El mito de no tener que cargar horas cuando se cobra flat-fee: ¿realidad o ficción?

La popular frase “el tiempo es dinero” ha logrado perdurar en el tiempo por una razón muy sencilla: su veracidad. Los abogados exitosos valoran tanto su tiempo como su dinero, y se caracterizan por entender lo importante que es utilizar sabiamente cada hora del día, rastrear con gran precisión esas horas para obtener una facturación adecuada, y en consecuencia, la maximización de sus ganancias.

Si el objetivo es la rentabilidad, es necesario poner en práctica una actividad que servirá de herramienta a la gestión eficiente del tiempo y el seguimiento documentado del mismo dentro de la práctica legal. Nos referimos, por supuesto, a cargar de horas a un sistema de gestión del tiempo.

Cargar horas: La mejor forma de conocer a los clientes

Desafortunadamente, en todas las prácticas existen mitos que obstruyen el camino a un rápido crecimiento. En los estudios de abogados, la creencia de la no necesidad de contabilizar horas al cobrar a un cliente determinado por medio de una tarifa plana, es una de esas grandes y peligrosas falacias. ¿Por qué aseguramos esto? Porque cargar horas al sistema es la mejor forma de conocer a los clientes. Y es que no solamente es necesario facturar, sino que se hace absolutamente ineludible saber cuántas horas se le están realmente dedicando a un cliente para determinar si es rentable continuar prestando servicios o no.

En la práctica, si se ha definido una tarifa plana a ser cobrada a un cliente por un proyecto determinado, pero, al finalizar el mismo, el estudio reconoce (a través de reportes) que la cantidad de horas hombre ha superado de manera exponencial lo que se le ha facturado, este no sería un escenario rentable, y por tanto sería necesario renegociar o replantear una tarifa superior de acuerdo a las horas trabajadas.

¿Cómo sería posible llegar a esta conclusión sin llevar el control de las horas? 

Imagina, por un momento, que tu estudio le cobró una tarifa plana de USD 5.000 a un cliente por llevar un caso. Días más tarde, haces una revisión y te das cuenta de que, además de haber invertido valiosas horas de trabajo a este caso, también posees una cantidad significativa de horas no facturables producto de almuerzos y conversaciones con el cliente, y, al sumar todo este tiempo dedicado a este único proyecto, te das cuenta de que el tiempo invertido simboliza una suma de USD 10.000 para tu estudio. ¿Seguirías cobrando una tarifa plana, o comenzarías a llevar el control de tus horas trabajadas para renegociar una tarifa de cobro?

En los estudios de abogados, también existen diferentes rangos de valor asociados a cada uno de sus profesionales según los servicios prestados. Es natural que un socio simbolice mayor costo al de un asociado, un administrador, o un abogado junior, por lo que se hace especialmente útil poder conocer cuántas horas de trabajo pudo haber invertido un socio en un cliente, y si es estrictamente necesario que todas esas horas hayan sido laboradas por él, y no por un profesional que signifique un menor costo para el estudio, escenario que resulta de gran importancia al medir la rentabilidad de una firma.

Medir el rendimiento al cargar horas

Cargar horas a un sistema de gestión también conlleva a conocer la eficiencia de los profesionales, ya que se podrá medir el rendimiento de los mismos al tener evidencia de cuántas horas se dedican a cada una de las tareas. Medir cuánto se invierte a un proyecto también ayuda a disminuir las horas castigadas, pues se posee una prueba puntual del tiempo invertido en una tarea. En los estudios de abogados, lo anterior también ayuda a reconocer si se está haciendo el uso adecuado de los recursos, así como del tiempo de los socios, y se evidencia la necesidad de contratar más -o nuevos- profesionales. Después de todo; lo que se puede medir, se puede mejorar.

Para los clientes de una firma, contabilizar horas también resulta en un factor positivo, pues se elimina la posibilidad de costos inflados o excesivos.

En síntesis, resulta de marcada importancia comprender que la gestión de horas forma parte de algo más grande que un simple task administrativo; es un proceso fundamental para llegar a entender, internalizar y medir el capital humano y la rentabilidad de un estudio de abogados.

Cargar horas de forma optimizada

Vista la importancia del seguimiento a la carga horas dentro del despacho jurídico, la siguiente pregunta es cómo. Hablamos de un sistema de gestión de tiempos, ¿pero cuál? En este caso TimeBillingX, software SaaS de productividad y facturación, es una excelente opción.

Con esta herramienta es posible gestionar a clientes y proyectos, y asistir en la carga horas trabajadas y actividades dentro del despacho o área legal. Justamente, gracias a esta captación de datos, se podrán generar reportes con información relevante que facilitan la toma de decisiones estratégicas.

De hecho, el software cuenta con TimeMemory, una funcionalidad que detectar las actividades realizadas en el computador casi de forma automática, y guardarlas en tu bitácora de eventos. Luego, en solo un par de clics, se podrán agregar todos los trabajos dentro de la plataforma, a partir de esos eventos previamente creados.

Actualmente, TimeMemory reconoce las apps de trabajo más frecuentes, como Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Teams, Gmail, Google Docs, Google Meet, etc.

De esta forma, será más sencillo y expedito el control de la gestión: evaluar el rendimiento de los abogados y clientes, optimizar la productividad y fortalecer la rentabilidad de la firma.