Organización en las empresas: claves para firmas de abogados

Los modelos lean de organización en las empresas pueden aplicarse a la gestión de la firma de abogados para aumentar su eficiencia. Cuando se trabaja desde un enfoque ajustado, la gestión del personal y la carga de trabajo, la gestión administrativa y financiera, la publicidad legal y el marketing alcanzan mejores resultados y aumenta la generación de valor.

La cuestión es que una mala gestión de la firma de abogados, no solo afecta su eficiencia, sino que también impacta negativamente las relaciones, el entorno y la calidad general del trabajo. Por suerte, existen formas de gestionar de manera competente el estudio legal, importando algunas de las claves lean de organización en las empresas.

De la organización en las empresas a la gestión de la firma de abogados

Algunas mejores prácticas que funcionan aplicadas a la organización de las empresas, también ofrecen buenos resultados al implementarse en las firmas de abogados. Entre ellas, destacan las siguientes:

1. Organización del tiempo. Lo primero que se puede hacer para aprovechar al máximo el tiempo es tener una lista de tareas creada por cada profesional, que le guíe para realizar las actividades a lo largo del día. Es importante tener marcos de tiempo establecidos para responder a los correos electrónicos, evitando la multitarea. Algunas soluciones, como TimeBillingX, cuentan con un módulo de business intelligence que usa la información cargada en el sistema en tiempo real para ofrecer inteligencia que mejora la autogestión de cada profesional y la toma de decisiones a nivel estratégico de la firma. Con base a los datos de tiempo introducidos se puede conocer qué clientes o proyectos resultan más rentables o qué abogados son más productivos. Es imperativo evaluar el tiempo dedicado a las diversas tareas a lo largo del día y tratar de digitalizar las tareas rutinarias improductivas para rentabilizar al máximo cada minuto. Además, de apoyarse en la automatización, también conviene procurar que el escritorio esté lo más ordenado posible para que pueda pensar con mayor claridad.
2. Organización de la gestión de clientes. Este tema comprende tanto la priorización de las cuentas más importantes, como la facturación a tiempo. Asimismo, hay que encontrar la manera de ofrecer el mejor servicio para alimentar la lealtad de los que están en cartera. Herramientas como CaseTracking aumentan la eficiencia de los procesos de trabajo, al facilitar el seguimiento. Es una muestra de que, en lo que respecta al factor tiempo en la organización en las empresas, contar con una solución automatizada para tareas rutinarias es una necesidad.
3. Organización en las empresas del sector de todos los elementos necesarios. Tanto cuando se trabaja desde la oficina, como cuando los abogados y el equipo jurídico teletrabaja, es preciso tener a mano todas las cosas que les harán falta para afrontar la jornada. Esto puede incluir cualquier cosa, desde archivadores hasta la agenda, blocs de notas, etc. También es recomendable digitalizar todo lo que sea susceptible de subirse al cloud. Siempre, por supuesto, en condiciones de seguridad. Bases de datos de jurisprudencia y leyes, datos de facturación, información de clientes, notas internas…. Siempre que se proteja debidamente estos activos, al tenerlos en la nube puede accederse a ellos desde todas partes y en cualquier momento. Además, se hace mucho más sencillo encontrar la información que se busca.

Importancia de la organización en una empresa: cómo beneficia la tecnología

Casi todas las firmas de abogados en la actualidad incorporan el uso de la tecnología de una forma u otra. Esto incluye reemplazar los métodos de facturación en papel con el software de facturación, recurrir a soluciones digitales para administrar los documentos y archivos de casos, programar citas y compartir información, entre otros.

La organización en las empresas del sector se ve muy beneficiada de los avances en este campo, aunque también deben tener en cuenta la gestión de seguridad al utilizar opciones de almacenamiento (es vital que la información que comparte no sea accesible para nadie sin la debida autorización y la capacitación profesional (importante también elegir soluciones con una curva de aprendizaje mínima, como las de Lemontech).