Mejora del desempeño de las nuevas incorporaciones en la firma legal

La etapa de onboarding supone un desafío a la productividad en la firma de abogados. Es por ello que se hace necesario buscar formas de impulsar la mejora del desempeño de las nuevas incorporaciones.

Onboarding y el reto de la productividad

La mejora del desempeño de los abogados millennial de la firma es un tema que preocupa y apremia, a partes iguales. Por un lado, resulta complicado averiguar dónde se encuentra la raíz del problema; por otro, se ve claramente que dejar sin solucionar un desafío de este calibre, podría generar un efecto dominó muy peligroso para la continuidad del estudio.

Es evidente que la cultura juega un papel relevante y, si bien podría servir como vehículo para brindarles el impulso que necesitan, harían falta apoyos. La tecnología se perfila como el aliado ideal ya que, permite abarcar tanto los riesgos relacionados con los abogados de bajo rendimiento, como también los que sobrevienen por falta de precisión en los procesos de contratación y onboarding.

Razones para que los abogados mejoren la productividad

Cuando los abogados implementan formas más inteligentes de aumentar su productividad, todos pueden beneficiarse, incluidos los clientes, la firma en su conjunto y, por supuesto, las nuevas incorporaciones.

La mejora del desempeño solo trae consigo ventajas, como:

1. Mayor rentabilidad gracias al aumento de eficiencia. El aumento de la productividad hace posible gestionar la carga de trabajo de manera más eficiente y, en última instancia, aumentar sus cifras de facturación.
2. Menos errores. Las fechas de prescripción perdidas y el descuido de otros plazos importantes se encuentran entre las causas más comunes de negligencia de los abogados. Otras causas de queja tienen que ver con documentos mal redactados, falta de identificación de problemas clave o asesoramiento inadecuado a los clientes. Hay un margen de error mucho mayor si se está abrumado con el trabajo. Por eso, la implementación de formas de operar de manera más eficiente y productiva permite suficiente tiempo para evitar estos problemas, reduciendo las probabilidades de pasar por alto puntos importantes.
3. Más tiempo para los clientes. Agilizar las tareas rutinarias puede darle más tiempo para lo que es realmente importante; especialmente cuando se trata de construir y mantener relaciones con los clientes. Esto podría incluso incluir la detección de oportunidades para la venta cruzada de servicios adicionales de toda la empresa.

Claves para la mejora del desempeño de las nuevas incorporaciones

La forma de superar los problemas de productividad es distinta en cada firma de abogados. El acompañamiento a las nuevas incorporaciones es clave para que se alineen con los valores de la cultura, los procedimientos de trabajo y la dinámica del día a día en el estudio.

Además, es siempre positivo tener en cuenta estas mejores prácticas:

• Mejorar la planificación. Es la forma de evitar malabarismos con muchas tareas, clientes y citas. Una planificación detallada tiene en cuenta todas las actividades conocidas, y deja espacio para planificar tareas imprevistas y excepcionales a lo largo del día. La forma en que se programa el tiempo depende de la persona, pero tener un tiempo asignado realista para completar cada tarea ayuda a evitar la procrastinación, realizar tareas importantes y planificar las partes más urgentes de la lista de tareas pendientes.
• Prestar atención a la gestión del tiempo y las tareas. Por lo general, se desperdicia mucho tiempo haciendo tareas no relacionadas o procrastinando. El problema es que una mala administración del tiempo podría restar minutos de cuestiones relevantes. Para evitar que el cliente se vea afectado es conveniente confiar en una solución tecnológica, como un software de seguimiento de casos, que ayude a garantizar que lo más importante se completa satisfactoriamente.
• Evitar las distracciones. Los teléfonos y los correos electrónicos son importantes para la comunicación con el cliente, pero pueden obstaculizar fácilmente la productividad. La mejor solución es un horario programado para atender las comunicaciones telefónicas y por correo electrónico. El resto del tiempo, las notificaciones pueden permanecer en silencio.
• Establecer prioridades. Las listas de tareas son una gran herramienta, pero solo si se usan correctamente. Para muchos abogados, una lista de cosas por hacer puede transformarse en una larga lista de tareas para completar en un marco de tiempo poco realista. La planificación es clave para la mejora del desempeño.

Hacer una buena elección tecnológica sería la última recomendación a tener en cuenta. No hay que conformarse con procesos obsoletos que consumen mucho tiempo, como el seguimiento manual del tiempo, la facturación en papel y las copias impresas de los archivos de los clientes. La automatización de los procesos  implica la mejora del desempeño, dejando más tiempo para asegurar que se entrega la más personalizada y satisfactoria experiencia de cliente.