La escena se repite en la gestión legal de muchas compañías: un correo urgente del área de compras solicitando la revisión de un contrato. Un mensaje informal de recursos humanos con una consulta laboral. Una llamada desde operaciones pidiendo apoyo en una licitación. Todo ocurre en paralelo, sin registro formal, sin priorización y sin trazabilidad.
Mientras tanto, la gerencia legal intenta cerrar reportes, interpretar nuevas normativas y coordinar temas críticos con abogados externos. Todo en medio de múltiples interrupciones y solicitudes dispersas.
¿Te suena conocido?
Es la realidad de muchas áreas legales que gestionan solicitudes internas de forma manual, informal y desorganizada.
Cuando las solicitudes legales llegan por canales informales, como whatsapp, se pierde el control. No hay visibilidad sobre cuántos requerimientos hay, quién las pidió ni en qué estado se encuentran.
El equipo legal queda atrapado en una lógica reactiva, sin espacio para planificar ni para enfocarse en lo estratégico. Esto genera desgaste interno, frustración entre otras áreas y una sensación constante de estar apagando incendios.
Además, la falta de trazabilidad expone a la organización a riesgos operativos, normativos y reputacionales. No se puede demostrar cumplimiento ni justificar decisiones si no existe un historial estructurado de lo que se gestionó.
De esta forma, se genera una cadena de problemas:
Un sistema de ticketing legal permite que todas las áreas de la empresa ingresen requerimientos de manera ordenada, estandarizada y trazable, haciendo más eficiente la gestión legal. Cada solicitud puede clasificarse por tipo, urgencia y responsable, quedando disponible en tiempo real para el equipo jurídico.
Esto permite priorizar con criterio, distribuir carga de trabajo de forma balanceada y hacer seguimiento del avance de cada solicitud. También permite responder con mayor velocidad, reducir los errores por falta de contexto y construir una operación legal más profesional y alineada con los objetivos del negocio.
Implementar un sistema de ticketing legal trae beneficios claros. El equipo jurídico gana orden y trazabilidad. Las áreas internas tienen un canal formal para sus requerimientos. Se reducen los tiempos de respuesta y se mejora la calidad de la atención.
Además, se puede medir el desempeño: saber cuántos tickets entran, cuánto tiempo tardan en resolverse y dónde se generan los cuellos de botella. Esto permite tomar decisiones basadas en datos, no en intuiciones.
La profesionalización también se refleja hacia afuera. Ante fiscalizaciones, auditorías o controles de cumplimiento, tener un historial claro y estructurado de cada solicitud legal es un activo estratégico.
La memoria del equipo no puede seguir siendo el único sistema de gestión. El correo no fue diseñado para organizar flujos legales complejos. Sin una herramienta real, el área legal seguirá operando en modo reactivo, con poca visibilidad, baja eficiencia y alto riesgo.
Hoy existen tecnologías legales accesibles y pensadas para resolver este problema. Plataformas que ayudan a transformar el caos operativo en procesos legales ordenados, medibles y auditables.
¿Te sientes identificado/a?
Entonces tu área legal está lista para dar el siguiente paso hacia la eficiencia y el control.