Indicador KPI: ¿Qué es? ¿Cuántos existen? ¿Para qué sirven?

¿Qué es un indicador KPI? ¿Para qué pueden servir los KPI en una firma de abogados? ¿De verdad conseguirán mejorar los resultados del negocio?

Sí, esa es la respuesta. Para eso existen los KPI (Key Performance Indicators). Gracias a ellos se toman decisiones con mayor rapidez. Las nuevas tecnologías han facilitado mucho la monitorización de resultados mediante estos indicadores. El objetivo, optimizar el negocio y lograr ventajas competitivas.

¿Qué es un KPI y para qué sirve?

Un indicador KPI mide el nivel de eficacia y productividad de un proceso con el fin de simplificar la toma de decisiones. Estos indicadores son claves en una firma de abogados a la hora de obtener ventajas competitivas.

Usando un indicador KPI, cualquier abogado conseguirá:

  1. Obtener información útil y valiosa.
  2. Medir variables específicas y sus resultados.
  3. Tomar decisiones con una alta probabilidad de éxito.
  4. Igualmente comparar información entre las diferentes decisiones para ver qué funciona y qué no funciona.

Cómo establecer KPI en una firma de abogados

El proceso se puede complicar mucho ya que existen múltiples factores a considerar. Aconsejo partir con indicadores KPI sencillos y de fácil medición. Los pasos podrían ser:

  1. Establecer qué medir y buscar el indicador KPI apropiado.
  2. Precisar de qué información se dispone para realizar la medición.
  3. Crear un indicador KPI que permita sintetizar la información y presentarla de manera sencilla.
  4. Determinar cuándo y cómo se presenta la información. Esto permite monitorizar los periodos deseados y optimizar la KPI.

¿Cómo debe ser un KPI?

Para que un indicador KPI funcione debe ser:

  • Específico: no hay que andarse por las ramas. La información debe ser simple, concisa y detallada. 
  • Medible: nada de abstracciones. Un KPI debe ser objetivo. Si la medición puede resultar subjetiva, no será válida.
  • Realista: hay que fijar objetivos realistas. Un indicador KPI ayuda a alcanzar objetivos, pero hay que alejarse de la realidad.
  • Alcanzable: Ver si hay recursos para conseguirlo. Si no hay recursos, no se podrá alcanzar el resultado deseado. 
  • Por tiempo limitado: No hay que realizar mediciones por tiempo ilimitado. Si no se establece un plazo no se podrá monitorizar y optimizar con efectividad.
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¿Qué tipos de KPI puedes utilizar como abogado y cómo se calculan?

Cada negocio requiere de unos indicadores específicos. A continuación, exploremos tipos de KPI y cuáles son esenciales para una firma de abogados:

  1. Volumen de clientes: ¿cuántos potenciales clientes han sido entrevistados?, ¿cuántos han pasado a ser clientes?, ¿qué tipo de casos traen esos clientes?
  2. Calidad de los clientes: ¿el cliente pone más o menos problemas?, ¿necesita mucha o poca información?, ¿paga puntualmente?,¿se ajusta a los valores que busca la firma?
  3. Satisfacción del cliente: ¿cómo valoran los clientes la gestión de los abogados?, ¿los honorarios les resultan excesivos?, ¿están contentos con los resultados?
  4. Gestión de casos: ¿cuál es el coste medio por litigio?, ¿y los honorarios medios por cada litigio?, ¿qué porcentaje de casos se ganan?
  5. Productividad: ¿los empleados son eficientes?, ¿las inversiones son rentables?, ¿las decisiones han sido acertadas?
  6. Felicidad y compromiso de los trabajadores y colaboradores: ¿el equipo está satisfecho con la labor que desarrolla?, ¿se sienten valorados?, ¿creen en el líder y en la firma? 
  7. Ratios financieros: ¿cuál es el gasto real respecto a tus ingresos? ¿se puede aumentar el presupuesto?, ¿el retorno de la inversión es el buscado?
  8. Tu presencia en internet: ¿cuántos usuarios tiene la web de la firma?, ¿se consiguen convertir usuarios en clientes? 

Cómo realizar un seguimiento de un indicador KPI

Realizar un seguimiento de un indicador KPI específico es sencillo. El problema viene cuando hay que hacer el de varios. La tecnología es esencial para tomar decisiones y para los abogados ha pasado a ser una herramienta fundamental. 

Hay herramientas de gestión excelentes a día de hoy que te facilitan un control global de una firma de abogados. La obtención al instante de toda la información necesaria para poder tomar decisiones es esencial, y estos software lo cumplen.

Todos los abogados y colaboradores de una firma de abogados y sus trabajadores deben alimentar este sistema. Se puede automatizar casi todo, pero hay datos que solo los pueden aportar ellos. 

Las firmas suelen registrar, medir y monitorizar los KPI en Excel u otras herramientas de gestión, y mediante plantillas de KPI en programas similares. Sin embargo, este tipo de herramientas ya se consideran obsoletas en el sector legal, ya que no ofrecen la precisión, versatilidad y conexión que necesitan los abogados para analizar sus niveles de rendimiento de manera digital.

Estas herramientas no especializadas suelen ser bastante complejas de configurar y muy fáciles de desconfigurar por algún pequeño error de tipeo, y tampoco permiten la colaboración en línea. Por esta razón, lo mejor es implementar un sistema digital que haya sido diseñado específicamente para la medición de KPI para firmas de abogados.

En América Latina, el programa más utilizado en el sector legal es TimeBillingX, un software de productividad con módulos de business intelligence que mide y analiza gran cantidad de indicadores operativos dentro de las firmas de abogados, al tener como base el registro de horas del trabajo de todos los profesionales de la firma.

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