Herramientas para toma de decisiones empresariales efectivas

En la actualidad, las herramientas para la toma de decisiones ya son imprescindibles para las empresas, y más aún en tiempos de crisis global como los que estamos viviendo. Debemos entender que en este contexto de la pandemia por la COVID-19, los negocios deben reinventarse para poder mantener o mejorar su posición en el mercado, y para ello es de suma importancia comenzar a tomar decisiones basadas en datos e información estratégica.

Aquí es donde entran en juego las herramientas para la toma de decisiones empresariales, que son recursos críticos que permiten obtener y analizar los datos necesarios para tomar decisiones más efectivas en múltiples áreas de la organización.

Importancia de las herramientas para la toma de decisiones empresariales

La importancia de las herramientas para la toma de decisiones gerenciales en una firma de abogados radica en que estas permiten tener un panorama analítico profundo sobre los problemas por resolver, reducir los márgenes de error, identificar y aprovechar oportunidades de negocio, aumentar la productividad empresarial, mejorar la rentabilidad y hacerle frente a los cambios del mercado legal de manera exitosa. 

Para lograr todo ello, las herramientas para la toma de decisiones en una firma de abogados se pueden utilizar en diferentes áreas estratégicas, como son finanzas, productividad y organización.

Uso de herramientas para la toma de decisiones financieras

Las herramientas para la toma de decisiones financieras en una firma se basan en el registro, el cálculo y el análisis de las horas de trabajo que cada abogado les dedica a sus clientes y a todos los proyectos jurídicos en general. Con base en esta información analítica, los letrados pueden estimar mucho mejor el monto a cobrar por sus trabajos presentes y futuros, según la cantidad de horas que estos puedan requerir según su complejidad.

Además, el registro de las horas laboradas no solo permite establecer mejores precios de los servicios jurídicos, sino también monitorizar el rendimiento financiero de cada uno de los abogados, a través de indicadores de rentabilidad por letrado, cliente y proyecto.

Uso de herramientas para la toma de decisiones de productividad

Dependiendo de los objetivos de la firma, se pueden utilizar herramientas para la toma de decisiones empresariales con el fin de diseñar estrategias que permitan mejorar la productividad de los abogados. Dichos programas también deben funcionar con base en el registro de horas, pero no solo de las horas dedicadas a los trabajos jurídicos, sino a todas las actividades dentro de la firma.

En este sentido, estas herramientas para la toma de decisiones sirven para analizar la manera en cómo un abogado invierte su tiempo durante toda su jornada laboral, lo cual permite detectar cuáles son las tareas no jurídicas que repercuten negativamente en la productividad del letrado, como son las tareas administrativas que él debe realizar, por ejemplo.

Al detectar esas fuentes de improductividad, es posible tomar decisiones para optimizar la carga de trabajo del personal. Una manera de hacerlo es, por ejemplo, digitalizando y automatizando las tareas administrativas para que todos los abogados tengan más tiempo disponible para dedicarse a los procesos que son 100 % jurídicos, y esto se hace con software de productividad especialmente diseñados para dicha automatización.

Uso de herramientas para la toma de decisiones organizativas

Uno de los factores más importantes para la productividad jurídica es el leverage, o la proporción de abogados por cada socio. Por ello, dentro de las firmas se pueden usar herramientas para la toma de decisiones que permitan analizar la carga de trabajo y el nivel de rendimiento de cada equipo legal, para así tomar decisiones sobre si se necesita un mayor o un menor leverage.

De esta forma, las herramientas para la toma de decisiones son fundamentales para mejorar la gestión y organización estructural de la firma, según los objetivos de esta. Por ejemplo, si la firma solo ofrece servicios respecto a una rama jurídica muy concreta, entonces el leverage puede ser bajo (pocos abogados por socio), ya que la idea es contar solo con personal muy especializado.

En este sentido, la medición de resultados y la planificación correcta en cuanto al leverage evita que las firmas cometan el error de asumir tanto trabajo que puedan saturar a sus abogados o, al contrario, contar con tan poco trabajo que no alcance para ser distribuido entre todos los integrantes de la organización.

Herramienta para la toma de decisiones en firmas 

Una de las herramientas para la toma de decisiones más implementada por las firmas jurídicas en América Latina es TimeBillingX, un software de legaltech que realiza análisis de business intelligence para determinar el rendimiento por abogado y cliente; además, mantiene un registro de las horas trabajadas por letrado y, con base en este, permite hacer una medición de la productividad y de la rentabilidad de todo el personal.

Así, gracias a los reportes analíticos de TimeBillingX, las firmas logran acceder a insights importantes para la toma de decisiones a corto, mediano o largo plazo. De esta forma, las firmas pueden diseñar estrategias para adaptarse a los cambios y mejorar su competitividad, productividad y rentabilidad en todos los aspectos empresariales.