Cobranza y seguimiento de pagos en las firmas legales

Uno de los dolores que más se mencionan por parte de los abogados es la morosidad de sus clientes. Buenos procesos en tu cobranza pueden ayudarte a garantizar recibir los honorarios profesionales por los servicios prestados a tus clientes. Sin embargo, este proceso no está exento de dificultades y desafíos, que requieren de una planificación y ejecución adecuadas para lograr los mejores resultados. En este artículo, analizaremos los factores clave que afectan a la cobranza y seguimiento de pagos en los despachos legales, los dolores administrativos que implica el salir a cobrar a tus clientes, las mejores prácticas para optimizar los pagos y los beneficios de contar con un software que te ayude en la gestión de cobranza y pagos.

Factores clave que afectan a la cobranza y seguimiento de pagos en los despachos legales

La realidad es que la cobranza de los despachos legales está sujeta a varios factores, internos y externos, que pueden facilitar o dificultar la recuperación de las deudas de los clientes.

La relación con el cliente

Es fundamental establecer una relación de confianza y transparencia con el cliente desde el inicio del servicio, explicando claramente los términos y condiciones del acuerdo, el alcance y los objetivos del trabajo, los honorarios y los plazos de pago. Asimismo, se debe mantener una comunicación fluida y constante con el cliente, informándole sobre el avance del caso o proyecto, los resultados obtenidos y los pagos pendientes. De esta forma, se evitan malentendidos, reclamos y demoras en los pagos.

La situación económica del cliente

Es otro factor que influye en la capacidad y la voluntad de pago del cliente. En algunos casos, el cliente puede atravesar dificultades financieras que le impidan cumplir con sus obligaciones, lo que requiere de una negociación y un acuerdo de pago que se adapte a su realidad. En otros casos, el cliente puede tener una actitud de indiferencia o resistencia al pago, lo que exige una gestión de cobranza más firme y persuasiva.

La competencia y el mercado

El entorno competitivo y las condiciones del mercado también pueden afectar a la cobranza y seguimiento de pagos en los despachos legales. Por un lado, la competencia puede ofrecer servicios similares a precios más bajos o con facilidades de pago, lo que puede generar una presión sobre los honorarios y los plazos de los despachos. Por otro lado, el mercado puede presentar situaciones de crisis, recesión o inestabilidad, que pueden reducir la demanda de servicios legales o la capacidad de pago de los clientes.

Dolores administrativos al cobrar a los clientes

Los dolores que más se mencionan a la hora de llevar la cobranza de los servicios legales tienen que ver con la falta de tiempo, de orden y de capacidad de hacer seguimiento. Entremos un poco más en profundidad:

La falta de tiempo

Los abogados suelen dedicar la mayor parte de su tiempo a la atención de casos y asuntos jurídicos, dejando en segundo plano la gestión de cobranza y seguimiento de pagos. Esto puede provocar retrasos, olvidos y errores en la facturación, el envío de recordatorios, el registro de pagos y la actualización de saldos.

La falta de organización

Los despachos legales pueden manejar una gran cantidad de clientes y expedientes, lo que dificulta el control y la organización de la información relativa a la cobranza y seguimiento de pagos. Esto puede generar confusiones, duplicidades, inconsistencias y pérdidas de datos, que afectan la calidad y la eficiencia del servicio.

La falta de seguimiento

Las firmas legales suelen descuidar el seguimiento de los pagos pendientes, lo que puede generar una acumulación de deudas, una disminución de la liquidez y un aumento del riesgo de impago. Esto puede requerir una gestión de cobranza más intensiva y costosa, que puede deteriorar la relación con el cliente y finalmente la imagen del despacho.

Mejores prácticas para cobrar a los clientes

Existen algunos consejos o tips para optimizar la cobranza y seguimiento de pagos en los despachos legales. Los expertos recomiendan seguir algunas mejores prácticas, tales como:

Establecer una política de cobranza clara y coherente

Las firmas legales con mejores índices de cobro y recuperación de pago tienden a definir y comunicar a los clientes los criterios y las normas que rigen la cobranza y seguimiento de pagos de manera anticipada. Asuntos como los métodos y medios de pago, los plazos, y la moneda pactada son importantes de comunicar. Esto permite generar expectativas claras, prevenir conflictos y facilitar el cumplimiento.

Facturar y cobrar de forma oportuna y regular

Otra buena práctica tiene que ver con que los despachos legales deberían emitir y enviar las facturas a los clientes de forma inmediata y periódica, preferiblemente al finalizar cada etapa o servicio, o según lo acordado con cada cliente. Este es un punto en que muchas firmas legales suelen fallar. Data de la industria indica que los abogados tardan en promedio 33 días en facturar y 50 días en cobrar un proyecto. Dinero que no se cobra a tiempo es dinero con más potencial de perderse. Por lo mismo, se sugiere como buena práctica realizar el cobro y el seguimiento de los pagos de forma puntual y constante, enviando recordatorios, llamando por teléfono, visitando al cliente, etc. Esto permite agilizar el proceso, evitar demoras y mantener el flujo de dinero hacia el estudio.

Negociar y acordar con el cliente

Los abogados deben estar abiertos a negociar y acordar con el cliente las condiciones de pago que se adapten a sus necesidades y posibilidades, siempre dentro de los límites razonables y legales. Por ejemplo, se puede ofrecer descuentos, facilidades, planes de pago, etc. Esto permite generar confianza, fidelidad y satisfacción en el cliente, y aumentar las probabilidades de cobro.

Utilizar un software de gestión de cobranza

Los despachos legales pueden beneficiarse de utilizar un software de gestión de firmas legales que les permita automatizar, simplificar y optimizar el proceso de cobranza y seguimiento de pagos. Un software que cuente con una herramienta de gestión de cobranza puede ofrecer diversas funcionalidades, tales como:

• Generar y enviar facturas electrónicas de forma automática y personalizada.
• Registrar y actualizar los pagos y los saldos de forma precisa y segura.
• Enviar recordatorios y notificaciones de forma programada y segmentada.
• Realizar seguimientos y reportes de forma ágil y detallada.
• Integrar y sincronizar la información con otros sistemas y plataformas.
• Incluir links de pago o portales de pago.
• Analizar y evaluar el desempeño y la rentabilidad del despacho.

Un beneficio muy considerable a la hora de elegir implementar un software de apoyo a la gestión administrativa del despacho es el hecho de llevar la facturación de la oficina en tiempo real. De acuerdo con Attorney at Work, las firmas que mantienen la facturación actualizada en tiempo real tienden a generar ingresos de 25 a 40 por ciento más altos que los estudios que no están al día y demoran su gestión del tiempo.

Beneficios de Contar con un Software de Gestión de Cobranza

Contar con un software de gestión de firmas legales que cuente con un módulo de cobranza puede aportar múltiples beneficios a los despachos legales. En seguida, veremos algunos de ellos:

Ahorro de tiempo y recursos

Al automatizar y simplificar las tareas administrativas de la cobranza y seguimiento de pagos, se reduce el tiempo y los recursos dedicados a este proceso, lo que permite a los abogados y al personal enfocarse en otras actividades más productivas y rentables. De hecho, según información que se maneja en la industria legal en promedio un 31% del tiempo del día del abogado se va en actividades no facturables. Mientras más se ahorre tiempo en tareas administrativas más tiempo hay para realizar actividades facturables.

Mejora de la calidad y la eficiencia del servicio

Al contar con una herramienta que facilita el control y la organización de la información, se mejora la calidad y la eficiencia del servicio, lo que se traduce en una mayor satisfacción y fidelización de los clientes.

Aumento de la liquidez y la rentabilidad

Al agilizar y optimizar el proceso de cobranza y seguimiento de pagos, se aumenta la liquidez y la rentabilidad del despacho, lo que permite mejorar la gestión financiera, invertir en el crecimiento y el desarrollo del negocio, y reducir el riesgo de morosidad.

Mejora de la imagen y la reputación

Al contar con una política de cobranza clara, una gestión de cobranza profesional y respetuosa, y un software que apoye en la gestión, se mejora la imagen y la reputación del despacho, lo que permite generar confianza y credibilidad en el mercado, y atraer y retener a más clientes. Contar con este tipo de herramientas es un diferencial en la propuesta de valor de cara al cliente al mostrarte como una firma innovadora, tecnológica, y que cuenta con buenas prácticas de cara a los clientes.

La cobranza y seguimiento de pagos es un proceso esencial para la gestión financiera de las firmas legales, que depende de diversos factores y que implica diversos dolores administrativos. Para optimizar este proceso, se recomienda seguir algunas mejores prácticas, como establecer una política de cobranza, negociar y acordar con el cliente, y utilizar un software de gestión de cobranza como por ejemplo, TimeBillingX.

Además, existen múltiples beneficios de contar con un software de gestión de facturación y cobranza legal, como el ahorro de tiempo y recursos, la mejora de la calidad y la eficiencia del servicio, el aumento de la liquidez y la rentabilidad, y la mejora de la imagen y la reputación.

Finalmente, es necesario recordar que la gestión de cobranza y pagos para una firma legal puede pensarse como un tema delicado en términos de trato con el cliente, pero utilizar herramientas y seguir buenas prácticas para el seguimiento a la cobranza no solo te muestra como una firma profesional que entrega una mejor experiencia hacia los clientes, sino que también garantiza acelerar los pagos de tus clientes, mejorar tu flujo de caja, disminuir los días calle y ahorrar tiempos administrativos en las gestiones de cobro.