Podcast Legal Revolution – Desafíos que enfrentan las gerencias y despachos legales

En Lemontech estamos convencidos que modernizando, transparentando y automatizando los procesos del abogado, la industria podrá optimizar sus costos, mejorar su gestión y ofrecer un servicio orientado al cliente, es por eso que nace este podcast de abogados, Legal Revolution.

En este noveno episodio tuvimos el placer de contar como invitado al abogado chileno Andrés Jara. Él es Founder & Partner de Alster Legal, consultora que ha asesorado a empresas como Mercadolibre, Interbank y finalmente Co-Founder & CEO de Kea Technology Inc.

En este episodio de Legal Revolution, conversamos sobre los desafíos que enfrentan las gerencias y despachos legales, en donde compartió toda su experiencia sobre qué deberían hacer los equipo legales para mejorar el tiempo que dedica un abogado en tareas de mayor valor.

Además habló de lo que actualmente está haciendo tanto en Alster Legal como en Kea Technology, y algunos consejos de cómo afrontar los desafíos que existen dentro de las gerencias legales.

[1:35] – Desafíos que enfrentan las gerencias y despachos legales

• Finalmente el uso de tecnología y la adopción de tecnología es más bien una consecuencia de los hábitos que las personas incorporan.
• Si no trabajamos con las personas desde las personas y entendemos realmente las necesidades que enfrentan la tecnología legaltech  o cualquiera, tiende a fracasar.
• Ahí está el gran desafío de cómo hacemos que esos equipos y esas personas quieran subirse a la tecnología y quieren realmente usar la tecnología su beneficio.

[3:03] – Obstáculos que no permiten que los abogados adopten más tecnología

• Los ambientes en las áreas legales de empresas versus oficinas de abogados son algo distinto.
• Uno de los grandes desafíos que tiene es obtener efectivamente el alineamiento desde la óptica de la estrategia hacia generar un beneficio y poder demostrar un beneficio.
• En las firmas de abogados ya es bastante común encontrar la necesidad de utilizar herramientas más que para productividad que para rentabilidad.
• Los obstáculos están dados por básicamente encontrar en el abogado de la firma el hecho de que no se sienta controlado y únicamente incentivado hacer su trabajo porque tiene que facturar horas.

[6:10] – ¿Crees que las áreas legales de las empresas adoptan más tecnología o menos tecnología que un despacho común?

• Sí, yo te diría que sí. En mi experiencia se observa que hay bastantes más tecnologías disponibles y de las que existen en el ámbito de las oficinas de abogados.
• Se limitan principalmente a tres grandes grupos de tecnologías: para la facturación y registro de horas, herramientas de seguimiento judicial y por último herramientas llamémoslo así de “colaboración redacción y producción”.
• Me he encontrado con algunos que tienen diez soluciones tecnológicas legales que me llaman pidiendo ayuda diciendo no sé qué usar de esas.

[9:40] -¿Cómo están ayudando desde Alster y de Kea a esta causa de abogados más eficientes con mayor adopción de tecnología?

• En Alster queremos acompañar a esos equipos legales en sus procesos transformacionales desde la consultoría.
• Kea nace en su origen como una respuesta a la necesidad de Alster ¿cómo podemos incorporar la tecnología en nuestras raíces? cómo podemos hacer que efectivamente la tecnología sea eficiente.

[12:20] – ¿Qué le dices a esos abogados que ven a las legaltech como una amenaza, más que una solución?

• Primero creo que las legaltech en general o gran parte de las soluciones de tecnología destinada al sector legal están diseñadas y pensadas para entregarnos superpoderes.
• Hay ciertas tareas obvias poco eficientes que deben pasar por la tecnología y digo deben no pueden.

[15:08] – ¿Cuáles son los principales dolores que ves que tienen las gerencias legales?

• Nunca me he topado con una gerencia legal que me diga que tengo suficientes recursos para hacer todo el trabajo que me solicitan.
• Uno de los dolores que yo te diría muchas áreas legales tienen es la falta de visibilidad respecto de cómo trabaja.

[17:50] – Tres tips para que los abogados mejoren en la gerencias legales

• Primero vincularse con la estrategia corporativa.
• Segundo, la tecnología como una herramienta. Yo no veo hoy día un área legal que además exige y tiene recursos limitados a aumentar su productividad por arte de magia.
• Tercero, incentivar o crear las estructuras de incentivo en las personas.

Transcripción del episodio:

P: ¿Cuáles son los desafíos que enfrentan las gerencias y despachos legales?

R: Yo diría que es variado, es algo que en alguna otra ocasión hemos conversado pero mucho está en las personas, finalmente el uso de tecnología y la adopción de tecnología es más bien una consecuencia de los hábitos que las personas incorporan en sus metodologías de trabajo.

Entonces si no atendemos eso en la médula, si no trabajamos con las personas desde las personas y entendemos realmente las necesidades que enfrentan la tecnología legaltech  o cualquiera, tiende a fracasar y yo creo que ahí está el gran desafío de cómo hacemos que esos equipos y esas personas quieran subirse a la tecnología y quieren realmente usar la tecnología su beneficio.

P: ¿Cuáles son los obstáculos que te encontrás para que los abogados adopten más tecnología y así puedan ser más eficientes?

R: Yo creo que los ambientes en las áreas legales de empresas versus oficinas de abogados son algo distinto en sus incentivos en cómo premian el resultado, cómo miden la productividad y eventualmente cuáles es ese beneficio que se quiere que generan, y dentro de esa estructura hacer esa distinción en el caso específico de las áreas legales.

Yo te diría que uno de los grandes desafíos que tiene es obtener efectivamente el alineamiento desde la óptica de la estrategia hacia generar un beneficio y poder demostrar un beneficio muchas áreas legales con las que trabajamos sobre todo que están tratando de alguna manera de incorporar tecnología les piden casos de negocio, les piden medir el retorno a la inversión, les pidan efectivamente para soltarles presupuesto entrar en digámoslo así matemáticas que no son comunes en el abogado.

Entonces el que no se apoya con otras áreas es que no son capaces de interactuar con otras áreas para poder demostrar ese valor en los números como tú bien lo dices se hace mucho más difícil, mucho más cuesta arriba, en introducir tecnología incluso obtener las decisiones de inversión en la tecnología en el mundo de las firmas de abogado.

Yo creo que es una dinámica distinta yo creo que en las firmas de abogados ya es bastante común encontrar la necesidad de utilizar herramientas más que para productividad para rentabilidad, es decir ya estamos bastante acostumbrados con las oficinas de abogados a encontrar por ejemplo herramientas de contabilización de horas, que aporten un poco más a entender cómo fue efectivamente el trabajo del abogado y eventualmente también como reconocer el valor que es abogado generó en su trabajo y yo creo que en esa lógica la barrera o los obstáculos están dados por básicamente encontrar en el abogado de la firma el hecho de que no se sienta controlado y únicamente incentivado hacer su trabajo porque tiene que facturar horas y por lo tanto la facturación por hora es en la estructura y en el uso de la tecnología. 

Y en el corporativo en la gerencia legal evidentemente el uso de la tecnología yo diría pasa por estar al mismo nivel que otras áreas que vienen incorporando tecnologías hace mucho tiempo y el obstáculo es muchas veces las casas de recursos para ellos y la falta de capacidad de poder evaluar debidamente qué tecnologías son las que más aportan y más valores agregaron.

P: ¿Crees que las áreas legales de las empresas adoptan más tecnología o menos tecnología que un despacho común?

R: Sí, yo te diría que sí. En mi experiencia por lo menos en los equipos de consulta en las consultorías que he hecho a equipos como los que mencionaba al principio muchas otras en la región, se observa que hay bastantes más tecnologías disponibles y de las que existen en el ámbito de las oficinas de abogado. 

Hoy día tenía una reunión y yo decía: mira se limitan principalmente a tres grandes grupos de tecnologías: para la facturación y registro de horas que acá en Lemontech son un promotor de ellas, herramientas de seguimiento judicial que nuevamente ustedes también son promotor de ella, en donde en donde la el seguimiento digamos judicial es una herramienta que se utiliza bastante sobre todo en aquellas áreas expuestas o desarrollando actividades judiciales y por último herramientas llamémoslo así de “colaboración redacción y producción” que básicamente son el correo electrónico, el wordpress, el excel y en algunos casos alguna herramienta de colaboración o incluso de administración documental.

En cambio en el mundo corporate muchas de las tecnologías disponibles primero vienen dadas por el resto de la organización, es decir, muchas veces son más tomadores de tecnología que se las impone la corporación más que necesariamente decisores o ver tomadores de decisión en relación con la adquisición de tecnología pero cuando quieren comprar tecnología generalmente las decisiones de compra de tecnología son distintas a las de el equipo de una oficina de abogado y gran parte de las decisiones de tecnología por ejemplo están centradas hoy día en sacarse trabajo de encima y eso lo encuentran muchas veces por ejemplo los famosos contracts softwares lo encuentran muchas veces en los materiales, como lo que vendemos nosotros que es básicamente un sector de asuntos y requerimientos para organizar el trabajo y lo encuentran en algunas ocasiones en algunas herramientas de colaboración que a veces vienen dadas en switch como el de Microsoft de Google y en otros casos las adquieren.

Pero me ha pasado y eso ha sido un descubrimiento en el último tiempo de sobre todo los grandes corporativos que les traen en cierta forma soluciones desde el extranjero por ejemplo los que tienen su holding o su head en Inglaterra o en un Estados Unidos, y que les dicen: sabes que este es el stack tecnológico de lo que hay y les impone tecnologías.

Me he encontrado con algunos que tienen diez soluciones tecnológicas para legales que me llaman pidiendo ayuda diciendo no sé qué usar de esas diez tecnologías o todas las uso de más, o no aplican a las realidades de nuestra operación y del tamaño de equipo y finalmente terminan no usando las tecnologías porque sabe que esto es mucho más trabajo finalmente y eso es una realidad con la que cada vez me encuentro. 

Hay varios procesos de consultoría diario que tengo en Chile y también en el extranjero que tienen relación con eso con ¿cómo aprendo a usar lo que me ponen usar? Y ¿cómo puedo hacer útil aquello que está hoy día disponible? Y creas o no al final es un problema de que hay mucha tecnología pero no saben en qué usarla.

P: ¿Cómo están ayudando desde Alster y de Kea a esta causa de abogados más eficientes con mayor adopción de tecnología?

R: Nosotros lo que hemos tratado de hacer en Alster es tratar obviamente desde el discurso, desde la generación de contenido desde el marketing de participar de espacios como tu podcast, porque cada vez más se suman a esta causa de tratar de hablar de revolución como el nombre del podcast.

Al final queremos acompañar a esos equipos legales en sus procesos transformacionales desde la consultoría, pero también el alce prestando servicios legales por lo tanto también estamos un poco en la otra vereda de la realidad que enfrenta un un prestador de servicios legales y hacemos ¿cómo podemos incorporar la tecnología en nuestras raíces? cómo podemos hacer que efectivamente la tecnología, además eficiente y ahí es donde viene la respuesta, por que Kea nace en su origen como una respuesta a la necesidad de Alster luego encontramos que esa necesidad quizás podría extrapolarse a otros que tenían similares a los dolores y por eso le separamos las compañías y creamos Kea.

Empezamos a difundir y desde aquí a lo que buscamos a hacer es obviamente ayudar a los equipos legales con mucho focos en las empresas, nuevamente más que las oficinas de abogado pero ayudar a los equipos legales a que se suban con un sistema, podríamos decir, core, una médula espinal a poder interactuar con otras tecnologías de hecho ese mismo problema variando de la multiplicidad de soluciones es un problema que atacamos con quién porque ya lo hicimos con integradores yapis abiertas que nos permiten básicamente conectar todas esas cuestiones desconectadas en un mismo ecosistema por eso que finalmente creemos que hay valor en simplificar un poquito la vida y ahí es en donde ha estado nuestros esfuerzos.

P: ¿Qué le dices a esos abogados que quizás intuyen la necesidad o la oportunidad de hacer las cosas mejor pero que ven a las legaltech como una amenaza, más que una solución?

R: Primero creo que las legaltech en general o gran parte de las soluciones de tecnología destinada al sector legal están diseñadas y pensadas para entregarnos superpoderes, por decirlo así, a mi me gusta hablar del concepto superpoderes porque ahora tenemos que saber usarlos y yo veo en en la tecnología y en gran parte de las herramientas de día que están disponibles son superpoderes y por lo tanto creo que básicamente nos dábamos cuenta de que el abogado que no empieza a incorporar estas tecnologías puede tener cierto mayor nivel de sustitución en cierta medida.

Hay ciertas tareas obvias poco eficientes que deben pasar por la tecnología y digo deben no pueden, deben pasar porque si no es casi una irresponsabilidad que tú mismo citabas en algún minuto. El abogado debe tener un nivel alto de adopción de tecnología para beneficiar a sus clientes finales y quizás ese estándar hoy día nosotros no lo estamos pidiendo en Latinoamérica, pero lo que sí está claro es que tenemos que empezar a incorporar tecnología y no lo vería jamás como una amenaza, es decir a tu pregunta si esto es una amenaza, para nada todo lo contrario son superpoderes seríamos muy irresponsable que nos dan estos como casi encontrar la lámpara, tener tres deseos y yo creo que quedarse callado y no pedirle nada al genio Me parece que que es una responsabilidad hoy día en los tiempos que vivimos.

P: ¿Cuáles son los principales dolores que ves que tienen las gerencias legales?

R: Yo te diría que nunca me he topado con una gerencia legal que me diga tengo suficientes recursos para hacer todo el trabajo que me solicitan, por lo tanto el dolor transversal y esos multi industria, multi vertical, independiente del tamaño de los equipos, no conozco ninguna realidad que me haya dicho sabes qué Andrés estamos perfectos porque tenemos todos los recursos que necesitamos para enfrentar la demanda que nos presenta la organización.

Siempre los recursos son escasos y esta frase que ya viene yo te diría bastante usada en el tiempo pero de hacer más con menos es una ecuación que está presente permanentemente. Ahora eso es uno de los dolores que yo te diría muchas áreas legales tienen es la falta de visibilidad respecto de cómo trabaja. En los últimos años sobre todo con la pandemia, etcétera donde se empezó a promover el trabajo remoto y otras cosas que que hemos sido todos testigos, cada vez es más importante el poder mantener buenos canales de comunicación el poder administrar por ejemplo documentación en línea cierto y poder acceder de múltiples destinos a ella cada vez es más importante poder dar visibilidad a mis clientes internos respecto de lo que estoy haciendo hacer algunos días atrás hablar de un concepto de el famoso cuello de botella cierto que siempre se nos adjudica a los abogados 

Los abogados siempre somos los malos de la película en las áreas legales de las empresas en general, salvo el gerente legal count que es como la voz de la sabiduría que muchas veces acceden para responder como un oráculo de algunas preguntas que no tienen respuesta. Lo cierto es que en la gran mayoría de los casos somos un instrumento más organización y si no entendemos que somos una parte de esa cadena producción y creemos que tenemos que cumplir mucho más ese rol del oráculo estamos perdidos y  en general las presiones que viven las áreas legales es porque se les exige ser parte de cadena de valor, se les exige ser parte de esa cadena productiva y eso significa que las otras piezas de la cadena productiva que trabajan con gráficos que trabajan con números con flujos de proceso que eventualmente usan tecnología y que entienden que hay objetivos estratégicos con kpi etcétera etcétera les cuesta conversar con un área legal que tiende a comunicarse por párrafos en vez de gráficos.

Yo creo que esta distorsión genera mucha frustración en las áreas legales pero también en los clientes internos y el desafío es cómo esas áreas legales logran insertarse mejor en esa cadena de valor.

P: ¿Cómo hacer para que los abogados mejoren en las gerencias legales?

R: Primero vincularse con la estrategia corporativa y eso lo decimos siempre, muchas veces nos ha tocado ver un área legal que no tiene ni siquiera idea de cuál es la estrategia de la corporación o esos objetivos que la organización sigue.

Lo segundo: tecnología como una herramienta, es decir, yo no veo hoy día un área legal que además exige o está exigida y tiene recursos limitados a aumentar su productividad por arte de magia, la productividad se gestiona y se trabaja con metodología y tecnología y yo creo que ahí hay una una ecuación bastante virtuosa. 

Una vez que se insertan esos elementos dentro de la  gestión de la realidad y lo último incentivar o crear las estructuras de incentivo en las personas, la cantidad de veces mayor que me ha tocado con proyectos en Colombia en Perú en México de áreas legales que dicen: ahora vamos a incorporar tecnología y vamos a darle esta responsabilidad a Pedro Juan y Diego que son parte del equipo los vamos a transformar en Champions y ellos van a ahora ser entrenados en metodologías ágiles etcétera, yo le digo fabuloso y cómo lo vas a premiar, no es que eso sigue el curso natural su estructura de incentivos en esta misma de siempre y eso es un tema de recursos Así que las personas no funcionamos así, las personas funcionamos básicamente, no te digo que tenga que ser el garrote y la zanahoria pero sí evidentemente las culturas del reconocimiento la incorporación de incentivos es por debate porque efectivamente nos movilicemos hacia el cumplimiento sus objetivos.

Entonces yo creo que eso incentivos, tecnología como una herramienta habilitadora y conocimiento profundo de la estrategia corporativa para poder efectivamente agregar valor a ella.

Mariano: ¿Cómo ves el futuro de la abogacía en América Latina? 

Andrés: No soy pesimista pero soy realista, lo que pasa es que cuando ya lleváis diez años tratando de empujar cambios y te das cuenta que los cambios son mucho más lentos de lo que a ti te gustaría entiendes a incorporar cuotas de realismo en tu predicciones pero yo te diría que hay un cambio que para mí sí es relevante hoy día, que que es indudable el impacto que puede llegar a generar que es el hecho de entregarnos estas competencias adicionales a los abogados y por lo tanto me refiero a estas capacidades adicionales que están dados por la tecnología y aún cuando esté muy trillado el concepto pero la inteligencia artificial generativa para mí es un cambio de paradigma y  en labores como las que nosotros ejecutamos creo que puede ser un tremendo activo, una tremenda herramienta.

El futuro de la abogacía está muy marcado por la educación y yo siempre he sido bien crítico Mariano de la educación, yo creo que mientras nosotros no tratamos de entregar o generar cambios en la manera cómo educamos a los abogados y las maneras cómo implementamos herramientas, al final profesionales para salir a la vida pública y no tratemos de incorporar contenidos como los que conversamos en este en podcast y no los dotamos de de ese como awareness.

Es muy difícil que haya cambios reales radicales y por lo tanto va a ser una mera evolución incrementar progresiva marginar que vamos a ir observando en el tiempo pero pero yo creo que en la base hay una deuda no menor en la educación y eso se observa en los países anglosajones cuando su sistema de educación están basados en una mirada mucho más multidisciplinaria muchas veces en las etapas iniciales de su formación profesional, es decir tú puedes tener un abogado que estudió psicología o sociología o biología y esa complementariedad de conocimiento y apertura de mente yo creo que es un tremendo desafío que tenemos en la educación Latinoamericana del derecho.

Ojalá allí haya un gran semillero de oportunidades en el en el incorporar y trabajar eso yo he visto Ustedes han hecho una linda labor de celebrando convenios con universidades los he visto súper activos México cierto y al final me imagino que va un poco con esa en esa lógica es que hay que empezar a conquistar desde el principio digamos el el apetito por incorporar estas herramientas.