Indicadores operativos para firmas de abogados

Las firmas de abogados recopilan y almacenan una gran cantidad de información, pero no todos los datos les permite obtener conocimientos profundos sobre sus prácticas. Los indicadores operativos son algunos de los KPI (Key Performance Indicators) que les pueden ayudar a mejorar los resultados de los clientes, maximizar la eficiencia del personal y el rendimiento financiero, y crecer como nunca antes. 

Un reciente informe de Thomson Reuters, revela que aproximadamente una de cada 10 firmas de abogados ni siquiera se molestan en medir las ganancias o los ingresos. Llama la atención en el mismo estudio otro dato que revela que, aproximadamente la mitad de las firmas no mide la repetición de negocio, y la mayoría no mide la satisfacción del cliente o porcentaje de casos ganados.

Teniendo en cuenta que cuesta de 6 a 8 veces más adquirir nuevos clientes que retener a los clientes existentes, es hora de plantearse trabajar con KPI.

¿Qué son los indicadores clave de rendimiento?

Para comprender el rendimiento de la firma de abogados, es esencial recopilar datos sobre indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI firmes pueden ser muy específicos, basarse incluso ​​en las características del tipo de práctica, aunque lo que les define es su potencial para ayudar a medir objetivamente lo que es importante.

No existe una lista única de KPI para todos los bufets, de hecho, el máximo valor se alcanza cuando cada firma diseña los suyos específicamente, teniendo en cuenta el contexto (visión a nivel de industria) a fin de pintar una imagen real de su rendimiento.

Al elegir los KPI, en concreto los indicadores operativos, hay que observar que cumplan tres cualidades:

  • Reflejar la estrategia y los objetivos del negocio.
  • Ser vistos como la clave del éxito de la firma.
  • Ser cuantificables.

Una vez se han identificado los KPI que son importantes para la firma y se tiene claro lo que se busca, es preciso establecer un sistema para rastrear y usar estas métricas, de forma que permitan guiar la estrategia.

Además, habría que tener presente que no existe ningún indicador capaz de contar la historia completa. Por el contrario, los KPI deben analizarse colectivamente para garantizar que las decisiones de la firma se tomen de manera informada.

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Indicadores operativos: ¿por qué es preciso conocerlos y monitorearlos?

¿Conoces el coste asociado con la adquisición de un nuevo cliente para la firma de abogados? El marketing, el trabajo de lanzamiento, los procesos de admisión y las consultas implican gastos monetarios y de tiempo y, en términos legales, el tiempo es literalmente dinero.

Desarrollar una comprensión profunda de lo que valen las cosas y el tiempo y los gastos presupuestarios involucrados en la contratación de trabajo pueden generar ganancias significativas para las firmas de abogados.

Al identificar los KPI que se centran en puntos de datos específicos, como horas facturables por cronometrador, tasas de facturación, índices de personal y apalancamiento, recuperación de costes o porcentaje de horas por función de abogado (por ejemplo, socio o asociado), puede obtenerse una comprensión más precisa de su funcionamiento del estudio e identificar áreas para mejorar.

Sin estos datos clave, encontrar soluciones a los problemas no es más que un proceso de adivinar y verificar, resultado de la intuición o fruto del método de ensayo prueba – error.

Los datos correctos pueden ayudar a identificar un problema, encontrar soluciones y averiguar cómo los cambios podrían mejorar los resultados.

¿Cuáles son los indicadores operativos para una firma de abogados?

Una vez se tiene clara la conveniencia de definir KPI y monitorearlos, puede empezarse a trabajar con algunos indicadores operativos. Una lista inicial podría incluir los siguientes:

  • Proporción de tiempo facturable, frente al que se usa, pero no se puede facturar.
  • Número de casos cerrados, en comparación con el número total de casos abiertos.
  • Proporción de personal participando en cada caso, incluyendo becarios y empleados, personal de apoyo, etc.
  • Puntajes de satisfacción del cliente.
  • Puntajes de satisfacción del empleado.
  • Obligaciones de cumplimiento.

Hacer un seguimiento a estos indicadores operativos, y a los que se vayan añadiendo con el tiempo; puede ayudar a conseguir que la firma de abogados sea más rentable. Esto es posible cuando se empieza a ganar comprensión acerca de los resultados de las operaciones y la situación financiera del estudio.

En cualquier caso, puede resultar conveniente medir y examinar los indicadores clave de rendimiento a nivel granular. Ver más allá de los KPI de alto nivel puede proporcionar información de gran valor para tomar decisiones operativas y estratégicas.

Por ejemplo, cuando se coteja la información de las horas facturables, con métricas que revelan el bienestar de los empleados (días de ausencia, cargas de trabajo, rotación de personal, iniciativas de capacitación), se pueden detectar tendencias, descubrir puntos débiles del bufete y practicar los ajustes necesarios, por ejemplo, regulando las cargas de trabajo o incentivando los comportamientos correctos).

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