Generar una factura electrónica: Factores clave a tener en cuenta

Durante el primer semestre de 2019 se emitieron en México 241 facturas electrónicas por segundo (Informe Tributario y de Gestión 2019), lo que demuestra el auge de la digitalización de los procesos administrativos. Ante este escenario, es preciso que los negocios como las firmas de abogados adopten las tecnologías necesarias para generar la factura electrónica de forma efectiva y automatizada.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un documento digital utilizado para registrar cualquier transacción comercial. Estas tienen el mismo objetivo que las facturas convencionales, su diferencia radica en la digitalización de los formatos. Generar una factura electrónica es un requisito obligatorio para los contribuyentes en países como México, Colombia y Perú. 

Factores clave a tener en cuenta para generar una factura electrónica

Dependiendo de los criterios de cobro de la firma y del país donde esta funcione, existen diferentes factores a considerar para generar una factura electrónica.

Los criterios de cobro para generar una factura electrónica

Para generar una factura electrónica el estudio de abogados debe tener claro cuáles son sus criterios de cobro. Entre las múltiples opciones, hay despachos que calculan sus honorarios con base en una tarifa fija y otros que lo hacen considerando las horas laborables. 

A pesar de ser un sistema extendido en muchos estudios de abogados, la facturación por horas tradicional ha resultado ineficiente debido a los olvidos e inexactitudes durante el registro de las horas. Esto ha incentivado el desarrollo de tecnologías que permiten registrar de forma exacta y automática todas las horas laboradas, tanto por cada abogado de la firma como por cada proyecto gestionado.

De esta manera, también se puede automatizar el procesamiento de los criterios de cobro aplicados por la firma para generar la factura electrónica.

Entre las múltiples funciones de estas herramientas tecnológicas para estudios de abogados se encuentran las siguientes:

• Revisión automática de las horas laboradas por abogado.
• Administración de tarifas.
• Facturación automatizada.
• Envío masivo de facturas electrónicas.
• Emisión de facturas en distintas monedas

Los criterios fiscales según cada país para generar una factura electrónica 

Cada país se rige por reglamentos distintos al momento de generar una factura electrónica. Tomando como referencia México, Colombia y Perú, algunas de sus particularidades fiscales son las siguientes:

• México: su autoridad reguladora es el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La emisión de la factura electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes y debe cumplir ciertos requisitos fiscales especiales dictados por el Estado.
• Colombia: su autoridad reguladora es el Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Todas las personas y entidades en calidad de comerciantes, profesionales liberales y contribuyentes administrados por la DIAN deben generar la factura electrónica, siguiendo las condiciones tributarias nacionales.
• Perú: su autoridad reguladora es el Superintendencia Nacional de Aduanas y Administración Tributaria (SUNAT). Los organismos y personas obligados a generar la factura electrónica deben regirse por el Cronograma de Obligaciones Mensuales y otros requerimientos fiscales del país.

En estos países latinoamericanos, el generar una factura electrónica debe ser hecho en formato XML. La ventaja para las firmas de abogados es que pueden implementar sistemas automatizados de facturación que cumplen tanto con los formatos como los requerimientos nacionales de cada país. Así, el equipo de trabajo dejará estas labores a cargo de un software especializado apegado a las normativas del país en cuestión. Esto trae como consecuencia la optimización de los tiempos en cuanto a tareas de facturación y de medición de horas facturables.

Ventajas de generar una factura electrónica

Los sistemas automatizados para generar la factura electrónica aportan grandes beneficios en un corto, mediano y largo plazo, pues estos permiten el manejo eficiente de los recursos necesarios para emitir las facturas, desde el registro de las horas hasta el envío masivo de facturas vía online.

A continuación se mencionan algunas ventajas de generar la factura electrónica en un estudio de abogados:

• Los gastos de facturación se reducen al no tener que invertir en impresiones y entregas. 
• Los procesos administrativos se simplifican, haciéndose más rápidos, prácticos y efectivos. 
• La automatización de los procesos mediante un software especializado reduce los márgenes de error humano.
• Las firmas emiten las facturas con montos precisos, lo que es justo tanto para el abogado como para el cliente.
• Los abogados pueden invertir el tiempo en otras labores más importantes, incrementando su productividad.

Según la Encuesta Anual de Firmas de Abogados 2019 realizada por PwC, la tecnología será un desafío clave para los estudios de abogados en los próximos 2 a 3 años. Razón por la cual estas empresas deben adaptarse al dinámico mundo del legaltech si quieren figurar entre las firmas de abogados del futuro. Para esto, deberán implementar herramientas como TimeBillingX, software capaz de gestionar las horas laboradas y de generar facturas electrónicas de manera automatizada.