KYC México: ¿cómo afecta a tu firma de abogados?

 KYC México se entiende mejor al pensar en operaciones encuadradas en un entorno global. Los estándares Know Your Customer (KYC) están diseñados para proteger a las instituciones financieras contra la corrupción, el fraude o el lavado de dinero, habiéndose demostrado incluso su eficacia en la lucha contra el financiamiento del terrorismo.

La seguridad y la acuracidad son también aspectos clave en la firma legal. Aquí el enfoque que propone KYC cobra todo el sentido, ya que facilita mayores niveles de confianza, transparencia y colaboración, al tiempo que mitiga el riesgo

Qué es KYC

KYC (Know Your Customer) es el proceso fundamental que define y permite las relaciones empresas-usuarios. Este procedimiento KYC es el primer paso para que una persona pueda convertirse en cliente o usuario registrado de una organización o empresa con seguridad, garantías y cumpliendo con las normas que regulan este hecho.

KYC facilita averiguar la identidad de clientes y partes en un acuerdo comercial, hace posible comprender la naturaleza de las actividades, permite calificar la legitimidad de las fuentes de financiación y evaluar los riesgos asociados con las operaciones en las que participan los clientes.

Hoy día, la necesidad de cumplir con las obligaciones KYC en México y en todo el mundo se está intensificando. Entran en vigor requisitos normativos más estrictos que hacen necesario alinearse con sus procesos de cumplimiento. 

KYC México: qué significa y qué oportunidades conlleva

KYC en México o en una firma de abogados cualquiera, comienza cuando un nuevo cliente se acerca al estudio por primera vez y continúa a lo largo de toda la relación entre ambos. Desde entonces, se exigirá a los profesionales de las leyes verificar los detalles clave y vigilar la actividad potencialmente sospechosa que pueda relacionarse con él, para detectar faltas de alineación con estos estándares desde el principio.

Hay que tener en cuenta que las obligaciones que implica KYC México no se aplican a todas las firmas de abogados; depende del tipo de trabajo que realicen. Las operaciones relacionadas con la gestión de fondos de clientes o transacciones de bienes raíces, por ejemplo, son algunas de las afectadas. En el caso de estas u otras que sí se engloben dentro de estos estándares, deberán establecerse procesos de cumplimiento ad hoc.

Entre las obligaciones que pueden exigirse a la firma se encuentran;

• Designación de una persona responsable del cumplimiento KYC.
• Realización de una evaluación de riesgos.
• Establecimiento de procedimientos para minimizar el riesgo de lavado de dinero u otra actividad ilegal.
• Definición de procedimientos para recopilar y verificar los detalles de identificación y otra información clave para cada cliente (nombre completo y fecha de nacimiento, así como detalles de la dirección).

Es importante tener previsto que, según el tipo de servicio que brinde, es posible que también deba recopilar otra información, como detalles sobre fideicomisos o fideicomisarios, la fuente de los fondos o el trabajo que se propone. Si los clientes no pueden producir esta información, es posible que la firma no pueda brindarles servicios.

Además, hay que entender que las obligaciones en materia de KYC no terminan al registrarse y recoger la información. También hace falta monitorizar la actividad a lo largo de la relación con el cliente, mantener registros seguros e informar transacciones o comportamientos sospechosos (como métodos de pago o plazos de pago inusuales, grandes pagos en efectivo, reticencia al contacto en persona sin una razón legítima o falta de documentación legal en torno a una transacción, etc.)

Si bien la gestión de las obligaciones de KYC puede parecer relativamente sencilla en la práctica, lo cierto es que puede aumentar la carga de trabajo. KYC en México supone un desafío que puede convertirse en oportunidad para las firmas de abogados líderes en adopción. Quienes antes se alineen con el cumplimiento, antes podrán ofrecer las garantías que KYC lleva implícitas a sus clientes y socios.  

Además, con la llegada de KYC y debido a la carga de trabajo extra que supone, la firma suele plantearse métodos que ayuden a elevar la eficiencia de sus procesos, una decisión que repercute positivamente en su productividad e imagen, y mejora la satisfacción de los clientes.

¿Cómo alinearse con KYC en México?

Aunque los bancos y los reguladores han indicado su voluntad de avanzar hacia los requisitos estandarizados de KYC que facilitarán alinear los procesos internos, todavía queda mucho camino por recorrer.

Las firmas de abogados que deseen alinearse con KYC México pueden empezar por automatizar la verificación de identidad y garantizar el almacenamiento seguro de los datos del cliente. Es importante equilibrar el cumplimiento con el servicio al cliente y simplificar el proceso para todos los involucrados. También resulta fundamental garantizar la eficiencia de los procesos para compensar el aumento de carga de trabajo y poder asegurar la precisión de los datos almacenados en los archivos del estudio.La digitalización facilita y acelera la transición a este modelo. El apoyo de las herramientas tecnológicas, como las soluciones Lemontech, supone una ayuda consistente en el camino. ¿Qué te parecería dar tus primeros pasos hacia KYC México automatizando la función de facturación? ¿Quizás confiar en una solución digital para el seguimiento de casos?