus actividades realizadas (freelancers, por ejemplo). Se trata de una solución digital que conviene mucho en la práctica legal y que resulta idónea para cubrir las necesidades de los profesionales del derecho. Este tipo de programas informáticos les facilita el seguimiento y registro de sus horas facturables, permitiendo también que lleven una mejor organización de su trabajo.

En el marco de las rutinas de una firma, la automatización es el apoyo confiable que hace posible operar con mayor transparencia y aumentar la precisión de las cuentas. Por una parte, se facilita que los abogados dediquen menos tiempo a recoger y reportar sus tareas diarias. Todo queda registrado de manera automática, en tiempo real, lo que hace posible luego contar con esa información para realizar un análisis de tiempo invertido en cada tarea y en cada proyecto. Por otra, se minimizan los errores, ya que el fallo humano no tiene lugar en un proceso gestionado a través del software.

Qué es una app de time billing

Una app de time billing es una aplicación de software basada en la nube, que agiliza y flexibiliza la forma de gestionar el tiempo de los profesionales de la leyes, haciendo este cometido de manera más rápida y sencilla. 

El seguimiento del tiempo es uno de los pilares de la rentabilidad pero sin el apoyo de una solución software o una app de time billing no es fácil de realizar minuto a minuto. Los proyectos son largos y complejos, cada día se producen infinidad de interacciones y el abogado puede olvidarse de registrar una llamada o de dejar constancia de esos minutos dedicados a consultar antecedentes, al ser este solo uno de muchos ejemplos.

Al contar con una app específica para su trabajo puede acceder al historial de todas sus entradas de tiempo en un calendario amigable e intuitivo organizado por proyectos. A partir de él, se hace muy sencillo crear informes, visualizar la evolución del trabajo y comprender mejor las tareas realizadas cada hora de su jornada, por cada cliente, también.  

Uno de los puntos fuertes de contar con una app de time billing es que el registro del tiempo dedicado a cada proyecto puede llevarse a cabo desde cualquier dispositivo, en todo momento y lugar.

Ventajas de software de time billing

La implementación de este tipo de soluciones ayuda a que los abogados lleven un mejor control de su tiempo y recursos invertidos e impulsa a eliminar los procedimientos innecesarios. Además, se obtienen ventajas adicionales ya que, no solo se resuelve el problema de los registros de tiempo, sino que también genera consecuencias positivas asociadas a la facturación, la generación de informes y el presupuesto de casos. Otro beneficio de optar por la automatización es que la aplicación del software de seguimiento del tiempo reduce la microgestión.

Con los software de time billing diseñados para satisfacer las necesidades específicas de los profesionales del derecho, las firmas de abogados y sus empleados desbloquean un nuevo nivel de productividad al facilitar el flujo de trabajo y, por lo tanto, aumentar sus ingresos. Además, el uso de este tipo de herramienta es lo que les permitirá a los socios de las firmas poder obtener reportes que sean capaces de entregar datos importantes que servirán para la toma de decisiones estratégicas para el negocio.

Así, las firmas podrán dar el paso hacia aquellas que se consideran las más rentables; donde sus abogados saben aprovechar mejor sus tiempos de trabajo para ser más productivos y conseguir mejores resultados. Esto lo logran, principalmente, a través del registro de horas trabajadas, lo que les permite identificar en dónde pudiesen existir oportunidades de mejora para hacer más eficiente el uso de su tiempo y para aportar mayor calidad y excelencia a la gestión que realizan.