Herramientas para la administración del tiempo de trabajo del abogado

Las herramientas para la administración del tiempo de trabajo y para la gestión de tareas son recursos imprescindibles si se quieren atender adecuadamente a todas las obligaciones que supone ser un buen abogado. Y es que desde fuera puede parecer que el trabajo de un abogado se limita a acudir a juicios, pero quienes laboran en este sector saben que esto no es así.

El trabajo de un profesional del derecho implica muchas horas de dedicación por cada cliente, por lo que es de suma importancia utilizar herramientas para la administración del tiempo.

Importancia de las herramientas para la administración del tiempo

Dentro de las firmas de abogados, la importancia de las herramientas para la administración de tiempo se relaciona con que el correcto uso de las mismas ayuda en la optimización del tiempo y de la productividad de los letrados y a mejorar la calidad del servicio hacia los clientes.

Para hacerse una idea, según el Legal Trends Report 2019, de las 8 horas laborales que los abogados trabajan cada día, 5,6 horas son mal utilizadas, siendo que solo 2,4 horas son invertidas en actividades productivas, y de estas apenas 1,9 horas son cobradas a los clientes. 

Teniendo esto en cuenta, utilizar herramientas para la administración de tiempo resulta de gran utilidad para el negocio ya que es posible llevar un control del tiempo y de igual manera identificar y automatizar aquellas actividades no cobrables que están consumiendo una gran cantidad de horas de trabajo al equipo. 

Es decir, cuando estos programas se encargan de ejecutar las actividades no jurídicas con mayor precisión y velocidad, los abogados pueden enfocarse en sus casos y demás tareas jurídicas, lo que resulta en una mayor competitividad y rentabilidad para la firma. 

Métodos y herramientas para la administración del tiempo

Sin duda, el mejor método para administrar el tiempo de trabajo en una firma es llevar un registro de las horas laboradas con ayuda de alguna herramienta digital. Esto se debe a que calcular las horas permite conocer de forma práctica las tareas que cada miembro realiza y el tiempo que le toma cumplir con sus respectivas actividades, sobre todo aquellas relacionadas con procesos administrativos, ya que estos son un tipo de tareas no productivas y no cobrables que exigen la inversión de una gran cantidad de tiempo de trabajo.

En este sentido, un buen ejemplo de herramienta para la administración del tiempo en una firma es TimeBillingX, este software funciona como un sistema de control de tiempo en tanto cumple con funciones como las siguientes: 

• Ser un contador de horas al registrar de forma precisa las horas laboradas por cada abogado.
• Ofrecer datos detallados de actividades cobrables y no cobrables ejecutadas al día.
• Automatizar procesos administrativos como los de facturación y cobro a clientes.
• Generar informes de business intelligence para el análisis del rendimiento y de la rentabilidad, en función de la medición de la productividad de cada abogado.

Este último punto es bastante clave, considerando que el fin último de utilizar una herramienta para la administración del tiempo debe ser generar insights que contribuyan en la elaboración de estrategias para optimizar las horas laborables, así como para mejorar la calidad y rentabilidad del servicio. De aquí la importancia de usar una calculadora de horas trabajadas.

Herramientas para la gestión de tareas

Cuando se habla de herramientas para la gestión de tareas, las firmas de abogados pueden apoyarse de los avances en legaltech, los cuales algunos están especialmente desarrollados para resolver problemas asociados a la administración del trabajo de los abogados.  

Dicho esto, en cuanto a herramientas para la gestión de tareas en una firma podemos destacar aquellas que se encargan de los procesos jurídicos y aquellas que se encargan de los procesos administrativos. Veamos:

Herramientas para la gestión de tareas jurídicas

Dentro de las principales herramientas para la gestión de tareas jurídicas se encuentra CaseTracking, un software gestor de tareas que se sincroniza vía online con las páginas del Poder Judicial, permitiendo que los abogados puedan controlar todos sus procesos jurídicos desde cualquier dispositivo (PC, laptop, tablet o smartphone), a cualquier hora del día y desde cualquier parte del mundo. 

Desde esta herramienta para la gestión de tareas también se pueden programar audiencias, gestionar la cartera de clientes y generar automáticamente reportes analíticos de los casos, agilizando así tareas que  normalmente consumen valioso tiempo, disminuyendo también el margen de error en cada una. 

Herramientas para la gestión de tareas administrativas

Por otro lado, una herramienta para la gestión de tareas administrativas que es fundamental en las firmas es TimeBillingX. Además de ser una herramienta para la administración del tiempo a través del control de horas, también funciona como un software de productividad que automatiza y agiliza los procesos administrativos, reduciendo así el tiempo de trabajo invertido en tareas no cobrables.

En otras palabras, con ayuda de este sistema se puede, por ejemplo, generar facturas electrónicas de forma masiva y enviar notas de cobro a los clientes, así como otras tareas que realizándose de forma manual exigen más atención, tiempo y son propensas a numerosas equivocaciones. 

Cuando se incorporan este tipo de herramientas para la administración del tiempo en una firma se promueve el trabajo eficiente dentro del equipo de abogados, permitiendo aumentar el número de proyectos y reduciendo los costos y los esfuerzos por estos. Como consecuencia, la firma obtiene una ventaja competitiva dentro del sector, tanto desde el funcionamiento interno como desde la valoración de los clientes y demás agentes del mercado legal. Lo importante es saber elegir una herramienta especializada en legaltech, ya que todavía hay firmas que llevan un control de horas en Excel, lo cual les genera altos márgenes de error, de imprecisión y de lentitud.