CaseTracking: control y trazabilidad para el área judicial

El proceso de cobranza judicial podría parecer un camino lineal, sin embargo, en realidad, se asemeja más a una línea con altos y bajos. Desde las diferencias en los identificadores entre la etapa prejudicial y la judicial, hasta la gestión compleja de un gran volumen de datos para cumplir con las solicitudes de reporte de un ente regulador. ¿Cómo pueden las empresas garantizar una gestión fluida y exitosa en cada paso de este proceso?

Al externalizar las carteras de juicios, los propietarios de éstas, enfrentan múltiples obstáculos debido al volumen de juicios gestionados por diversos estudios jurídicos. Esto subraya la necesidad crítica de un control y trazabilidad para las operaciones diarias y el cumplimiento de regulaciones.

Este artículo explora cómo la incorporación de tecnología especializada transforma la gestión de recupero judicial mediante la automatización de tareas administrativas y la conexión automática entre sistemas, optimizando la operación diaria y facilitando el diseño de estrategias legales para aumentar el recupero. 

Desafíos en la gestión de recupero judicial de carteras de cobranza

El proceso de traspaso de una cartera de deuda de la etapa prejudicial a la judicial presenta diversos desafíos e ineficiencias, que se detallan a continuación y que bien podrían ser superados con ayuda de la tecnología:

1. Pérdida de consistencia de los números o códigos identificadores de la deuda:

Dentro del sistema de cobranza interno, todas las deudas tienen asignadas un código de identificación durante la etapa de cobranza prejudicial. Pero, cuando se pasa a la etapa judicial, el tribunal genera un nuevo código, diferente al utilizado originalmente a nivel interno. Esta disparidad ocasiona complicaciones en la homologación y conciliación de carteras entre sistemas y registros.

2. Problemas operativos por multiplicidad de proveedores:

Es normal que las empresas externalicen la gestión de cobranzas judiciales hacia firmas especializadas en estos procesos. Sin embargo, cuando la empresa contrata los servicios de muchas firmas diferentes, comienza entonces a sufrir una serie de desafíos importantes, como son:

• Logística compleja para entrega de títulos a litigantes: La entrega de títulos necesarios para presentar demandas a estudios jurídicos genera un desafío logístico debido a la diferencia geográfica entre el lugar de almacenamiento de los títulos y la ubicación de los tribunales. 
• Demoras para informar rol y tribunal: Es común que existan errores de digitación cuando se informan el rol y tribunal obtenidos al presentar las demandas, ya que este proceso de comunicación normalmente se realiza de forma manual y, además, sin una taxonomía estandarizada.
• Existencia de puntos ciegos en la externalización: Trabajar con proveedores de servicios de gestión externos conlleva la presencia de puntos ciegos, ya que a la empresa se le dificulta tener completa visibilidad de hitos o procedimientos claves llevados a cabo por terceros.
• Rezago tecnológico de tramitadores de cartera judicial: La mayoría de los estudios especializados en cobranza judicial no están actualizados en cuanto a tecnología y digitalización de procesos, lo cual ralentiza la velocidad y afecta la consistencia de los traspasos de información.

Estos desafíos en la gestión de cobranza judicial no se pueden superar de forma manual. Los equipos de cobranza requieren el respaldo de tecnología especializada capaz de agilizar los procesos, simplificar el acceso a información y reducir los márgenes de error. En este contexto, destaca CaseTracking, el software de gestión y seguimiento judicial más utilizado en Latinoamérica por las áreas judiciales. 

CaseTracking: Tecnología especializada para la gestión de cobranza judicial

CaseTracking es una herramienta diseñada específicamente para abordar los desafíos operativos asociados a la cobranza judicial, beneficiando tanto a las empresas acreedoras como a firmas legales o empresas especializadas en cobranzas. Entre los principales beneficios para las entidades que poseen las carteras judiciales, destacan:

• Visibilidad completa del proceso, al proporcionar una trazabilidad de inicio a fin del ciclo de vida de la cobranza judicial.
• Evaluación detallada de proveedores, en cuanto al cumplimiento de plazos e hitos, así como niveles de rendimiento.
• Información oportuna y veraz, obtenida directamente de los poderes judiciales.

Adicionalmente, CaseTracking les aporta a las empresas diversas capacidades propias de un SaaS de última generación, como son:

• Eficiencia operativa: concentra la información en una única plataforma para facilitar su acceso, y automatiza ciertas tareas repetitivas.
• Colaboración mejorada: centraliza las comunicaciones del equipo de trabajo en un mismo lugar, al cual los interesados pueden acceder en cualquier momento en tiempo real.
• Gestión de procesos simplificada: facilita la personalización de los flujos de trabajo del equipo, permitiendo asignar tareas, roles y responsabilidades.
• Reducción de errores y mejora en la precisión: automatiza el ingreso de datos al sistema, lo cual logra evitar los errores humanos.
• Acceso universal y flexibilidad: los usuarios pueden ingresar al sistema desde cualquier dispositivo, a cualquier hora del día y desde cualquier parte del mundo.
• Seguridad de datos: dispone de medidas avanzadas de seguridad específicamente diseñadas para proteger la información, garantizando la confidencialidad de los datos.
• Análisis y reporting mejorado: agiliza la creación automatizada de informes, cuyos parámetros se pueden personalizar en función de los datos específicos que se requieran en cada momento.
• Escalabilidad y actualizaciones continuas: las funciones y características del sistema se actualizan de forma automatizada, y sus capacidades técnicas se adaptan a las necesidades de la empresa según su crecimiento.
• Ahorro de costos: al automatizar diferentes tipos de procesos la empresa logra reducir tiempo, esfuerzos y recursos, lo que finalmente se traduce en ahorro de dinero.
• Enfoque en actividades de mayor valor: Al automatizar las tareas repetitivas, los equipos pueden concentrarse en actividades que generan un mayor valor para la organización.

Cómo CaseTracking aborda los principales desafíos operativos de la cobranza judicial

CaseTracking posee tres funciones especialmente diseñadas para optimizar la tramitación de juicios de cobranza civil, que son:

1. CaseClassify

CaseClassify es un módulo de CaseTracking que utiliza inteligencia artificial y reglas de negocio para automatizar la lectura y revisión de documentos judiciales en formato PDF. Por eso, este módulo es conocido como el robot de automatización de las cobranzas. Su principal función es clasificar y extraer datos claves de manera instantánea, para facilitarte el acceso a cualquier dato relevante que necesites y ayudarte a mantener organizada toda la información judicial.

La manera de cómo opera esta funcionalidad es la siguiente:

1. CaseTracking se sincroniza en tiempo real con los Poderes Judiciales de Chile y Perú, y luego extrae la información de los juicios de cobranza.
2. CaseClassify lee los documentos e identifica hitos importantes, asignándoles clasificaciones a cada uno.
3. Aparte de la clasificación de movimientos, CaseClassify también extrae ciertos datos de interés (derechos del receptor, fecha de diligencia, etc.).
4. Con base en esos datos extraídos, el sistema genera informes estratégicos.

Durante ese flujo de pasos automatizados, adicionalmente CaseClassify se encarga de:

• Analizar diferentes tipos de indicadores.
• Centralizar toda la información en un mismo lugar.
• Mostrar en tiempo real el estado de las cobranzas.
• Anticipar el estado de los movimientos.
• Integrar la reportería con herramientas externas de analítica.

2. Semáforo de cartera

El Semáforo de Cartera es una funcionalidad de reportería dentro del módulo de CaseClassify que te permite visualizar de forma fácil y amigable el estado de tu cartera de cobranza judicial. Para ello, el Semáforo utiliza colores para indicar cuántos casos están dentro del plazo (verde), por vencer (amarillo) o fuera de plazo (rojo). Esto te ayuda a monitorear el cumplimiento de plazos y tomar decisiones basadas en el estado de los casos.

Para identificar los estados de los casos, el sistema analiza una serie de SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) previamente configurados, calculando los promedio de plazos para cada macroestado existente dentro de CaseTracking, los cuales podrán ser modificados según las necesidades específicas de cada organización.

3. Vigilancias

Vigilancias es una funcionalidad de CaseTracking que está disponible, por ahora, solo para Chile y Ecuador. Esta función le permite al responsable de cobranza hacerle seguimiento judicial a cualquier RUT de persona jurídica. Al introducir el RUT de su interés, el sistema le envía al equipo de recupero vía correo electrónico la información sobre las demandas en las que se encuentra involucrada la empresa titular de dicho RUT.

Como verás, la gestión de carteras de cobranza judicial no se puede optimizar con cualquier tipo de tecnología. Es necesario acudir a programas con funciones específicas que logren transformar significativamente la manera en que los equipos de recupero hacen su trabajo.

En el caso de CaseTracking, las funciones de este sistema marcan un antes y un después para dichos equipos de cobranza. Los módulos de CaseClassify, Semáforo de Cartera y Vigilancias logran empoderar a los usuarios con un control absoluto de los procesos de recupero, mediante la visibilidad y trazabilidad completa de toda la información crítica.

Beneficios de CaseTracking en la recuperación de cartera judicializada

La implementación de CaseTracking transforma la gestión de carteras de cobranza judicial, generando un aumento de hasta un 30% en los recuperos mediante una visibilidad y trazabilidad integral del proceso. Sin CaseTracking, la gestión carece de transparencia, con información dispersa y difícil de rastrear, lo que puede resultar en la pérdida de plazos y desestimación de demandas. La herramienta permite interponer recursos, presentar información pendiente y evitar multas por incumplimiento con la regulación vigente.

La automatización y centralización de datos agilizan el ciclo de vida de la cobranza judicial, reduciendo brechas en los traspasos de volúmenes de información gracias a notificaciones automáticas. CaseTracking concede a los líderes de los departamentos de cobranza judicial un control absoluto, facilitando decisiones informadas, optimización de estrategias y gestión de riesgos más efectiva. Esta herramienta convierte la gestión de carteras en un proceso eficiente, transparente y estratégico, marcando un antes y un después en la recuperación de deudas y protección de activos financieros.