Columna opinión: Sin margen para el error

Esta columna fue originalmente publicada por El Mercurio Legal el miércoles 27 de febrero de 2019.

La relación entre las gerencias legales y los estudios jurídicos evidencia cambios importantes. Desde mi punto de vista se deben, principalmente, a las regulaciones estrictas y fiscalización objetiva, a la aparición del área de Compliance y a la presión constante por lograr más y mejores resultados con menos recursos.

Sabemos que son muchas las gerencias legales que encargan a estudios jurídicos externos para que operen sus causas, lo que es natural porque su especialidad no está en tramitar sus causas, a diferencia de las oficinas de abogados. 

Así, una de las principales preocupaciones de los gerentes legales radica en el control del flujo de información de causas que está tramitando la empresa a través de estudios. Dadas sus responsabilidades y el escaso tiempo que tienen, para ellos es fundamental contar con la información oportunamente y, lo que es imprescindible, que esta sea confiable. Lo que parece obvio, no lo es, y son muchos los profesionales de gerencias legales que reconocen su inquietud por no contar con los datos a tiempo y correctos. 

El desafío de los estudios jurídicos

El desafío de los estudios jurídicos, entonces, es organizarse para entregar a tiempo la información que es requerida por sus mandantes, es decir, las empresas. Pero esta sistematización se realiza, en muchos casos, análogamente, dependiendo de la capacidad y eficiencia de los abogados para ordenar la información que las gerencias a estas alturas exigen, sino de manera instantánea, al menos con la rapidez de un sistema digitalizado. Las limitaciones de la revisión manual de los vencimientos de plazos de las causas, por ejemplo, son para las gerencias legales un proceso añejo, requiriéndose por lo tanto de las tecnologías para abordar esta tarea. 

De este modo, el uso de plataformas tecnológicas se hace imprescindible tanto para la gerencia como para el estudio

De este modo, el uso de plataformas tecnológicas se hace imprescindible tanto para la gerencia como para el estudio, pues el servicio será oportuno y confiable si se cuenta con las herramientas para ejecutarlo. La desconfianza al error humano, al depender de varios colaboradores que van actualizando las causas, dificultan la verificación de la veracidad de la información obtenida y la deja sometida a controles aleatorios, lo que implica someterse al designio del azar, problema que hoy se resuelve con el uso de las tecnologías. 

Porque las fiscalías, al verse obligadas a presentar informes periódicos a sus directorios y entes de control —públicos y privados, nacionales o extranjeros—, se han visto coaccionadas a adoptar medidas que hagan que esta fiscalización sea más eficiente. 

En diversas reuniones con gerentes legales o con aquellos con funciones de dirección legal he percibido, enhorabuena, que las empresas y estudios no solo están abiertos a recibir la tecnología en sus oficinas, sino que es un asunto de carácter imperativo. Como nunca antes se están destinando recursos para adoptar sistemas de control porque han entendido que lejos de ser un deseable, hoy es una urgencia. 

Actualmente, por ejemplo, aquellas compañías que tienen sucursales a lo largo del país, al ser notificadas de un requerimiento legal laboral en cualquiera de sus sucursales pueden verse sancionadas pecunariamente al no advertir dicho requerimiento, producto de que la notificación no llegó al área central de la empresa. Un riesgo que las tecnologías absorben de mejor manera que las capacidades humanas. 

Los estudios están siendo más y mejor fiscalizados por sus mandantes, elevando el nivel de informes, periodicidad y exactitud de los mismos y, en última instancia, perfeccionando la relación de las empresas con los estudios. 

Una relación que, para ser sana, no debe dejar espacio para el error.