Mapfre BHD y CaseTracking: cómo administrar eficientemente abogados externos

En este caso de éxito, veremos cómo CaseTracking se convirtió en un aliado estratégico de la gerencia legal de Mapfre BHD al enfrentar el desafío de gestionar más de 1400 juicios con abogados externos. El resultado: una comunicación mejorada y una gestión de recursos y datos acorde a las exigencias actuales de una gerencia legal moderna.

Resumen de la Compañía

MAPFRE BHD, con una red de 20 oficinas, se posiciona como un referente en el mercado asegurador de República Dominicana. La compañía se destaca por ofrecer soluciones integrales y competitivas que se adaptan a las necesidades de sus clientes y la protección de su patrimonio. Respaldada por dos influyentes grupos, MAPFRE, con presencia en más de 45 países en todos los continentes, y el Centro Financiero BHD LEON, un destacado grupo financiero líder en la República Dominicana.

Desde 2021, MAPFRE BHD ostenta la calificación AAA otorgada por Fitch Ratings, destacándose como la única empresa aseguradora en el país que ha alcanzado este nivel de excelencia.

Desafío

En 2017, el equipo legal de Mapfre BHD, liderado por un gerente legal y compuesto por tres abogados internos y 18 abogados externos, se vio ante el reto de mejorar la colaboración entre los abogados internos y externos en la gestión de juicios. 

En aquel momento, la comunicación se basaba principalmente en correos electrónicos, lo que complicaba la organización, el seguimiento y la evaluación de la calidad de los servicios legales. La Gerencia Legal necesitaba una solución más eficiente para administrar estos casos y visibilizar su valor dentro de la organización.

Solución

Ante el desafío, la Gerencia Legal de Mapfre BHD implementó CaseTracking. Esta solución centralizó información, incluyendo plantillas para agilizar la creación de apoderamientos, logrando una gestión más eficiente de los casos legales y mejorando la comunicación.

Resultados y Beneficios

El uso de CaseTracking ha generado una serie de beneficios significativos para el equipo legal de Mapfre BHD:

1. Mejora en Relación con Abogados Externos:

• Control y Supervisión Eficientes: CaseTracking permitió al equipo legal de Mapfre BHD tener un control efectivo sobre sus más de 1.400 juicios. Esto les facilitó rastrear el estado de los juicios, identificar los que se encontraban en la Suprema Corte, los que tenían sentencias condenatorias y aquellos que generaban intereses, lo que permite agilizar negociaciones y generar ahorros.
• Comunicación Optimizada: La comunicación entre abogados internos y externos se mejoró considerablemente, reduciendo la dependencia de correos electrónicos y el tiempo de espera en respuestas a solicitudes de información, gracias a la centralización en CaseTracking.
• Medición de Calidad de Servicio: CaseTracking permitió a la Gerencia Legal de Mapfre BHD medir la calidad de los servicios legales proporcionados por los abogados externos, identificando a los más efectivos y que se adecuan a las políticas internas.

2. Eficiencia y Toma de Decisiones Basadas en Datos:

• Optimización de Recursos: CaseTracking proporcionó una visión geográfica de los casos legales, lo que agilizó la identificación de áreas con una carga laboral más elevada y permitió la reasignación ágil de recursos para evitar problemas de gestión debido a una carga excesiva.
• Ahorro de Tiempo: El equipo legal de Mapfre experimentó ahorros de tiempo en tareas administrativas, como la creación de apoderamientos de casos, gracias a las plantillas de la plataforma.
• Informes de Gestión y Auditoría: CaseTracking se utiliza para generar informes tanto para auditorías internas como para informes mensuales de gestión. Además, sirve como herramienta de control para el Gerente Legal, proporcionando una visión concentrada de todos los juicios y respaldando la toma de decisiones sobre la carga laboral para la gestión del equipo interno.

Resumen

En resumen, la Gerencia Legal de Mapfre BHD encontró en CaseTracking un aliado estratégico para su proyecto de transformación digital y gestión de información. Este software de gestión de procesos judiciales ha permitido mayor control y una comunicación efectiva con los abogados externos, fortaleciendo las relaciones con éstos. Además, se ha logrado una asignación eficiente de recursos y un ahorro significativo de tiempo al eliminar tareas repetitivas. Todo esto respaldado por la toma de decisiones basada en datos y reportes en tiempo real, junto con una gestión de información centralizada y moderna. Este enfoque ha posicionado a la gerencia legal como un facilitador clave del negocio.