Importancia de la monitorización en el manejo de KPIs

El análisis de datos y resultados es una tarea fundamental en el trabajo de los directivos, que son los encargados de tomar las decisiones importantes. Pero, para que sus elecciones sean las más acertadas, deben contar con toda la información disponible, de una forma que sea mucho más accesible. Es aquí cuando entra en juego el manejo de KPIs y su correcta monitorización.

¿Cómo se miden los KPIs?

En alguna ocasión anterior en este blog hemos definido qué es un KPI y su importancia para todo tipo de negocios, muy especialmente para las firmas de abogados.

Ahora es buen momento de profundizar en este tema y hablar con más detalle de cómo se pueden medir estos parámetros. Y aquí podemos afirmar que, en realidad, no hay una herramienta única o perfecta, sino que todo depende del KPI que queramos medir y el tipo de información que queramos obtener.

Por ejemplo, si queremos saber si nuestros esfuerzos en marketing digital están dando buenos resultados, debemos usar herramientas como Google Analytics, que sean capaces de aportarnos datos fiables sobre el número de visitas que ha recibido la web.

Si lo que queremos analizar son los resultados de ingresos y costes, entonces tendremos que recurrir a herramientas de contabilidad en las que podamos ver datos como las ventas totales y las ventas por delegaciones.

En el caso concreto de una firma de abogados, uno de los KPIs más importantes es el rendimiento de cada trabajador, y para conocerlo podemos hacer uso de software especializado como TimeBillingX.

Esta herramienta se encarga de registrar las horas de trabajo que cada abogado ha dedicado a cada cliente, así que de un solo vistazo se puede ver quienes son los empleados más productivos.

La importancia de la monitorización

Peter Drucker, gurú de la gestión empresarial, llegó a declarar que “lo que no se puede medir, no se puede gestionar”, y en esta sencilla frase se resume de forma sintetizada la importancia de hacer una buena labor de monitorización.

En el buen o mal desarrollo de un negocio influyen una cantidad de variables, no todas ellas controlables por la propia empresa. Pero es fundamental estar al tanto de los cambios que se producen en esas variables que sí se pueden controlar.

Una firma de abogados debe saber si tiene en su plantilla a un profesional que invierte demasiado tiempo en tareas poco rentables, igual que una fábrica que se dedica a la elaboración de tornillos debe saber si hay una línea de producción que de forma habitual produce menos que otras.

Si tenemos claro qué debemos medir y cómo debemos hacerlo, podemos ver rápidamente los fallos que hay y realizar ajustes.

Otros posibles usos de la información obtenida

El manejo de los KPIs nos puede ayudar a detectar ineficiencias, pero también oportunidades. Quizá tenemos en nuestra firma a un joven abogado con una alta productividad y lo estábamos pasando por alto.

Más allá de detectar ineficiencias y oportunidades, los datos obtenidos son especialmente útiles para los ejecutivos, ya que les permiten tomar sus decisiones de manera informada.

En definitiva, medir los KPIs y saber utilizar la información resultante es totalmente necesario hoy en día para cualquier empresa que quiera ser competitiva.