Programa facturación: mejora tu capacidad de control

Las tareas administrativas pueden ser un gran ladrón de tiempo si no se realizan de manera eficiente. Es por eso que es tan importante simplificar procesos en el bufete de abogados, algo que puede conseguirse con el programa de facturación adecuado.

La tecnología se convierte en aliada de los profesionales del sector legal al reducir las tareas repetitivas asociadas con el seguimiento y la entrada del tiempo facturable, simplificar el proceso de creación de facturas, facilitar el envío de las mismas a los clientes y estandarizar los pasos necesarios para aceptar, recibir y contabilizar los pagos.

Como señala Fernando Vives, Presidente Ejecutivo de Garrigues en sus declaraciones para Expansión, “va a ser fundamental el ahorro de costes, que todos los despachos ya aplicamos, en las nuevas tecnologías aplicadas a los procesos básicos de gestión (facturación, contratación, etcétera)”.

Programa de facturación: cómo aumentar la eficiencia de la firma de abogados

Crear un flujo de trabajo de facturación eficiente puede parecer una tarea desalentadora en cualquier bufete de abogados, pero se trata de un objetivo alcanzable. El objetivo es ahorrar tiempo y agilizar los pagos de los clientes.

Para conseguirlo, el programa de facturación puede ayudar, por eso, es conveniente:

1.       Contar con el respaldo adicional de un software de control horario que facilite el seguimiento del tiempo. Para los abogados que facturan por hora, el tiempo es dinero y a la firma le interesa que:

a. Puedan registrar sus horas sin importar dónde se encuentren, ya sea desde el software de administración de casos de escritorio de su empresa o desde un dispositivo móvil.

b.     Se simplifiquen los pasos necesarios para convertir las actividades facturables en tiempo que pueda contabilizarse fácilmente. A menudo, el software de facturación que utiliza la firma de abogados puede lograr este objetivo de muchas maneras. Por ejemplo, con el clic de un botón puede convertir eventos o tareas en tiempo facturable.

c.     Aprovechen las descripciones predeterminadas de la actividad de facturación al ingresar el tiempo facturable. Cuanto más fácil sea para los abogados crear una entrada de tiempo, es más probable que lo hagan.

2.     Hacer más sencillo el proceso de creación de facturas. Hoy en día es más fácil que nunca generar facturas legales rápidamente y luego enviarlas inmediatamente a los clientes por vía electrónica gracias al programa de facturación adecuado. Este software puede entregar automáticamente la información de facturación necesaria y personalizar cada documento.

3.     Automatizar recordatorios de facturas. Otra forma de mejorar el proceso de facturación legal de la firma de abogados es utilizar un software que permita configurar recordatorios automáticos de facturas. Con esta herramienta integrada, pueden programarse los recordatorios en el mismo momento de enviar la primera factura a un cliente. Si la factura no se paga, se enviará automáticamente una factura de seguimiento al cliente, recordándole que hay un importe pendiente de abono.

4.     Alinear las necesidades de facturación de la firma de abogados con las necesidades de un negocio global. El proceso global de facturación electrónica (crear, enviar, auditar, corregir y aprobar facturas para transacciones locales o transfronterizas en países y regiones de todo el mundo) está sujeto a requisitos estrictos y requiere el dominio de una jurisdicción compleja y variada. El programa de facturación ha de servir de apoyo a la firma para impulsar su cumplimiento (la factura electrónica es obligatoria en determinados países), restando complejidad al proceso.

Para asegurarse de que el proceso de facturación de la firma de abogados sea lo más eficiente y efectivo posible además de rastrear y analizar la información financiera y de facturación, puede ser interesante crear informes que brinden una visión general de los datos de facturación y cobro de la firma. Entre los reportes que más valor pueden aportar a este proceso destacan los de cuentas por cobrar, ingresos de casos para un determinado período de tiempo, asignación de tarifas, actividad de cuentas de confianza, lista de casos y pagos electrónicos.

¿Cómo elegir el adecuado para tu firma de abogados?

Está claro que es complicado llegar a ser más eficiente en el área contable de la firma de abogados sin el programa de facturación adecuado. Al hacer una elección, es importante asegurarse de que:

• Las facturas puedan ser emitidas en formato electrónico. Algo que, en algunos países de Latinoamérica, como Chile o Colombia, entre otros, es obligatorio hacer.
• Las facturas se puedan personalizar, incluyendo el logotipo de la firma y la información de contacto, entre otros.

Al hablar de tipos de software para la gestión de la práctica legal, las soluciones en la nube, las más amigables para el usuario, las que contemplan la movilidad y las que se integran con otras aplicaciones (por ejemplo, control horario y programa de facturación) son las que mayores beneficios entregan a las firmas de abogados y sus profesionales.

De cara al futuro, las palabras de Rafael Fontana (Presidente ejecutivo de Cuatrecasas, Gonçalves Pereira) para Expansión definen la tendencia: “veremos cambios en los sistemas y programas de facturación, especialmente en lo que respecta a nuevos métodos de tarificación estables y a la diferenciación de los servicios comoditizables de aquellos que apuesten por el valor añadido. Las herramientas tecnológicas tendrán un papel decisivo”.