Evaluación de proyectos de tecnología

Realizar una evaluación de proyectos de tecnología puede resultar complejo. Sin embargo, es de gran importancia llevarlo a cabo para saber si este tipo de inversiones, cada vez con más peso dentro de las organizaciones, son rentables o no. 

Los despachos de abogados no son ajenos a los cambios tecnológicos por lo que también es recomendable que lleven a cabo este tipo de procesos de análisis internos. 

Qué es la evaluación de un proyecto tecnológico

La evaluación de proyectos tecnológicos consiste en fijar criterios que identifiquen las ideas innovadoras que puedan concretarse en términos técnicos, económicos y financieros. 

Esta evaluación debe probar los criterios relevantes para el evaluador, la forma de validarlos y su aceptación por todas las partes involucradas en la toma de decisiones en función del resultado del estudio. 

Este tipo de análisis son instrumentos de gestión. Se trata de un proceso con una duración determinada que tiene como objetivo la valoración objetiva y sistemática del rendimiento y el éxito de los proyectos finalizados o en curso.

La evaluación se hace para responder a algunas preguntas relativas a la tecnología implementada y para ayudar a los encargados de las tomas de decisiones y también a los administradores de programas. También se consigue información válida para comprobar si las perspectivas que llevaron al proyecto tecnológico fueron válidas y los aspectos que surtieron o no efecto. 

Cómo se hace la evaluación de un proyecto tecnológico

La evaluación de proyectos de tecnología debe incluir los objetivos en términos medibles, identificar los indicadores que se van a utilizar para medir el éxito, establecer las metodologías de recogida y análisis de datos y fijar un plan con el que pueda medirse la evolución del proyecto de forma contínua. 

Existen más de treinta métodos de evaluación de proyectos tecnológicos por lo que la empresa debe centrarse en qué datos necesita saber para la toma de decisiones y cómo va a obtener y analizar la información. 

Paso a paso 

Si nos centramos en el Método de Selección y Adecuación de Proyectos Tecnológicos basado en el Método Delphi para realizar la evaluación, los pasos a seguir para realizarla serían los siguientes: 

1. Selección de los criterios de evaluación. Será necesario analizar los factores de éxito y fracaso que las experiencias han demostrado, además de otras cuestiones y determinar qué criterios se ajustan a los objetivos, misión y visión de la organización. 
2. Aplicación de la metodología: análisis. La metodología permite una evaluación con varios criterios jerarquizados en función de las preferencias del evaluador. Tiene diferentes fases:
   1. Selección. Se hace una depuración inicial mediante la aplicación de criterios excluyentes y de priorización. Si no se cumplen los primeros, la idea quedará excluida automáticamente. 
   2. Adecuación. En este punto se da un valor a criterios previamente establecidos para conocer la puntuación total del proyecto y su adecuación. 
   3. Evaluación técnica y económica. Esta es la fase final del estudio, donde se analiza la viabilidad y rentabilidad del proyecto a través de los criterios seleccionados. 

Rentabilidad y retorno de inversión de un proyecto tecnológico

Para calcular la rentabilidad y el retorno de la inversión de un proyecto tecnológico se deben tener en cuenta aspectos económicos y otros que no lo son. Esto es debido a que la implantación de tecnología da lugar a nuevas capacidades y ventajas intangibles. 

Dentro de la evaluación de proyectos de tecnología se deben incluir aspectos relacionados con la estructura organizativa de la empresa, la mano de obra o los costes de cambiar de un sistema a otro. 

Entre los beneficios que se incluyen en el análisis están el ahorro en mano de obra por la automatización de procesos, ahorro en gasto de capital, el aumento de la productividad por el incremento de la eficacia en la ejecución de las tareas y el aumento de los ingresos debido a la subida de las ventas.

Además de todo esto hay que tener en cuenta también las ventajas intangibles de estos proyectos tecnológicos, como el impacto en los resultados y el desempeño. 

Por el lado opuesto, los costes de las inversiones en tecnología se identifican fácilmente y se relacionan directamente con el hardware, software y las herramientas de desarrollo, pero también existen otros costes como los de mantenimiento o los de formación del personal. 

Metodologías para calcular el retorno de inversión de un proyecto tecnológico

Existe un amplio número de medidas financieras que pueden ser utilizadas para este fin, las más habituales son las siguientes: 

Retorno de la Inversión (ROI)

Es una fórmula muy sencilla que resta a las ganancias obtenidas la inversión realizada y el resultado de esta operación se vuelve a dividir entre la inversión inicial, utilizando la siguiente fórmula: 

ROI = [(ingresos – inversión) / inversión ] x 100

Valor Actual Neto (VAN)

Se utiliza para evaluar un proyecto comparando el valor actual de los flujos de caja futuros con la inversión inicial. Se debe realizar el cálculo del valor actual de los flujos de caja futuros de cada año utilizando un tipo de descuento. Esto se logra, descontando todas las entradas y salidas de efectivo hasta el día actual, lo que da como resultado un valor neto que puede ser negativo, positivo o cero tras aplicar la siguiente fórmula: 

• Si el VAN es mayor que 0, se estima que el proyecto o inversión generará utilidad o beneficios.
• Si el VAN es igual a 0, la inversión no generará pérdidas, pero tampoco beneficios.
• Si el VAN es menor que 0, la inversión solo aportará pérdidas.

Tasa Interna de Retorno (TIR)

Con esta herramienta se pueden comparar diferentes inversiones. Está muy relacionada con el VAN y, de hecho, también se define como el valor de descuento que hace que el VAN sea 0. La fórmula para calcularlo es la siguiente: 

A la hora de valorar la viabilidad o rentabilidad de un proyecto es importante tener en cuenta la tasa de descuento. Si la tasa de descuento es superior a la TIR el proyecto no es viable porque cuesta más financiar el proyecto que lo que se obtiene a largo plazo por la inversión. 

Periodo de Recuperación de la Inversión (PRI)

El periodo de recuperación de la inversión (PRI) hace referencia al tiempo necesario para recuperar el capital invertido por la empresa. Mediante una fórmula se calculan los años, meses y días que se necesitan y se puede determinar si el proyecto es rentable o no. 

Este método puede calcularse de dos formas diferentes: 

• Fórmula genérica: Inversión inicial / flujo de efectivo anual

El importe de la inversión se divide entre el flujo de efectivo, que es la diferencia entre los ingresos y gastos del negocio. 

• Fórmula para método simple y método ajustado: PRI= a + ( b – c ) / d

Dentro de esta fórmula:

• a = año anterior inmediato al que se recupera la inversión.
• b = inversión inicial del negocio.
• c = flujo de efectivo acumulado del año anterior inmediato al que se recupera la inversión.
• d = flujo de efectivo del año exacto en el que se recupera la inversión. 

Esta fórmula es más especializada y se utiliza en dos métodos:

• El método simple tiene en cuenta el periodo de recuperación y los flujos de efectivos existentes pero no tiene en cuenta el cambio de valor del dinero a lo largo del tiempo. 
• El método ajustado es más preciso porque tiene en cuenta la posibilidad de que el flujo de efectivo aumente o disminuya con el tiempo. 

Coste Total de Propiedad (TCO)

Este método determina el coste total de un producto o servicio a lo largo de todo su ciclo de vida combinado costes directos e indirectos. 

TCO = coste inicial + costo de operación + coste de mantenimiento + coste de tiempo de inactividad + coste de producción – restante propuesta.

¿Por qué un despacho de abogados debería hacer una evaluación de tecnología?

Como cualquier empresa de otro sector, para un despacho de abogados es importante realizar una evaluación de los proyectos de tecnología para conocer si las inversiones realizadas son rentables y las diferencias que puedan tener entre las previsiones y la experiencia real. 

Además, con la información obtenida del análisis será más sencillo poder tomar decisiones relativas a la continuidad de las inversiones, cambiar ciertos aspectos de ellas o eliminarlas. 

La evaluación de proyectos de tecnología permite obtener información técnica y económica para evaluar su rentabilidad. Es algo fundamental en todo tipo de organizaciones, incluidas las firmas y despachos de abogados, donde deben implicarse los responsables y el equipo de trabajo para conseguir evaluar correctamente las inversiones realizadas y tomar decisiones en consecuencia. De esta forma, podrán mantenerse los proyectos iniciados, modificarlos o eliminarlos completamente para liberar recursos económicos que puedan ser invertidos en otros elementos de la empresa. 

Preguntas frecuentes sobre la evaluación de proyectos de tecnología