Descubre qué son la gestión de procesos y mejora continua

La gestión de procesos y mejora continua son todas las acciones realizadas para identificar, analizar, evaluar y tomar decisiones en las operaciones que realizan con miras a optimizar el desempeño y aumentar la competitividad de la empresa.

Es un tema que se suele conversar, pero a veces no tiene la atención que merece. 

Cómo se gestiona un proceso hacia la mejora continua

Este esfuerzo continuo para mejorar los procesos puede consistir en pequeños cambios que modifican el flujo de trabajo o modificaciones más grandes que fomentan la innovación. 

Para gestionar el proceso de mejora, se recomienda seguir los siguientes pasos:

1. Identificar los problemas actuales

Pueden realizarse muchos cambios pero no generan suficiente impacto si simplemente se desconoce cuál es el problema a resolver, por eso, el primer paso trata de detectar qué está obstruyendo el flujo de trabajo.

También, se realiza un análisis del rendimiento de la empresa: es clave revisar los indicadores de eficiencia y eficacia para evaluar los cambios realizados y si funcionó o no el plan de mejoras. 

2. Plan de mejoras

Se trata del proceso de diseño del plan para la mejora continua.  La estrategia tiene que estar diseñada de manera que no impacte demasiado a otros procesos que están funcionando correctamente.

Otra característica de un buen plan de mejoras es que se prioricen los cambios según el impacto que tendrán.  

3. Ejecutar cambios

Una manera de ejecutar los cambios es a pequeña escala, así se puede analizar su impacto y una vez que se domine la estrategia podrá ser implementada en toda la organización.

4. Revisión del desempeño de las mejoras

Se trata del seguimiento del rendimiento del plan para asegurar de que están mejorando los procesos de la manera planificada y comparar los datos con los puntos de referencia originales y observar el rendimiento. 

Los últimos años se han incorporado software para abogados de análisis de flujo de trabajo para ayudar con este proceso, ya que son herramientas tecnológicas que facilitan el seguimiento del rendimiento y ayudan a detectar las áreas a mejorar. 

Errores al aplicar la gestión de procesos y mejora continua

Es normal que cuando se inicia un proceso de mejoras, todo el equipo esté emocionado y ansioso por iniciar. Los expertos en el proceso están listos para explicar qué hacen y cómo lo hacen, pero a veces el equipo no toma suficiente tiempo en entregar los detalles necesarios para entender el contexto de la empresa, y esto es un gravísimo error. Todos los trabajadores deben estar en la misma página y colocar sus esfuerzos desde el punto uno.

Otro error frecuente es cuando no hay consenso en cuanto al objetivo real. Las partes interesadas pueden estar confundidas en cuanto a los objetivos, comenzar a cuestionar decisiones anteriores o preguntar si el esfuerzo es incluso una buena idea.

Existen tres preguntas que el equipo tiene que hacerse y coincidir en sus respuestas, ¿Qué problema estamos tratando de abarcar? ¿Por qué es este un problema en el que debemos centrarnos? Y ¿cuáles son nuestros objetivos para mejorar este proceso?.

Por último, un error muy frecuente es no tomar acción. Un buen trabajo de proceso requiere una importante inversión de tiempo y esfuerzo, y lo peor que puede pasar es descuidar los resultados. Los esfuerzos de mejora de procesos están diseñados para terminar con un conjunto de acciones sugeridas y otro grupo es responsable de implementar esos cambios. Los desafíos surgen cuando no hay una transición suficiente entre el desarrollo de la solución y la implementación de la solución.

Otras veces, es posible que las partes interesadas no se sientan cómodas con algunas de las sugerencias o sientan que no tienen la posición política necesaria para proceder. El trabajo del proceso sólo tiene éxito una vez que la organización ahorra tiempo y dinero o mejora la calidad en función de las recomendaciones. 

Importancia de la gestión de procesos y mejora continua

La importancia de incorporar la gestión de procesos y mejora continua se traduce en los beneficios que entrega a la organización que, en general, son:

• Reducción de costos.
• Menos desperdicio (tiempo, recursos y dinero).
• Mayor eficiencia operativa.
• Productos finales de mejor calidad.
• Aumento de la satisfacción del cliente.
• Mejor intercambio de conocimientos y aprendizaje organizacional.
• Aumento de la calidad del producto/servicio.
• Ciclo de retroalimentación más corto.
• Mejora de la cultura y el compromiso de los empleados.

Los proyectos exitosos de mejora de procesos no solo pueden conducir a mejoras financieras, sino que también mejorarán la experiencia de sus empleados y clientes. Las actividades emprendidas como parte de estos esfuerzos aumentan la comunicación y el entendimiento entre departamentos. Sin embargo, es importante tener cuidado con los errores descritos. Tomar conciencia de algunos desafíos comunes ayuda a evitarlos.