Lean office: razones para volverse más rentable

Las demandas de los clientes, el aumento de la competencia y las innovaciones tecnológicas pueden ejercer presión sobre cualquier negocio, incluida la firma de abogados, que deberá plantearse un cambio necesario. El objetivo: adoptar el modelo de Lean office.

Las firmas de abogados que intentan responder con formas tradicionales de gestión a las exigencias del entorno de mercado actual son más susceptibles que cualquier otro tipo de negocio a ser víctimas del caos. Pero afortunadamente, hay una solución. Desde hace tiempo está integrada en las prácticas de algunas de las empresas manufactureras más eficientes y con mayor visión de futuro: las que descubrieron el poder de las metodologías Lean y el pensamiento sistémico.

De acuerdo con un reciente estudio, “el 70% de las organizaciones utilizan actualmente el enfoque de gestión lean”. Aunque esta y otras metodologías de excelencia operativa son ampliamente utilizadas por los clientes, el pensamiento ajustado no ha recibido una cálida bienvenida por parte de la industria legal. El mismo informe revela que únicamente el 11 % de empresas y departamentos legales han explorado sus principios (muchas veces, como resultado de la puesta en marcha de iniciativas corporativas).

Pero no hay tiempo que perder, es hora de introducir las técnicas ágiles en la profesión legal para disfrutar de las ventajas de una Lean office.

¿Empiezas a prestar atención a los procesos adoptados por otras industrias? ¿Quieres mejorar los resultados de negocio?

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¿Por qué muchas firmas avanzan hacia un modelo de Lean office?

El modelo de pensamiento Lean surgió a finales de los 90 como una metodología basada en el Sistema de Producción de Toyota para la producción de automóviles. Esta filosofía aboga por el enfoque en el cliente, la eliminación de desperdicios y la mejora continua de los procesos.

El enfoque para las firmas de abogados que quieren avanzar hacia un modelo de Lean office es algo distinto al aplicado a la fabricación. En el caso de un estudio, el objetivo principal no es reducir los costes, aunque ello suponga, ciertamente, un beneficio. En nuestra industria, Lean requiere revisar los procesos operativos para realizar el trabajo e identificar:

1) Aquellas cosas que agregan valor al cliente.

2) Aquellas que no lo hacen, que se eliminarán tras catalogarse como desperdicio.

De hecho, el punto de partida en cualquier mejora de proceso en el marco de la Lean office es la “voz del cliente”. En la industria legal, eso significa establecer lo que el cliente quiere, conocer lo que valora y asegurarse de que eso sea lo que se le entrega cada vez.

Hoy en día, lograr estos objetivos significa entregar un mejor servicio, en menos tiempo y a un coste menor. Es lo que buscan los clientes, motivados por su entorno y por tendencias como:

·         Iniciar su ciclo de compra o contratación de servicios en Google. Muchos comienzan a abordar sus preguntas legales con una búsqueda en este buscador online y, cuando contactan con un abogado, ya tienen información, solo quieren el ajuste.

·         Acostumbrarse a recibir servicios gratis a través de la red. Hoy día, las personas están acostumbradas a obtener cosas bastante buenas gratis o a un precio muy reducido en Internet, por lo que la expectativa del valor que obtendrán del servicio de un abogado es mucho mayor.

·         Autoservicio legal. Ya existen sitios web donde pueden crearse documentos legales a bajo coste. Esto reduce la demanda de asesoramiento legal tradicional.

·         Tarifas planas en la profesión. Hay firmas de abogados que han estandarizado sus modelos de mediación y ofrecen servicios a tarifa plana.

·         Competición global. Internet también ofrece la oportunidad a las firmas de extender su práctica geográficamente.

·         La tecnología contribuye a tirar los precios en la industria. Las tareas de revisión de documentos, por ejemplo, pasan de requerir horas a contarse por minutos gracias a las nuevas soluciones de descubrimiento electrónico específicas para abogados.

Por todas estas razones, la práctica ajustada empieza a convertirse en tendencia. La Lean office permite a los abogados operar a un coste muy bajo, ofreciendo tarifas competitivas que se complementan con opciones de tarifas planas más asequibles.

La transición a la Lean office en el sector legal

Los principios de Lean office tratan de mejorar las operaciones y la experiencia general para el cliente. El foco no se pone únicamente en la reducción de costes, sino en la creación de valor, y ello requiere un cambio de pensamiento.

Aplicar Lean primero requiere un enfoque cultural. No se trata de un camino instintivo, ni aunque los abogados estén entusiasmados con los conceptos Lean. Pensar en la forma más adecuada de impulsar la evolución en el modelo de gestión, construir una cultura alrededor del proceso de pensamiento ajustado y motivar e incentivar al equipo supone recorrer más de la mitad del proceso que llevará a la firma de abogados a convertirse en Lean office.

Si bien este cambio no es fácil y puede haber una resistencia inicial, con el tiempo creará un mejor ambiente de trabajo para el equipo. Las expectativas y los procesos claramente definidos dan como resultado una mejor incorporación de las nuevas contrataciones, una mayor satisfacción de los empleados y una menor rotación.

La supervivencia es otra razón de peso para considerar la implementación del enfoque ajustado. Existe un número creciente de firmas de abogados que ofrecen los beneficios de Lean a sus clientes, por lo que estas eficiencias ya no son una ventaja competitiva, sino un valor esperado.

¿Preparado para mantener la rentabilidad desde la óptica de Lean office?

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