¿Cuál será el rol de la tecnología en la industria legal en el futuro?

Fernando LeñeroFernando Leñero tiene más de 7 años trabajando de la mano con abogados apoyándolos en la automatización y gestión de sus estudios. Ahora, como CEO de Lemontech, nos cuenta cómo la tecnología está y seguirá cambiando los paradigmas de la industria legal.

“Los abogados veían a la tecnología y a la nube como el enemigo. Pero ahora son los softwares los que les están permitiendo a los estudios conocer mejor su realidad, tomar decisiones más informadas y llegar al siguiente nivel. La rentabilidad sube y los costos bajan gracias a la implementación oportuna de softwares en la nube que pueden ser utilizados desde cualquier dispositivo”

Esta entrevista fue publicada originalmente en la revista Leaders League el 25 de Octubre de 2017. Puedes leer la entrevista original (en inglés) acá.

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¿Cómo ha evolucionado la industria legal en los últimos años gracias a la tecnología?

Fernando Leñero. Ahora los socios tienen mayor visibilidad de su negocio. Saben en qué invierten el tiempo sus abogados, qué servicios son los más rentables y que clientes son los que generan mayor utilidad. Gracias a la tecnología, los socios manejan información en tiempo real y reducen el tiempo en actividades administrativas no facturables a clientes. Ahora con poca inversión, los socios pueden tomar el timón de su barco y dejar de andar a la deriva por mera intuición.

Leaders league. ¿Cómo apoya la tecnología al crecimiento del estudio de abogados?

Fernando Leñero. Yo lo veo de una forma muy simple, la tecnología, más que cualquier otra cosa, te permite ordenar y optimizar. Organiza, tanto tus procesos como la información, y una vez que tienes todo tu sistema ordenado la toma de decisiones se hace más fácil, menos riesgosa y con mucho menos margen de error.

La tecnología te elimina por completo el “desorden administrativo” y te permite ver claramente cosas como las áreas de mejora, los mercados potenciales y la necesidad de contratar más abogados o más personal administrativo. La tecnología nos apoya a sacar mejor provecho de los recursos actuales y ser más eficientes en los tiempos.

Leaders league. ¿Qué métricas debería medir un estudio de abogados para llevar su pulso?

Fernando Leñero. Yo lo divido en tres tipos de métricas, las métricas relacionadas a la operación, las métricas relacionadas a la facturación y las métricas financieras.

Dentro de las métricas relacionadas a la operación, la más importante que los abogados deben medir para llevar su pulso, es la relación de horas trabajadas vs. los abogados activos del mes. Esto nos dice la capacidad real del estudio y con esto podemos proyectar el tiempo que nos toma cada proyecto. Luego haciendo zoom, es muy importante saber cuántas horas son realmente las facturables y cuantas son horas no facturables.

Esto es lo que nos permite saber de lo que trabajamos, cuánto podemos convertir realmente en dinero para el estudio. Si nos damos cuenta que la mitad del tiempo de los abogados se está destinando a tareas administrativas, claramente hay espacio para ser mucho más rentables y eficientes. Otra métrica interesante son las horas castigadas, estas horas representan las ineficiencias en el proceso, es decir, las horas que fueron trabajadas para clientes, pero que no se terminan facturando por solicitud de los socios o abogados revisores. Esto permite ver y entender la curva de aprendizaje de mis abogados y cuánto nos cuestan estas ineficiencias en tiempo y costo.

Dentro de las métricas relacionadas a la facturación, existen dos principales. La primera, que es vital para los socios y gerentes, es conocer cuántos de los proyectos terminados (aprobados para ser facturados) ya están realmente facturados. Y la segunda es saber cuántos de esos proyectos facturados están pagados.

Esto permite conocer la efectividad de los equipos de facturación y asegurarnos que se facturen rápidamente los proyectos concluidos. Además nos ayuda a medir la sanidad de la cartera y nos permite saber si el equipo de cobranza está haciendo bien su trabajo. Si llevamos el control de esto, tendremos  flujo de caja para financiar la operación. Es muy común quedarnos tranquilos si vemos que las ventas están altas, pero si no llevamos un control estricto de la recuperación de cuentas por cobrar y su antigüedad nos podemos ver con serios problemas de liquidez.

Y por último en cuanto a las métricas relacionadas a la parte financiera, considero muy importante evaluar la rentabilidad por cliente o por proyecto. La rentabilidad real sólo le puede obtener si tengo el dato exacto de cuántas horas invierten cada uno de mis abogados en cada proyecto y cuántas de esas horas son realmente facturadas al cliente.

Luego con la información del monto facturado y las horas invertidas por cada profesional, puedo obtener la rentabilidad por cliente, proyecto, área de práctica o abogado. Si tenemos esta métrica y la vemos todos los meses, nos podemos dar cuenta que muchas veces los clientes que tienen la facturación más alta, no son clientes más rentables por la cantidad de horas que le invertimos a estos clientes.

Me ha tocado juntarme con muchísimos socios de abogados que consideran que no es importante registrar el tiempo invertido si no se cobra por hora. Esto es un error garrafal ya que es necesario saber en qué estamos invirtiendo el 100% del tiempo, independientemente de cuánto y cómo se facture. Y esta es la única manera de tener información real y así poder comparar si un proyecto es más rentable que otro, o si me conviene más invertir por ejemplo más en el área de Litigios que en Corporativo.

Leaders league. ¿Cómo se perfila el futuro de la industria legal?

Fernando Leñero. La tecnología en industria legal poco a poco va reemplazar todas las tareas no cognitivas o repetitivas que hagan los abogados y los asistentes. Cada vez más, los abogados se van a dedicar a las tareas que generan más valor. Es una realidad que las computadoras y los robots no sólo van a reemplazar estas tareas, sino que van a ser más eficientes y disminuir al máximo los errores humanos. Por ejemplo, en poco tiempo, los trabajos de revisión de jurisprudencia, presentar escritos o demandas, revisar información en los tribunales, investigaciones de una ley, consultas básicas o la emisión de alertas o recordatorios de acuerdo con ciertos comportamientos, van a ser ejecutados por robots a través de la inteligencia artificial, deep learning y el machine learning.

Los costos operativos de la industria legal, sobretodo de los departamentos legales de las empresas de cobranza o empresas de retail que manejan causas o información masiva, se van a disminuir de manera considerable gracias a este boom tecnológico que estoy seguro que va a cambiar el paradigma de la industria legal.

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