Software de gestión documental | Blog LemonTech

¿Cuántas veces perdiste mucho tiempo buscando un archivo entre cientos de carpetas? Hoy en día, los despachos legales manejan grandes volúmenes de información, y en la era de la transformación digital, contar con un Software de Gestión Documental (DMS) es clave, ya que no solo optimiza la organización de archivos legales, sino que también mejora la eficiencia y la seguridad de la información.

A continuación aprenderás qué es un DMS, cómo funciona y por qué es una herramienta esencial. 

¿Qué es un DMS? ¿Qué hace exactamente?

Un Sistema de Gestión Documental (DMS), también llamado gestor documental, es una herramienta tecnológica diseñada para almacenar, ordenar y buscar documentos de manera eficiente.

Te permite desde guardar diferentes versiones de un documento o acceder a ellos desde cualquier lugar, hasta organizarlos automáticamente. Con una búsqueda simple, con un DMS puedes encontrar cualquier archivo en segundos. 

¿Por qué lo necesitas en tu firma legal?

Imagina este escenario: estás en medio de un litigio y necesitas localizar una versión específica de un escrito, resolución o prueba clave. Sin un DMS, podrías enfrentarte al caos y al estrés de revisar expediente tras expediente, buscando entre múltiples documentos sin éxito 

Con un DMS:

• Encuentras lo que buscas en segundos. 

• Controlas quién puede acceder a cada archivo, garantizando seguridad.

• Accedes a tus documentos desde cualquier lugar, lo que resulta ideal para cuando trabajas en forma remota.
  
  

¿Cómo elegir el mejor DMS para tu despacho legal?

Un buen software de gestión documental debe ser capaz de:

• Almacenar y organizar documentos por tema o por proyecto.
• Permitir búsquedas rápidas y precisas utilizando palabras clave (o metadatos), y etiquetas personalizadas adaptadas a tus necesidades.
• Controlar versiones para que nunca pierdas el historial de cambios.
• Garantizar la seguridad mediante permisos y encriptación.
• Integrarse con otras herramientas que ya tengas o que quieras incorporar, como CRM o software legal.

Hoy en día, muchos DMS también incorporan funcionalidades de Inteligencia Artificial (IA). Esto significa que pueden analizar documentos, sugerir categorizaciones automáticas, identificar patrones o incluso predecir plazos clave en tus casos.

Además, tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierten la información de los documentos escaneados en datos accesibles, facilitando las búsquedas avanzadas. 

A la hora de elegir, pregúntate primero:

• ¿Para qué voy a usarlo exactamente?
• ¿Cuántas personas lo utilizarán a diario?
• ¿Con qué sistemas necesito que se integre?
• ¿Qué procesos podrían mejorarse?

También considera las funcionalidades específicas. Por ejemplo, si necesitas que varias personas puedan editar un archivo al mismo tiempo desde diferentes lugares, o si es importante que los archivos entrantes se registren y asignen automáticamente a alguien.

Finalmente, ten en cuenta que, además de tener todas las funcionalidades mencionadas, el DMS que elijas debe ofrecer una experiencia de usuario intuitiva (es decir, que sea fácil de usar para todo el equipo) y cumplir con los estándares de seguridad necesarios para proteger datos sensibles.

Y no olvides que, si tu despacho maneja grandes volúmenes de información, elegir uno que incorpore funcionalidades de IA puede hacer una gran diferencia, ayudándote a simplificar procesos repetitivos e identificando información relevante de manera más rápida y eficiente.

En Lemontech, nuestro gestor documental está integrado a LemonSuite, una plataforma muy fácil de usar que integra todas las funciones que necesitas para dirigir la operación de tu firma legal, desde el registro de tiempos, documentos y tareas hasta la cobranza a tus clientes. 

El módulo de documentos de LemonSuite te permite organizar automáticamente los documentos, según cada cliente y proyecto, y los archiva de forma ordenada por categorías, para que encuentres lo que necesitas en segundos.

¿Por qué un DMS es diferente a las herramientas tradicionales de almacenamiento?

Tal vez pienses: “Puedo hacer algo similar con Google Drive, ¡y ya se usarlo!”, pero lo cierto es que las herramientas de almacenamiento tradicionales son muy diferentes a los DMS. ¿La diferencia principal? Un DMS está creado específicamente para el mundo legal. Aunque tanto Google Drive como SharePoint, Dropbox o herramientas similares son prácticas para almacenamiento básico y colaboración, tienen limitaciones importantes cuando hablamos del manejo de documentación en un entorno legal:

• No tienen categorización automatizada.

  Estas herramientas suelen depender de la creación manual de carpetas y subcarpetas para organizar archivos. Esto puede funcionar al principio, pero rápidamente se convierte en un caos cuando hay grandes volúmenes de información. En cambio, un DMS utiliza categorización automatizada, metadatos y taxonomías que facilitan la organización y el acceso inmediato a los documentos relevantes.

• Ofrecen búsquedas limitadas.

  En las herramientas tradicionales, las búsquedas se basan principalmente en el nombre del archivo o palabras clave dentro de los documentos. Esto no es suficiente en un despacho legal que necesita localizar contratos, actas o expedientes específicos en segundos. Un DMS permite búsquedas avanzadas y personalizadas, que filtran por tipo de documento, fechas, clientes, asuntos y mucho más.

• El control de versiones es limitado.

  Aunque algunas herramientas tradicionales permiten ver el historial de cambios, no ofrecen un control estricto que garantice la trazabilidad de las modificaciones o que permita bloquear versiones finales para evitar ediciones accidentales. Esto es crucial en el contexto legal, donde cada cambio debe estar documentado.

• No ofrecen seguridad especializada para el sector legal.

  Google Drive y similares ofrecen medidas de seguridad genéricas, pero no están diseñadas para cumplir con los estándares estrictos de confidencialidad legal. En cambio, los DMS incorporan encriptación avanzada, acceso granular basado en roles y auditorías de uso.

• No están diseñadas para integrarse con software legal.

  A diferencia de las plataformas tradicionales, que no permiten trabajar de la mano con otros sistemas que ya utilice un despacho, un DMS se integrará con un software de gestión de casos, calendarios judiciales o con herramientas de facturación, permitiendo optimizar el flujo de trabajo. 

• No tienen automatización específica.

  Si bien las herramientas de almacenamiento pueden sincronizar documentos entre dispositivos, no ofrecen funcionalidades como la clasificación automática de expedientes, alertas de vencimiento de contratos o flujos de aprobación personalizados.

Por todos estos factores es que, aunque las herramientas tradicionales son excelentes para uso personal o empresarial básico, no cubren las necesidades específicas de las firmas legales. 

Implementar un DMS no solo mejora tu productividad, sino que también es un paso fundamental en la transformación digital de tu despacho legal. Desde la organización de documentos hasta la mejora en la colaboración, esta herramienta es esencial para cualquier abogado que busque eficiencia y resultados.