Qué es el time billing en la industria legal

A los clientes de los bufetes de abogados se les cobra por hora facturable, un concepto que excluye del time billing muchas de las tareas que realizan estos profesionales del Derecho. En concreto, hay estudios que demuestran que los abogados dedican solo 2,3 horas al día a tareas facturables y facturan un promedio de solo 1,6 horas de ese tiempo (AboveThe Law).

En un campo tan competitivo como lo es la industria legal, las firmas de abogados deben asegurarse de que se utilizan todas las herramientas posibles para obtener una ventaja, como la que les permita dedicar más tiempo a ayudar a los clientes y realizar un mayor trabajo facturable.

 ¿Qué es el time billing?

Tanto el cliente como el abogado necesitan saber qué significa una “hora facturable”. El time billing es el tiempo trabajado en un asunto que se cobrará a un cliente de acuerdo con una tarifa contractual.

Por lo general, las horas facturables se refieren al tiempo en el que el abogado realiza un seguimiento por su cuenta y presenta a los responsables de la firma para su aprobación antes de pasar al cliente (algo que solo es comprobado en el 70% de los casos, de acuerdo con esta encuesta sobre time billing).

Por lo general, los abogados llevan un registro de estas horas al escribirlas. Luego incluye una descripción. Pero, por lógico que parezca, sin el cuidado adecuado, podría llegar la confusión, sumarse a fallos en la memoria y, en última instancia, producirse la pérdida de beneficios para el abogado y su empresa.

 ¿Cuáles son las mejores prácticas en time billing para abogados?

Optimizar las tasas de rendimiento de la empresa

Este índice es un reflejo de la productividad y la eficiencia de facturación de la firma por lo que, cuanto mayor sea la tasa de rendimiento, más eficiente será el estudio. Esto puede averiguarse dividiendo el número de horas facturables por el total de horas registradas en un período de tiempo particular. Así, si se descubre que las horas se emplean en trabajos no facturables, deberán realizarse algunos cambios inmediatos, como:

  • Automatizar, delegar o externalizar el trabajo no facturable, siempre que sea posible.
  • Centrarse en las actividades más generadoras de valor para el cliente.
  • Optimizar la tasa de rendimiento poniendo el foco en objetivos financieros y objetivos facturables.
New Call-to-action

Eliminar las barreras de rendimiento de facturación / seguimiento del tiempo

El seguimiento del tiempo, cuando se hace manualmente, es tedioso y propenso a errores. Cuando esto sucede, esta tarea se convierte en un asunto pendiente que los abogados tratan de evitar. Además, está demostrado que, cuanto más se procrastina, mayor es el porcentaje de time billing que se olvida de facturar.

Las firmas que mantienen la facturación actualizada en tiempo real tienden a generar ingresos de 25 a 40 por ciento más altos que los estudios que no están al día y demoran su gestión del tiempo (AttorneyatWork).

Además, a este problema hay que sumar el del retraso en el envío de facturas a los clientes, otra cuestión bastante habitual y que retrasa la generación de ingresos. De hecho el tiempo que toma a los estudios enviar facturas de clientes, según una encuesta reciente es:

  • 3 días o menos: 16% de los encuestados;
  • 1 semana o menos: 22% de los encuestados;
  • 1 o 2 semanas: 24% de los encuestados; y
  • 2 o más o no está seguro: 37% de los encuestados

Está claro que la mejor opción es que el seguimiento de tiempo sea automático gracias a un software que se ocupe de la monitorización y facturación, eliminando hojas de cálculo, cálculos manuales y notas a mano.

¿Por qué conviene dejar atrás el método tradicional de cálculo de horas facturables en una firma de abogados?

Las grabaciones manuales de las entradas de tiempo y los cálculos del tiempo de trabajo son la manera tradicional de enfocar el time billing. Sin embargo, un sistema de este tipo es difícil de gestionar debido a la falta de responsabilidad del método, ya que con mayor frecuencia los resultados entregados no son tan precisos como podría esperarse.

Sin abrazar la tecnología, las firmas de abogados corren el riesgo de:

  • Perder tiempo al almacenar datos, administrar casos, mantener el tiempo y mantener la rutina administrativa, cuando se comparan con profesionales legales que cambiaron la forma en que trabajan y procesan sus tareas mediante la aplicación de soluciones digitales en la administración.
  • Pasar por alto errores que les cuesten un porcentaje de los beneficios o que les cuesten a un cliente.
  • Desaprovechar la oportunidad de comprender mejor sus procesos de trabajo y poder identificar ineficiencias y áreas susceptibles de mejora.
  • Dificultar el avance del estudio hacia un modelo de negocio que aporte mayor valor a sus clientes y asegure unas condiciones más beneficiosas a su talento.

Con la tendencia general de la transformación digital en las operaciones de los bufetes de abogados, se empieza a observar la creciente demanda de software de seguimiento del tiempo adaptado a las necesidades de los profesionales del derecho.

La implementación de este tipo de soluciones ayuda a que los abogados rindan cuentas y elimina los procedimientos innecesarios. Además, se obtienen ventajas adicionales ya que, no solo se resuelve el problema de los registros de tiempo, sino que también mejora el control de asistencia, la facturación, la generación de informes y el presupuesto de casos.

Otro beneficio de optar por la automatización es que la aplicación del software de seguimiento del tiempo reduce la microgestión y facilita las operaciones relacionadas con el área de Recursos Humanos.

Con los software de time billing diseñados para satisfacer las necesidades específicas de los profesionales del derecho, los bufetes de abogados y sus empleados desbloquean un nuevo nivel de productividad al facilitar el flujo de trabajo y, por lo tanto, aumentar sus ingresos.

New Call-to-action
Ver todo

Quizá te puede interesar…

Deja un comentario

No hay comentarios

Todavía no hay ningún comentario en esta entrada.