La productividad, una medición necesaria

Frente a la competitividad que se acrecentará post-pandemia surge la necesidad de trabajar un análisis de productividad interna en las firmas legales.

Pero, ¿qué es la productividad? La podemos definir como la “capacidad de producción por unidad de trabajo”. En las firmas legales es impracticable (salvo excepciones) medir la producción expresada en unidades, debido a la amplia diversidad de contenidos que un abogado puede trabajar.

El trabajo puede ir desde elaboración de un contrato “sencillo”, pasando por estrategias de litigios de alta complejidad, hasta estrategias de M&A, como también informes en derecho, solo por nombrar algunos. Esta amplia gama de variables impide definir una producción estándar que permita cuantificarlos.

¿Cómo medir la productividad en una firma legal?

La unidad de medida de la productividad de una firma legal es la cantidad de horas trabajadas para casos de clientes (independientemente si el caso de cobro por hora o mediante un sistema de cobro diferente), pudiendo ser a nivel agregado por unidad de tiempo y/o por abogado. Expresado de otra manera, se puede definir en términos absolutos (cantidad) o en porcentaje respecto de la cantidad de horas disponibles en la firma.

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¿Cuáles son las dificultades en la medición?

Se entiende que la productividad es una unidad de medida que establece los tiempos en que cada abogado o profesional se dedica a los temas requeridos por los clientes, sin embargo, es un indicador que no es capaz de medir la eficiencia del profesional. (Recordemos la definición de eficiencia, que se refiere a realizar un trabajo en particular en la menor cantidad de tiempo).

Es habitual que los socios “castiguen” horas que estiman excesivas para gestiones realizadas por sus profesionales, por lo que deben ser revisiones hechas con rigurosidad, independientemente del tipo de cobro que se aplique (por hora, suma alzada, por hitos, retainer).

¿Cómo se interpretan las mediciones para formar decisiones?

Para realizar un análisis de productividad sobre la base de las horas trabajadas en casos de clientes es conveniente generar diferentes indicadores. A continuación:

a) Horas trabajadas promedio por abogado en un periodo (día, mes, año). Detalle por abogado. Muestra el nivel de producción de la firma y cada una de sus partes (áreas, equipos, profesionales).

b) Horas trabajadas a nivel total de la firma por periodo (mes, trimestre, semestre, año). Muestra el nivel de utilización de la capacidad instalada. Muestra el nivel de uso de las horas disponibles al interior de la firma.

c) Horas trabajadas según tipo de cobro. Mide la realización del precio cobrado real comparado con el precio esperado. Refleja, en parte, la calidad del proceso de cotización según el tipo de cobro y la capacidad para obtener un precio adecuado por trabajos que no son cobrados por hora.

¿La medición de productividad reconoce la eficiencia en el trabajo?

Como expresé anteriormente, no es capaz de reconocer la eficiencia de cada trabajo realizado para el cliente, cuestión que el socio por su experiencia puede evaluar de mejor forma.

Ahora bien, es capaz de medir si el uso de los tiempos totales es eficiente al poder constatar la cantidad de horas dedicadas a todos los trabajos para clientes de manera agregada y/o desagregada; expresado de otra forma, reconoce la cantidad de horas destinada a “ejercer como abogado” tratando temas de clientes comparada con el total de horas “físicas” destinadas a otras actividades “no facturables”. Desde este punto de vista permite reconocer si el uso del recurso horas profesionales está bien respaldado con un menor nivel de costos hundidos. (Costo hundido: horas perdidas irrecuperables).

¿Qué consideraciones tiene la medición?

Como se puede desprender de lo ya descrito, este modo de medir la productividad tiene algunas limitaciones, sin que por ello pierda su valor A continuación se explican:

a) Los criterios de anotación de horas pueden tener indefiniciones. Para ello hay que desarrollar un protocolo de anotación de horas estricto y preciso.

b) La productividad de cada actividad desarrollada por los profesionales es solo evaluable por los socios y no se puede medir automáticamente.

c) Una anotación correcta de las horas trabajadas debe considerar el descuento de horas “castigadas” que el socio defina como ajuste por considerar actividades cuya anotación es excesiva.

d) Cada caso trabajado puede tener formas de cobro diferentes (se debe medir incluso cuando el cobro al cliente no sea por hora), y por tanto, su tratamiento y análisis debe ser diferente, buscando reconocer el precio efectivo por hora que se está cobrando.

¿Qué factores afectan la productividad?

Esta pregunta resulta ser gravitante al momento de lograr incrementar la productividad. En resumen, los siguientes elementos influyen:

  • Contar con una planificación diaria de actividades que permita desarrollar el trabajo con concentración. Evitar “picotear” trabajos.
  • Contar con el soporte de información adecuada con el fin de realizar el trabajo eficientemente. Contar con software de respaldo de tal forma que el abogado o profesional cuente con la información ad-hoc con facilidad y rapidez.
  • Hacer un seguimiento estricto de los procesos de cada caso.
  • Desarrollar el trabajo de forma correcta, porque cualquier paso equívoco genera la necesidad de rehacer trabajo. Esto genera costos altos y caída fuerte de la productividad ya que afecta el trabajo de varias personas.
  • Distribuir el trabajo considerando un equilibrio de carga de trabajo en los equipos, con una distribución adecuada en los profesionales ad-hoc según la complejidad del trabajo (socio – asociado senior – asociado).

La productividad es una variable compleja de trabajar en las firmas, sin embargo, trabajarlo adecuadamente influye en el desempeño general de la firma.

En síntesis, se requiere una anotación rigurosa de horas, buscar herramientas de apoyo, analizar los factores que la están afectando. Se recomienda para ello realizar reuniones que permitan reconocer los factores que la afectan negativamente.

Finalmente, la productividad tiene directa relación con la cantidad de trabajo captada. A mayor cantidad de trabajo la productividad tiende a crecer, sin embargo, hay que evitar el colapso por exceso de carga de trabajo buscando mantener un equilibrio entre carga de trabajo y equipos disponibles.

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